Na Conta Azul Pro, o Contrato automatiza suas vendas recorrentes, garantindo a cobrança e o envio automático de faturas e NFS-e. Isso traz previsibilidade financeira e organiza seu faturamento.
Para configurar o envio automático, na criação ou edição de um contrato, vá até as Configurações de envio automático de e-mails.
Você também pode editar os e-mails de envio e consultar a situação das automações no próprio contrato.
O contrato na Conta Azul é um modelo de venda recorrente, permitindo a cobrança automática de valores em períodos definidos, como mensal, trimestral ou anual, entre outros.
Esse recurso facilita a gestão de receitas previsíveis, garantindo que as cobranças sejam feitas de forma contínua, conforme uma combinação de datas e valores previamente estabelecida.
Assim, sua empresa organiza o faturamento e tem mais previsibilidade financeira..
Com as configurações de envio automático habilitadas, no mesmo momento em que a venda é gerada, a cobrança e a nota fiscal de serviço (NFS-e) também serão, e tudo será enviado para o cliente em um único e-mail, sem a necessidade de fazer qualquer ação.
Você pode escolher emitir e enviar automaticamente:
- Fatura (resumo da venda)
- Fatura (resumo da venda) e NFS-e
- Fatura (resumo da venda) e cobrança
- Fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e
Para configurar o envio automático da venda, cobrança e NFS-e no contrato:
- Acesse Contratos > Novo contrato.
-
Preencha as informações do contrato.
- No final da tela, você terá as Configurações de envio automático de e-mails.
-
Marque os campos:
• Todo dia __, enviar automaticamente os detalhes das vendas por e-mail: a data apresentada é referente ao Dia da geração das vendas informado no início do preenchimento do contrato.
• Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia _ do mês: a data de emissão e envio da cobrança apresentada é referente ao campo Vencer sempre no preenchido nas informações de pagamento.
• Emitir e enviar a NFS-e (nota fiscal de serviço) automaticamente: a data de emissão e envio da NFS-e pode ser escolhida para a mesma data de emissão e envio da cobrança ou, se a cobrança foi gerada por uma das Cobranças da Conta Azul, a NFS-e pode ser gerada e enviada apenas ao identificarmos o pagamento.
Para isso selecione:
Quando emitir a NFS-e?
• Assim que a venda for gerada
• Apenas quando identificarmos o pagamento (disponível para cobranças Conta Azul)
- Para concluir, clique em Salvar.
É possível ativar a o envio automático de um contrato de venda já criado, basta acessar Vendas, Produtos ou Serviços > Contratos, clicar sobre o contrato e clique em Editar.
Com o contrato aberto para edição, realize a mesma edição mencionada acima.
Dica!
O e-mail informado no cadastro do cliente será preenchido automaticamente na hora de gerar a cobrança com envio automático.
Após habilitar a emissão e envio automático dos e-mails, você poderá alterar e incluir novos e-mails que receberão as faturas, cobranças e notas fiscais.
Para isso:
- Acesse a tela de Contratos, aplique os filtros necessários e clique sobre o contrato desejado.
- Em Configurações de envio automático de e-mails verifique qual e-mail está adicionado para receber os envios automáticos.
- Se for necessário ajustar, clique em Editar contrato > Editar todas as próximas vendas do contrato > Confirmar.
- Ao final da próxima página em Configurações de envio automático de e-mails, atualize o campo E-mail(s) para envio, adicionando ou retirando os e-mails destinatários.
- Para concluir, clique em Salvar.
Para verificar a situação do envio automático do contrato:
- Acesse a tela de Contratos, aplique os filtros necessários e clique sobre o contrato desejado.
-
Em Configurações de envio automático de e-mails, confirme se Enviar a fatura, Disponibilizar cobrança e Enviar lembretes de vencimento estão com a situação Ativo.
Dica!
Entenda como funcionam os Lembretes de vencimento.
-
Em Histórico do contrato, encontre a venda que deseja consultar, clique em Ver detalhes.
- Na próxima tela, encontre o campo Envio da venda e confirme o E-mail que receberá a venda, Situação e Data e hora de envio.
- Caso tenha informado mais de um destinatário para receber o e-mail e ao menos um deles tenha visualizado, a situação será E-mail visualizado.
Como se tratam de envios automáticos do contrato, os ícones de envio não aparecem no financeiro, essa informação de envio aparece apenas na venda no campo envio da venda.
No lançamento financeiro aparecerá apenas como gerado, conforme imagem abaixo, mas uma vez que a venda é enviada automaticamente e consta a informação de envio no campo envio da venda, o boleto também foi enviado, pois as informações e envios estão conectadas.
A informação de envio no lançamento financeiro só aparecerá se for enviada manualmente, caso contrário, constará apenas como gerado.
Para interromper o envio automático:
- Acesse a tela de Contratos, aplique os filtros necessários e clique sobre o contrato desejado.
- Clique em Editar contrato.
- Para cancelar o envio automático, selecione a opção Editar todas as próximas vendas do contrato:
Editar contrato
Escolha em quais vendas as edições a serem feitas devem ser aplicadas:
Editar apenas a venda prevista para __/__/____ (próxima venda)Editar todas as próximas vendas do contrato (todas as próximas vendas do contrato)
- Clique em Confirmar.
- Ao final da próxima página em Configurações de envio automático de e-mails, desative os envios que deseja.
- Para concluir, clique em Salvar.
Só é possível desabilitar as automações para todo o contrato (todas as provisões), não é possível desabilitar a automação para apenas uma provisão.
Por padrão, as vendas futuras do contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas.
Se uma venda que possui configuração de envio automático habilitada for antecipada, a cobrança e a NFS-e serão emitidas automaticamente no momento da antecipação e serão enviadas ao cliente.
As vendas já geradas, não são editadas ao editar contrato.
Importante!
- A cobrança será gerada na mesma data informada no campo Dia da geração das vendas.
Além disso, é necessário estar cadastrado nas Cobranças da Conta Azul (Boleto, Pix cobrança e Link de pgto) ou ter a conta bancária configurada para emissão de boletos.
Confira se o seu banco é homologado com a Conta Azul para emissão de boletos.
- As ações automáticas do contrato como: gerar a venda e cobrança (quando ativas no contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa.
Se no período de automação da venda e cobrança sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.
Após reativar sua conta, será necessário que gerar a venda, cobrança e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.
- Se a venda recorrente possuir frete, desconto e/ou tiver imposto retido, automaticamente a Conta Azul vai classificar o valor em uma categoria financeira correspondente.
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