Para criar um novo Contrato, é necessário preencher campos indispensáveis para sua gestão, faturamento e cobrança.
Caso tenha dúvidas sobre o que significa cada campo, leia atentamente a lista abaixo:
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Número do contrato: campo editável para gestão por número do contrato.
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Cliente: o cliente com o qual o contrato foi negociado.
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Consultar cliente no Serasa: se necessário, realize a a consulta de restrição a crédito de CPF e CNPJ do seu cliente no Serasa.
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Data de início: é a data em que aconteceu a negociação com seu cliente. Nenhuma venda será gerada antes desta data e ela não poderá ser editada após a criação do contrato.
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Dia da geração das vendas: é o dia do mês em que as vendas deste contrato serão geradas e enviadas. A NFS-e e a cobrança também serão geradas nesta data se você selecionar a emissão automática.
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Data da primeira venda: o dia previsto para a primeira venda ser gerada automaticamente.
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Categoria financeira: categoria financeira do lançamento financeiro da venda.
O ícone de raioserá apresentado quando o campo for preenchido automaticamente pelo ERP, para editar clique em Limpar x e selecione a categoria correta.
Se a venda recorrente possuir frete, desconto e/ou tiver imposto retido, automaticamente a Conta Azul vai classificar o valor em uma categoria financeira correspondente.
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Centro de custo: centro de custo do lançamento financeiro da venda.
O ícone de raioserá apresentado quando o campo for preenchido automaticamente pelo ERP, para editar clique em Limpar x e selecione o centro de custo correto.
- Vendedor Responsável: vendedor responsável pelo contrato.
- Repetir venda a cada: intervalo de mês/meses ou anos entre uma venda e outra.
Quantidade mínima: 1
Quantidade máxima: 60 -
Término da recorrência: neste campo, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado.
- Se escolher Em um período específico, será necessário preencher a Data de término
- Se escolher Indeterminado, o contrato continuará gerando as vendas
Se necessário, altere a data de vigência do seu contrato.
Atenção!
A Conta Azul gera sempre 24 vendas a partir da criação do contrato, sendo assim, se criar um contrato com recorrência semestral e término indesejado, o ERP irá gerar as vendas para os próximos 12 anos.
Contrato com vigência menor que 24 meses
Caso o contrato mensal tenha vigência menor que 2 anos, você terá os valores mensais apresentados tanto no contrato, como no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações).
Por exemplo:
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência de 12 meses e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/02/2025.
Contrato mensal com vigência maior que 24 meses
Se o contrato mensal tiver vigência maior que 2 anos, os lançamentos serão criados para os primeiros 24 meses e na virada de cada mês, um novo lançamento será gerado.
Por exemplo:
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência de 60 meses e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2026.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
- Você criou um contrato mensal em 09/03/2024 com vigência Indeterminada e a primeira cobrança em 03/2024. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2025.
- Em abril de 2024, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2026 será apresentada e assim sucessivamente.
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Produtos/Serviços: itens que estão sendo vendidos.
Clique em Adicionar mais uma linha, caso precise incluir mais itens.
Ajuste em Configurações do estoque para permitir a venda de um produto, caso o estoque esteja zerado.
Importante!
Para emitir a nota fiscal corretamente, preencha somente produtos ou somente serviço, não é possível emitir nota com produtos e serviços misturados.
A emissão automática é possível apenas para serviços.
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Detalhes do item: informações adicionais do produto ou serviço.
Essas informações não aparecem na nota fiscal
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Quantidade: quantidade do item que está sendo vendido.
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Valor unitário: valor da unidade do item que está sendo vendido.
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Total (R$): somatória dos valores de venda por item adicionado.
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Desconto: desconto total concedido na venda (em reais, ou porcentagem).
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Frete: quando adicionado um produto (ou mais), este campo é habilitado para registrar o valor de entrega.
- Total de Venda: descritivo detalhado dos valores da venda, calculado sobre os itens, valores adicionais (frete) e descontos.
Se a venda recorrente possuir frete e/ou desconto, automaticamente a Conta Azul vai classificar o valor em uma categoria financeira correspondente.
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Forma de pagamento: neste campo é necessário informar a forma de pagamento utilizada na venda (campo obrigatório para emissão de nota fiscal de produto).
Boleto Bancário, Cashback, Cheque, Cartão de Crédito, Cartão de Crédito via Link, Cartão de Débito, Carteira Digital, Crédito da Loja, Crédito Virtual, Depósito Bancário, Dinheiro, Outros, PIX Cobrança, PIX - Pagamento Instantâneo, Programa de Fidelidade, Sem Pagamento, Transferência Bancária, Vale Alimentação, Vale Combustível, Vale Presente e Vale Refeição.
