Contratos: configurações de envio automático

As vendas do Contrato são geradas de acordo com o intervalo preenchido na configuração de recorrência do mesmo (mensal, trimestral, anual, entre outros).

Sendo assim, com as configurações de envio automático habilitadas, no mesmo momento em que a venda é gerada, a cobrança e a nota fiscal de serviço (NFS-e) também serão, e tudo será enviado para o cliente em um único e-mail, sem a necessidade de fazer qualquer ação.

Você pode escolher emitir e enviar automaticamente:

 

Configurar envio automático
  1. Acesse Vendas > Contrato > Novo contrato.

  2. Preencha as informações do Contrato.

  3. No final da tela, você terá a Configurações de envio automático:

emissão e envio automático de NFS-e e boleto.gif

 

Marque os campos:

  • Enviar a fatura das vendas dia __ do mês: para enviar a venda por e-mail para o cliente automaticamente assim que for gerada;

  • Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia __ do mês: para emitir a cobrança e enviar com a venda automaticamente;

  • Emitir e enviar a nota fiscal de serviço automaticamente: para emitir a NFS-e e enviar com a venda automaticamente.

 

Dica!

Ative os Lembretes de vencimento para que seu cliente receba notificações por WhatsApp, SMS e e-mail.

 

É possível ativar a o envio automático de um contrato de venda já criado.

Basta acessar Vendas > Contratos, clicar sobre o contrato e logo após em Editar. Com o contrato aberto para edição, realize a mesma edição mencionada acima.

Consultar situação de envio automático

Para verificar a situação do envio, acesse Vendas > Contratos, clique sobre o contrato desejado. Em Configuração de envio automático, confirme se Enviar a fatura, Disponibilizar cobrança e Enviar lembretes de vencimento estão com a situação Ativo:

 

Dica!

Entenda como funcionam os Lembretes de vencimento.

 

Em Histórico do contrato, encontre a venda que deseja consultar, clique em Ver detalhes. Na próxima tela, encontre o campo Envio da venda e confirme o E-mail que receberá a venda, Situação e Data e hora de envio:

envio.gif

 

Caso tenha informado mais de um destinatário para receber o e-mail e ao menos um deles tenha visualizado, a situação será E-mail visualizado:

 

Como se tratam de envios automáticos do contrato, os ícones de envio não aparecem no financeiro, essa informação de envio aparece apenas na venda no campo envio da venda.

No lançamento financeiro aparecerá apenas como gerado, conforme imagem abaixo, mas uma vez que a venda é enviada automaticamente e consta a informação de envio no campo envio da venda, o boleto também foi enviado, pois as informações e envios estão conectadas.

A informação de envio dentro do lançamento financeiro só irá aparecer quando o lançamento financeiro for enviado manualmente, caso contrário aparecerá apenas como gerado.

Impacto das edições nas automações
  • Por padrão, as vendas futuras do Contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas.

    Se uma venda que possui configuração de envio automático habilitada for antecipada, a cobrança será emitida e enviada ao cliente.
  • As vendas já geradas, não são editadas ao editar contrato.

    Ao salvar qualquer edição na emissão e envio automático de NFS-e e cobrança, a seguinte mensagem será apresentada:

    Essa mensagem é apresentada sempre que alguma edição é realizada, se selecionar Apenas essa venda no dia [...], então somente a provisão da venda editada será alterada. Ao selecionar Esta e as vendas seguintes, todas as vendas provisionadas serão alteradas.

    Caso escolha Esta e as vendas seguintes, todas as vendas previstas serão excluídas e novas vendas serão criadas conforme as edições feitas. Se for necessário editar determinada venda que já tenha sido gerada no contrato, acesse a venda e realize a edição manualmente.

  • Para habilitar a emissão e envio automático de venda, NFS-e e cobrança para todo o contrato, selecione Esta e as vendas seguintes.

  • Só é possível desabilitar as automações para todo o contrato (todas as provisões), não é possível desabilitar a automação para apenas uma provisão.

    Caso desative a automação e selecione a opção Apenas essa venda no dia [...], a desativação não acontecerá.

 

Importante!

  • A cobrança será gerada na mesma data da venda configurada na criação do contrato.

    Além disso, é necessário estar cadastrado nas Cobranças da Conta Azul (Boleto, Pix cobrança e Link de pgto) ou ter a conta bancária configurada para emissão de boletos.


  • As vendas e cobranças só são enviados automaticamente na primeira venda se a data da venda informada no contrato for futura à data que está sendo criado o contrato, exemplo:

    • Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 15/01, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e cobrança, o envio não será feito nessa primeira venda, apenas nas vendas futuras.

    • Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 17/01, no dia 17/01 será gerado e enviado de forma automática a venda e o cobrança.


  • As ações automáticas do Contrato como: gerar a venda e cobrança (quando ativas no Contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa.

    Se no período de automação da venda e cobrança sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.

    Após reativar sua conta, será necessário que gerar a venda, cobrança e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.
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