Guia completo para configurar a Conta Azul Pro e começar a cobrar mensalidades ou assinaturas. Siga os passos na sequência e chegue ao final com o sistema pronto para emitir notas, gerenciar contratos recorrentes e controlar seu financeiro sem retrabalho.
Se sua empresa cobra um valor fixo todo mês, como agência, software (SaaS), manutenção recorrente ou plano de serviços, este guia mostra o caminho completo para configurar a Conta Azul Pro do zero até o primeiro contrato ativo e a primeira cobrança registrada corretamente.
Siga os passos na ordem indicada. Cada configuração depende da anterior para funcionar bem.
Antes de começar
Tenha em mãos:
- CNPJ e dados da empresa (razão social, endereço, regime tributário)
- Certificado digital A1 (necessário para emissão de NFS-e)
- Login de acesso à Conta Azul Pro
- Lista dos planos ou serviços recorrentes com valores e periodicidade de cobrança
Passo 1. Configure o sistema para cobranças recorrentes
Este é o ponto de partida específico para o seu modelo de negócio. Antes de qualquer outro cadastro, configure como o sistema vai registrar contratos e gerar cobranças recorrentes. Essa configuração define como mensalidades e renovações vão funcionar na sua operação.
Passo 2. Configure os dados da empresa
As informações da empresa aparecem em todas as notas fiscais e documentos gerados pelo sistema. Configure antes de qualquer outro cadastro para não precisar corrigir depois em lote.
- Meus cadastros: como preencher os dados da empresa
- Meus cadastros: como atualizar meu regime tributário
Passo 3. Configure o certificado digital
O certificado digital é obrigatório para emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica). Cadastre antes de configurar a nota fiscal para evitar erros na hora da emissão.
Passo 4. Cadastre os usuários do sistema
Defina quem vai operar a Conta Azul Pro e qual nível de acesso cada pessoa terá. Faça isso agora para não precisar corrigir permissões depois que os cadastros já estiverem feitos.
- Dados de acesso: como cadastrar um novo usuário
- Dados de acesso: quais perfis de acesso existem e como escolher
Passo 5. Configure as categorias financeiras
As categorias financeiras são a base de todo o controle financeiro. Elas classificam cada entrada e saída de dinheiro e alimentam diretamente os relatórios de Fluxo de Caixa e DRE. Configure antes de fazer qualquer lançamento financeiro — reorganizar categorias depois gera inconsistências nos relatórios.
Atenção!
Faça um alinhamento interno antes de cadastrar: defina com sua equipe quais categorias fazem sentido para o seu negócio. Evite criar categorias diretamente no momento do lançamento — essa prática gera nomes fora do padrão e prejudica seus relatórios.
Passo 6. Configure a NFS-e
Configure a nota fiscal de serviço antes de cadastrar os serviços e clientes. As configurações fiscais (série, RPS, alíquotas) precisam estar corretas para que a primeira emissão funcione sem erro.
Passo 7. Cadastre seus serviços e clientes
Com as configurações fiscais prontas, cadastre os serviços que sua empresa oferece e os clientes que já fazem parte da sua carteira. Use a importação por planilha se tiver muitos registros para agilizar.
- Serviços: como cadastrar
- Clientes: como cadastrar
- Clientes: como cadastrar clientes estrangeiros
- Clientes: como importar planilha com clientes
Passo 8. Configure suas contas financeiras
Cadastre as contas bancárias da empresa e informe o saldo inicial. Conecte ao Open Finance para que o extrato bancário entre automaticamente no sistema e a conciliação seja mais ágil.
- Contas financeiras: como cadastrar contas correntes e outros tipos
- Contas financeiras: saldo inicial na criação da conta
- Open Finance: como funciona a integração na Conta Azul
- Open Finance: como autorizar
Passo 9. Importe seus dados históricos
Se sua empresa já tem lançamentos financeiros anteriores ou dados de clientes em planilha, importe agora antes de começar a operar. Assim o histórico fica centralizado no ERP desde o início.
- Importação com IA: como cadastrar clientes, serviços, receitas e despesas
- Lançamentos financeiros: como importar planilha com entradas e saídas
- Lançamentos recorrentes: como criar no Contas a Pagar e Contas a Receber
- Conta a pagar: como lançar despesa recorrente
Passo 10. Registre seu primeiro cliente e ative o contrato
Com tudo configurado, o fluxo de uma mensalidade segue esta sequência: crie o orçamento, formalize o contrato, emita a NFS-e e configure a recorrência para que as próximas cobranças sejam geradas automaticamente.
- Orçamentos: como criar
- Contratos: como lançar
- Ordem de serviço: como criar
- NFS-e: como emitir sua primeira nota de serviço
Dica!
Use os lançamentos recorrentes no Contas a Receber para que cada mensalidade seja gerada automaticamente no vencimento. Assim você não precisa lançar manualmente todo mês e o fluxo de caixa fica sempre atualizado.
Se você seguiu todos os passos, sua empresa está configurada para gerenciar contratos, cobrar mensalidades, emitir notas fiscais recorrentes e controlar o financeiro na Conta Azul Pro. O próximo passo é acompanhar as entradas no Financeiro e verificar os relatórios para entender o desempenho do negócio.
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