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Conta de recebimento: conta financeira do recebimento.
Em Forma de pagamento, se selecionar uma Cobranças da Conta Azul este campo não será apresentado.
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Vencer sempre no: data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente, ou seja, a data de vencimento.
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Vencimento: apresentará o primeiro e os próximos dias de vencimento de cada venda do contrato. O vencimento do contrato, pode ser configurado para o mesmo mês, para o mês seguinte ou com um prazo maior do que 30 dias, basta selecionar o mês no calendário ao lado.
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Observações de pagamento: inclua informações internas que podem ser relevantes para seu cliente.
- Observações complementares da nota fiscal: informações adicionais da venda (também serão disponibilizadas na nota fiscal - XML, PDF ou DANFE);
Dica!
Se utilizar as cobranças da Conta Azul, habilite o desconto para pagamento antecipado.
Caso tenha selecionado um serviço, preencha:
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Local de prestação do serviço: informe o município que será prestado o serviço.
Preenchimento não obrigatório
Se não quiser configurar o envio automático da NFS-e ou cobranças, clique em Salvar.
Para configurar a emissão e envio automático da NFS-e ou cobranças:
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Todo dia __, enviar automaticamente os detalhes das vendas por e-mail: a data apresentada é referente ao Dia da geração das vendas informado no início do preenchimento do contrato.
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Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia 5 do mês: a data de emissão e envio da cobrança apresentada é referente ao campo Vencer sempre no preenchido nas informações de pagamento.
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Emitir e enviar a NFS-e (nota fiscal de serviço) automaticamente: a data de emissão e envio da NFS-e pode ser escolhida para a mesma data de emissão e envio da cobrança ou, se a cobrança foi gerada por uma das Cobranças da Conta Azul, a NFS-e pode ser gerada e enviada apenas ao identificarmos o pagamento.
Para isso selecione:
Quando emitir a NFS-e?
- Assim que a venda for gerada
- Apenas quando identificarmos o pagamento (disponível para cobranças Conta Azul)
Selecione cada uma das opções individualmente e para concluir, clique em Salvar.
Após salvar o contrato, será gerado o número da Venda.
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Número: este campo tem seu número gerado automaticamente, seguindo a sequência de vendas.
- Caso a primeira venda do seu contrato seja no dia corrente, este número é considerado para a venda.
- Se o primeiro contrato for criado com uma data futura, esse número aparecerá, porém, não será considerado na venda, uma vez que a venda será criada na data especificada no contrato.
Sobre as datas do contrato
Existem 5 campos essenciais para preenchimento: Data de início, Dia da geração das vendas, Término da Recorrência, Vencer sempre no e Vencimento. Para que não haja dúvida no preenchimento, conheça o exemplo abaixo:
Você tem um contrato mensal de 12 meses com seu cliente, iniciando em 16/09/2024. A cobrança e a nota fiscal precisam ser enviadas todo dia 1º com vencimento no 15º dia de cada mês, iniciando em 11/2024.
Então preencha no contrato:
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Data de início: 16/09/2024
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Dia da geração das vendas: 1º dia do mês (01/10/2024)
A primeira nota fiscal deve ser ser emitida manualmente, neste caso, no próximo dia 1º, emita a primeira nota fiscal e para os próximos meses, nesta data (dia 1º) a cobrança e a nota fiscal serão geradas e enviadas ao seu cliente automaticamente.
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Término da recorrência: Selecione Em um período específico e informe a Data de término 17/08/2025.
Assim totalizamos 12 meses de vigência, uma vez que a primeira cobrança será para o próximo mês.
- Vencer sempre no: 15º dia do mês
Dessa forma, a data de vencimento de todas as cobranças será no dia 15 de cada mês.
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Vencimento: primeiro vencimento em 15/11/2024
No primeiro vencimento, se você escolher dois meses para frente do mês da primeira venda, cada venda que for gerada pelo contrato terá um vencimento com intervalo de um mês entre um vencimento e outro.
Por exemplo:
• Data de início: 16/09/2024• Dia da geração das vendas (primeira venda): 01/10/2024
• Vencimento: 15/11/2024• Dia da geração das vendas (segunda venda): 01/11/2024
• Vencimento: 15/12/2024• Dia da geração das vendas (terceira venda): 01/12/2024
• Vencimento: 15/01/2024
Importante!
As vendas e boletos só são enviados automaticamente na primeira venda se o dia da geração das vendas informado no contrato for futuro à data que está sendo criado o contrato.
Por exemplo, se o contrato é criado no dia 16/09, com o dia da geração das vendas 15º dia do mês, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e boleto, o envio não será feito no mês vigente, apenas no próximo mês.
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