As vendas do contrato são geradas de acordo com o intervalo preenchido na configuração de recorrência do mesmo (mensal, trimestral, anual, entre outros).
Sendo assim, com as configurações de envio automático habilitadas, no mesmo momento em que a venda é gerada, a cobrança e a nota fiscal de serviço (NFS-e) também serão, e tudo será enviado para o cliente em um único e-mail, sem a necessidade de fazer qualquer ação.
Você pode escolher emitir e enviar automaticamente:
- Fatura (resumo da venda)
- Fatura (resumo da venda) e NFS-e
- Fatura (resumo da venda) e cobrança
- Fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e
- Acesse Vendas > Contrato > Novo contrato.
-
Preencha as informações do contrato.
- No final da tela, você terá as Configurações de envio automático de e-mails.
- Marque os campos:
-
Todo dia __, enviar automaticamente os detalhes das vendas por e-mail: a data apresentada é referente ao Dia da geração das vendas informado no início do preenchimento do contrato.
-
Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia _ do mês: a data de emissão e envio da cobrança apresentada é referente ao campo Vencer sempre no preenchido nas informações de pagamento.
-
Emitir e enviar a NFS-e (nota fiscal de serviço) automaticamente: a data de emissão e envio da NFS-e pode ser escolhida para a mesma data de emissão e envio da cobrança ou, se a cobrança foi gerada por uma das Cobranças da Conta Azul, a NFS-e pode ser gerada e enviada apenas ao identificarmos o pagamento.
Para isso selecione:
Quando emitir a NFS-e?
- Assim que a venda for gerada
- Apenas quando identificarmos o pagamento (disponível para cobranças Conta Azul)
Dica!
Ative os Lembretes de vencimento para que seu cliente receba notificações por WhatsApp, SMS e e-mail.
Para concluir, clique em Salvar.
É possível ativar a o envio automático de um contrato de venda já criado, basta acessar Vendas > Contratos, clicar sobre o contrato e logo após em Editar. Com o contrato aberto para edição, realize a mesma edição mencionada acima.
Após habilitar a emissão e envio automático dos e-mails, você poderá alterar e incluir novos e-mails que receberão as faturas, cobranças e notas fiscais.
Para isso:
- Acesse Vendas > Contratos.
- Clique sobre o contrato desejado.
- Em Configurações de envio automático de e-mails verifique qual e-mail está adicionado para receber os envios automáticos.
- Se for necessário ajustar, clique em Editar contrato > Editar todas as próximas vendas do contrato > Confirmar.
- Ao final da próxima página em Configurações de envio automático de e-mails, atualize o campo E-mail(s) para envio, adicionando ou retirando os e-mails destinatários.
- Para concluir, clique em Salvar:
Para verificar a situação do envio:
- Acesse Vendas > Contratos.
- Clique sobre o contrato desejado.
- Em Configurações de envio automático de e-mails, confirme se Enviar a fatura, Disponibilizar cobrança e Enviar lembretes de vencimento estão com a situação Ativo.
Dica!
Entenda como funcionam os Lembretes de vencimento.
Em Histórico do contrato, encontre a venda que deseja consultar, clique em Ver detalhes.
Na próxima tela, encontre o campo Envio da venda e confirme o E-mail que receberá a venda, Situação e Data e hora de envio.
Caso tenha informado mais de um destinatário para receber o e-mail e ao menos um deles tenha visualizado, a situação será E-mail visualizado.
Como se tratam de envios automáticos do contrato, os ícones de envio não aparecem no financeiro, essa informação de envio aparece apenas na venda no campo envio da venda.
No lançamento financeiro aparecerá apenas como gerado, conforme imagem abaixo, mas uma vez que a venda é enviada automaticamente e consta a informação de envio no campo envio da venda, o boleto também foi enviado, pois as informações e envios estão conectadas.
A informação de envio dentro do lançamento financeiro só irá aparecer quando o lançamento financeiro for enviado manualmente, caso contrário aparecerá apenas como gerado.
Para interromper o envio automático:
- Acesse Vendas > Contratos.
- Clique sobre o contrato desejado.
- Clique em Editar contrato.
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Para cancelar o envio automático, selecione a opção Editar todas as próximas vendas do contrato:
Editar contrato
Escolha em quais vendas as edições a serem feitas devem ser aplicadas:
Editar apenas a venda prevista para __/__/____ (próxima venda)Editar todas as próximas vendas do contrato (todas as próximas vendas do contrato)
- Clique em Confirmar.
- Ao final da próxima página em Configurações de envio automático de e-mails, desative os envios que deseja.
- Para concluir, clique em Salvar.
Só é possível desabilitar as automações para todo o contrato (todas as provisões), não é possível desabilitar a automação para apenas uma provisão.
Por padrão, as vendas futuras do contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas.
Se uma venda que possui configuração de envio automático habilitada for antecipada, a cobrança e a NFS-e serão emitidas automaticamente no momento da antecipação e serão enviadas ao cliente.
As vendas já geradas, não são editadas ao editar contrato.
Importante!
- A cobrança será gerada na mesma data informada no campo Dia da geração das vendas.
Além disso, é necessário estar cadastrado nas Cobranças da Conta Azul (Boleto, Pix cobrança e Link de pgto) ou ter a conta bancária configurada para emissão de boletos.
Confira se o seu banco é homologado com a Conta Azul para emissão de boletos.
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As vendas e cobranças só são enviadas automaticamente na primeira venda se o Dia da geração das vendas informado no contrato for futuro à data que está sendo criado o contrato, exemplo:
- Se o contrato é criado no dia 16/01, com o Dia da geração das vendas 15/01, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e cobrança, o envio não será feito nessa primeira venda, apenas nas vendas futuras.
- Se o contrato é criado no dia 16/01, com o Dia da geração das vendas 17/01, no dia 17/01 será gerado e enviado de forma automática a venda e a cobrança. - As ações automáticas do contrato como: gerar a venda e cobrança (quando ativas no contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa.
Se no período de automação da venda e cobrança sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.
Após reativar sua conta, será necessário que gerar a venda, cobrança e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.
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