Se você cobra mensalidades, assina planos de manutenção ou fatura os mesmos clientes todo mês, o módulo de Contratos da Conta Azul Pro automatiza esse ciclo inteiro: gera a venda, emite a cobrança e envia a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) na data que você configurar - sem ação manual a cada período.
Este artigo mostra o que preparar antes de criar o primeiro contrato e como configurar cada parte para que a recorrência funcione do jeito certo desde o início.
Pré-requisitos
- Conta Azul Pro ativa com o módulo Contratos disponível.
- Clientes cadastrados no ERP com e-mail preenchido (necessário para o envio automático de cobranças e faturas).
- Serviços cadastrados com dados fiscais completos, caso você emita NFS-e automaticamente pelo contrato.
- Certificado digital A1 importado e emissão de NFS-e configurada, se você quiser ativar a emissão automática de notas no contrato.
Importante!
Contratos são para cobranças que se repetem com valor fixo e periodicidade definida: mensal, trimestral, semestral ou anual.
Se o valor muda a cada entrega ou o pagamento depende de etapas concluídas, use vendas avulsas em vez de contratos.
Etapa 1: Prepare os cadastros antes de criar o contrato
Três cadastros precisam estar completos para que o contrato funcione com automação total. Dedique alguns minutos a cada um - você não precisará repetir essas informações nas próximas renovações ou em contratos futuros com os mesmos clientes.
Cadastre os serviços com dados fiscais
Acesse Serviços > Cadastros > Serviços > Novo serviço e preencha o nome do serviço, o valor padrão e - se você emite NFS-e - os blocos Dados fiscais e Impostos municipais. Com essas informações no cadastro, o ERP as puxa automaticamente em cada venda gerada pelo contrato, sem precisar preencher novamente.
Como cadastrar um serviço na Conta Azul
Confirme os dados do cliente
Acesse Serviços > Cadastros > Clientes e verifique se o cliente tem CNPJ ou CPF, endereço e e-mail preenchidos. O e-mail é obrigatório para o envio automático da fatura e da cobrança. Sem ele, o envio automático não funciona.
Como cadastrar um cliente na Conta Azul
Configure uma categoria financeira para a receita do contrato
Acesse Financeiro > Cadastros > Categorias financeiras e confirme se existe uma categoria de receita adequada para classificar os recebimentos desse contrato (ex.: "Receita de Mensalidade", "Receita de Manutenção"). Se não existir, clique em Cadastrar > Categoria de receita e crie.
Essa categoria será informada no contrato e aparecerá em todos os relatórios financeiros e no DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
Entenda o que são categorias financeiras e como cadastrá-las
Etapa 2: Crie o contrato recorrente
Acesse Serviços > Contratos > Novo contrato e preencha as seções a seguir. Cada campo afeta diretamente quando e como as vendas e cobranças serão geradas - leia com atenção antes de salvar.
Informações da venda
Selecione o Cliente, defina a Data de início (data da negociação - não pode ser editada depois de salvo o contrato) e o Dia da geração das vendas (dia do mês em que cada venda recorrente será criada automaticamente).
O sistema mostrará a data da primeira venda com base nesses campos.
O que preencher em Informações da venda
Configurações de recorrência
Defina o intervalo em Repetir venda a cada (1 mês, 3 meses, 1 ano etc.) e o Término da recorrência: escolha Em um período específico se o contrato tem prazo definido, ou Indeterminado se ele deve seguir até você cancelar manualmente.
Atenção!
A Conta Azul gera automaticamente as vendas dos próximos 24 períodos a partir da criação do contrato. Se você configurar um contrato semestral com término indeterminado, o ERP vai gerar vendas para os próximos 12 anos. Defina o término com atenção.
O que preencher em Configurações de recorrência
Itens da venda
Clique em + Adicionar nova linha e selecione o serviço cadastrado na Etapa 1. Informe a quantidade e confirme o valor. Para emitir NFS-e automaticamente, inclua apenas serviços (sem misturar produtos e serviços no mesmo contrato).
Classificação da venda e Centro de custo
Selecione a Categoria financeira configurada na Etapa 1. Se a sua empresa separa receitas por área, cliente ou projeto, informe também o Centro de custo - isso permite analisar a rentabilidade de cada carteira de contratos separadamente nos relatórios.
Informações de pagamento
Escolha a Forma de pagamento e defina o campo Vencer sempre no - esse é o dia de vencimento que aparecerá para o seu cliente em cada cobrança. O vencimento pode ser configurado para o mesmo mês da geração da venda ou para o mês seguinte.
O que preencher em Informações de pagamento
Etapa 3: Ative as automações de envio
Ao final do preenchimento do contrato, você encontra a seção Configurações de envio automático de e-mails. É aqui que você decide o que o ERP faz sozinho a cada período - sem que você precise entrar no sistema para enviar a cobrança ou emitir a nota.
Marque as opções que deseja ativar:
- Todo dia __, enviar automaticamente os detalhes das vendas por e-mail - envia ao cliente um resumo da venda gerada na data configurada.
- Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia __ do mês - emite e envia a cobrança (boleto, Pix ou cartão de crédito via link) automaticamente na data de vencimento definida.
- Emitir e enviar a NFS-e (nota fiscal de serviço) automaticamente - disponível apenas para contratos com serviços. Você pode escolher entre emitir assim que a venda for gerada ou somente após identificar o pagamento.
Importante!
As automações do contrato - geração de vendas, envio de cobranças e emissão de NFS-e - só funcionam enquanto sua conta Conta Azul Pro estiver ativa. Se a conta for suspensa, as automações ficam pausadas até a regularização.
Para ativar a emissão automática de NFS-e, os dados do cliente e os dados fiscais do serviço precisam estar completos. Se houver pendências, o ERP solicitará o preenchimento antes de permitir a ativação.
Pré-requisitos para emissão automática de NFS-e em Contratos
Para concluir, clique em Salvar. O contrato ficará disponível em Serviços > Contratos e as vendas começarão a ser geradas automaticamente a partir da primeira data configurada.
Dica!
Tem um contrato existente que serve de modelo? Use a função Clonar para duplicar a estrutura e só ajustar o cliente e as datas - você economiza tempo ao criar contratos semelhantes.
Acesse Serviços > Contratos, abra o contrato desejado e clique em Ações > Clonar.
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