Contratos: como preencher

Para criar um novo Contrato, é necessário preencher campos indispensáveis para sua gestão, faturamento e cobrança.

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Caso tenha dúvidas sobre o que significa cada campo, leia atentamente a lista abaixo:

Informações da venda
  • Cliente: o cliente com o qual o contrato foi negociado.

  • Data da venda: data que será gerada a primeira venda, e a partir do segundo mês, o dia preenchido será considerado para criação automática da venda, ou seja, será neste dia de cada mês que a automação acontecerá.
    Após a criação do contrato, não é possível alterar a data da venda.

  • Categoria: categoria financeira referente às vendas do contrato.

  • Vendedor Responsável: vendedor responsável pelo contrato.

 

Atenção!

O centro de custo pode ser informado no lançamento financeiro gerado nas vendas do contrato.

Configurações de recorrência
  • Repetir venda a cada: intervalo de mês/meses ou anos entre uma venda e outra.
    Quantidade mínima: 1
    Quantidade máxima: 60

  • Término da recorrência: neste campo, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado. 
    • Se escolher Em um período específico, será necessário preencher a Data de término
    • Se escolher Nunca (Indeterminado), o contrato continuará gerando as vendas 
      Se necessário, altere a data de vigência do seu contrato.

 

Atenção!

A Conta Azul gera sempre 24 vendas a partir da criação do contrato, sendo assim, se criar um contrato com recorrência semestral e término indesejado, o ERP irá gerar as vendas para os próximos 12 anos.

 

Contrato com vigência menor que 24 meses

Caso o contrato mensal tenha vigência menor que 2 anos, você terá os valores mensais apresentados tanto no contrato, como no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações).

 

Por exemplo:

  • Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência de 12 meses e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/02/2024.

 

Contrato mensal com vigência maior que 24 meses

Se o contrato mensal tiver vigência maior que 2 anos, os lançamentos serão criados para os primeiros 24 meses e na virada de cada mês, um novo lançamento será gerado.

 

Por exemplo:

  • Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência de 60 meses e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2025.
    • Em abril de 2023, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2025 será apresentada e assim sucessivamente.

  • Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência Indeterminada e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2025.
    • Em abril de 2023, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2025 será apresentada e assim sucessivamente.
Itens da venda
  • Produtos/Serviços: itens que estão sendo vendidos.
    Clique em Adicionar mais uma linha, caso precise incluir mais itens.

    Ajuste em Configurações do estoque para permitir a venda de um produto, caso o estoque esteja zerado.

 

Importante!

Para emitir a nota fiscal corretamente, preencha somente produtos ou somente serviço, não é possível emitir nota com produtos e serviços misturados.

 

  • Detalhes do item: informações adicionais do produto ou serviço;
    Essas informações não aparecem na nota fiscal

  • Quantidade: quantidade do item que está sendo vendido;

  • Valor unitário: valor da unidade do item que está sendo vendido;

  • Total (R$): somatória dos valores de venda por item adicionado;

  • Desconto: desconto total concedido na venda (em reais, ou porcentagem);

  • Frete: quando adicionado um produto (ou mais), este campo é habilitado para registrar o valor de entrega;

  • Total de Venda: descritivo detalhado dos valores da venda, calculado sobre os itens, valores adicionais (frete) e descontos;

Informações de pagamento
  • Forma de pagamento: neste campo é necessário informar a forma de pagamento utilizada na venda (campo obrigatório para emissão de nota fiscal de produto);
    Boleto Bancário, Cashback, Cheque, Cartão de Crédito, Cartão de Crédito via Link, Cartão de Débito, Carteira Digital, Crédito da Loja, Crédito Virtual, Depósito Bancário, Dinheiro, Outros, PIX Cobrança, PIX - Pagamento Instantâneo, Programa de Fidelidade, Sem Pagamento, Transferência Bancária, Vale Alimentação, Vale Combustível, Vale Presente e Vale Refeição.

  • Vencer sempre no: data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente, ou seja, a data de vencimento.

  • Vencimento: apresentará o primeiro e os próximos dias de vencimento de cada venda do contrato.

  • Observações de pagamento: inclua informações internas que podem ser relevantes para seu cliente.

  • Observações complementares da nota fiscal: informações adicionais da venda (também serão disponibilizadas na nota fiscal - XML, PDF ou DANFE);

 

Dica!

Se utilizar as cobranças da Conta Azul, habilite o desconto para pagamento antecipado.

 

Caso tenha selecionado um serviço, preencha:

  • Local de prestação do serviço: informe o município que será prestado o serviço.
    Preenchimento não obrigatório
Configurações de envio automático

Se não quiser configurar o envio automático da NFS-e ou cobranças, clique em Salvar.

Para configurar a emissão e envio automático da NFS-e ou cobranças, selecione cada uma das opções individualmente e para concluir, clique em Salvar:

 

Após salvar o contrato, será gerado o número da Venda.

  • Número: este campo tem seu número gerado automaticamente, seguindo a sequência de vendas.
    • Caso a primeira venda do seu contrato seja no dia corrente, este número é considerado para a venda;
    • Se o primeiro contrato for criado com uma data futura, esse número aparecerá, porém, não será considerado na venda, uma vez que a venda será criada na data especificada no contrato.

 

Sobre as datas do contrato

Existem 3 campos essenciais para preenchimento: Término da Recorrência, Data da venda e Vencer sempre no. Para que não haja dúvida no preenchimento, conheça o exemplo abaixo:

Você tem um contrato de 12 meses com seu cliente, iniciando em 09/03/2023. A cobrança e a nota fiscal precisam ser enviadas todo dia 1º com vencimento no 15º dia de cada mês. Então preencha no contrato:

  • Data da venda: 01/04/2023
    A primeira nota fiscal deve ser ser emitida manualmente, neste caso, antecipe a venda e emita a primeira nota fiscal e para os próximos meses, nesta data (dia 1º) a cobrança e a nota fiscal serão geradas e enviadas ao seu cliente automaticamente.

  • Término da Vigência: Selecione Em um período específico e informe a Data de término 09/03/2024.
    Assim totalizamos 12 meses de vigência, uma vez que a primeira cobrança será para o próximo mês.

  • Vencer sempre no: 15º dia do mês
    Dessa forma, a data de vencimento de todas as cobranças será no dia 15 de cada mês.

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Importante!

As vendas e cobranças só são enviadas automaticamente na primeira venda se a data da venda informada no contrato for futura à data que está sendo criado o contrato, exemplo:

Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 15/01, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e cobrança, o envio não será feito nessa primeira venda, apenas nas vendas futuras.

Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 17/01, no dia 17/01 será gerado e enviado de forma automática a venda e cobrança.

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