Na Conta Azul, a funcionalidade de contratos tem o objetivo de automatizar as vendas (produto ou serviço) que são recorrentes, e assim, elas serão geradas de forma automática, conforme a recorrência configurada.
Além disso, é possível configurar que o ERP, gere as vendas, emita e envie para seus clientes a nota fiscal de serviço (NFS-e) e as cobranças.
Para criar um contrato
- Acesse Vendas > Contratos > Novo contrato ou + Novo > Contrato.
- Preencha as informações do contrato.
Para que a automação do contrato atenda os prazos que você precisa, preencha com atenção as datas e a vigência da venda recorrente.
- Durante o preenchimento do contrato, em Forma de pagamento selecione a forma de cobrança que será enviada ao seu cliente.
- Conclua o preenchimento e clique em Salvar.
Todo contrato criado, ficará disponível ao acessar Vendas > Contratos.
Para enviar a cobrança gerada no contrato, em Histórico do contrato, encontre a venda desejada. Clique em Ver detalhes, na próxima tela, clique em Ações > Gerar cobrança.
Se necessário, inclua informações e instruções complementares na cobrança, para prosseguir, clique em Emitir cobrança.
Escolha como compartilhar com seu cliente e clique em Enviar.
Sobre as datas do contrato
A Data de início é a data em que aconteceu a negociação com seu cliente. Nenhuma venda será gerada antes desta data e ela não poderá ser editada após a criação do contrato.
O Dia da geração das vendas é o dia do mês em que as vendas deste contrato serão geradas e enviadas.
A NFS-e e a cobrança também serão geradas nesta data se você selecionar a emissão automática.
De acordo com o dia da geração das vendas, apresentaremos a Data da primeira venda, ou seja, o dia previsto para a primeira venda ser gerada automaticamente.
Para editar a data da primeira venda, você deve alterar o Dia da geração das vendas.
Importante!
As vendas e boletos só são enviados automaticamente na primeira venda se o dia da geração das vendas informado no contrato for futuro à data que está sendo criado o contrato.
Por exemplo, se o contrato é criado no dia 16/09, com o dia da geração das vendas 15º dia do mês, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e boleto, o envio não será feito no mês vigente, apenas no próximo mês.
Se o contrato é criado no dia 16/09, com a dia da geração das vendas 17º dia do mês, será gerado e enviado de forma automática a venda e o boleto no mesmo mês.
No campo Término da recorrência, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado.
- Se escolher Em um período específico, será necessário preencher a Data de término
- Se escolher Indeterminado, o contrato continuará gerando as vendas
Se necessário, altere a data de vigência do seu contrato.
O campo Vencer sempre no é a data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente, ou seja, a data de vencimento.
O vencimento do contrato, pode ser configurado para o mesmo mês, para o mês seguinte ou com um prazo maior do que 30 dias, basta selecionar o mês no calendário ao lado.
Você tem um contrato mensal de 12 meses com seu cliente, iniciando em 16/09/2024. A cobrança e a nota fiscal precisam ser enviadas todo dia 1º com vencimento no 15º dia de cada mês.
Então preencha no contrato:
-
Data de início: 16/09/2024.
-
Dia da geração das vendas: 1º dia do mês (01/10/2024).
A primeira nota fiscal deve ser ser emitida manualmente, neste caso, no próximo dia 1º, emita a primeira nota fiscal e para os próximos meses, nesta data (dia 1º) a cobrança e a nota fiscal serão geradas e enviadas ao seu cliente automaticamente.
-
Término da recorrência: Selecione Em um período específico e informe a Data de término 17/08/2025.
Assim totalizamos 12 meses de vigência, uma vez que a primeira cobrança será para o próximo mês.
- Vencer sempre no: 15º dia do mês.
Dessa forma, a data de vencimento de todas as cobranças será no dia 15 de cada mês.
- Vencimento: primeiro vencimento em 15/10/2024.
No primeiro vencimento, se você escolher dois meses para frente do mês da primeira venda, cada venda que for gerada pelo contrato terá um vencimento com intervalo de um mês entre um vencimento e outro.
Por exemplo:
- Data de início: 16/09/2024
- Dia da geração das vendas (primeira venda): 01/10/2024
- Vencimento: 15/11/2024
- Dia da geração das vendas (segunda venda): 01/11/2024
- Vencimento: 15/12/2024
- Dia da geração das vendas (terceira venda): 01/12/2024
- Vencimento: 15/01/2024
Sobre a vigência do contrato
Caso o contrato mensal tenha vigência menor que 2 anos, você terá os valores mensais apresentados tanto no contrato, como no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações).
Por exemplo:
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência de 12 meses e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/02/2025.
Atenção!
A Conta Azul gera sempre 24 vendas a partir da criação do contrato, sendo assim, se criar um contrato com recorrência semestral e término indesejado, o ERP irá gerar as vendas para os próximos 12 anos.
Se o contrato mensal tiver vigência maior que 2 anos, os lançamentos serão criados para os primeiros 24 meses e na virada de cada mês, um novo lançamento será gerado.
Por exemplo:
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência de 60 meses e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2026.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência Indeterminada e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2026.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
Atenção!
As ações automáticas do contrato como: gerar a venda, boleto, nota fiscal (quando ativas no contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa. Se no período de automação da venda, boleto e nota sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.
Após reativar sua conta, será necessário gerar a venda, boleto e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.
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