Este artigo orienta sobre como estruturar um BPO financeiro de sucesso usando a Conta Azul, abordando rotinas essenciais, onboarding de clientes, proposta comercial, tecnologia como diferencial e a seleção de empresas com maior fit para BPO.
1. Rotinas fundamentais de um BPO Financeiro
Um BPO bem estruturado depende da consistência nas rotinas e do uso inteligente da tecnologia. A Conta Azul centraliza a operação e permite que o contador e o BPO financeiro ofereça um serviço mais automatizado, consultivo e recorrente.
Organização da semana: um exemplo prático
Confira uma sugestão de rotina semanal, baseada em boas práticas da comunidade de parceiros da Conta Azul:
- Segunda-feira: Conciliação bancária de todos os clientes, análise de contas a pagar/receber, planejamento estratégico.
- Terça-feira: Atualização do fluxo de caixa, revisão de custos, atendimento de dúvidas.
- Quarta-feira: Geração de relatórios (DRE, fluxo de caixa), reuniões com clientes.
- Quinta-feira: Implementação de automatizações, auditorias internas, consultoria financeira.
-
Sexta-feira: Fechamento da semana, organização interna, backups e envio de feedbacks aos clientes.
Dica!
Use ferramentas como Trello, Asana ou ClickUp para gerenciar tarefas e equipe.
2. Modelo de processo e onboarding com clientes
Ao conquistar um novo cliente, é fundamental seguir um processo estruturado para garantir uma entrega profissional desde o início.
- Boas-vindas e agendamento da reunião inicial
- Diagnóstico das finanças e definição das rotinas
- Implantação técnica (cadastros, categorias, Conta PJ)
- Início da operação e acompanhamento
- Reuniões periódicas e evolução do serviço
Principais tópicos abordados
- Objetivo da reunião inicial: Apresentar o escopo do contrato, tirar dúvidas e alinhar próximos passos.
- Plano de 90 dias (onboarding): Envolve fases como envio inicial de documentos, parametrização, checkpoints mensais e início da operação.
- Envio de documentos: Canais aceitos (WhatsApp e Google Drive), formatos ideais, e orientações sobre qualidade de imagem.
- Organização de pastas: Padronização no Google Drive com pastas Recebidos, Registradas na Conta Azul e Arquivadas.
- Emissão de nota fiscal e cobranças: Requisitos (certificado digital, dados do cliente, senha da prefeitura) e prazos mínimos (1 dia útil).
- Contas a pagar e agendamento: Fontes de informação (DDA, WhatsApp, notas), prazos e regras para agendamento de pagamentos.
- Conciliação bancária e de cartão: Frequência, contas aceitas e necessidade de dados sobre tarifas.
- Relatórios: Envio periódico de relatórios como fluxo de caixa e DRE gerencial.
- Canais de atendimento: Grupo de WhatsApp para dúvidas e envios rápidos; reuniões via Google Meet.
-
Checklist final: Lista de documentos necessários para iniciar a implantação, como planilhas, certificados e credenciais.
Dica!
Utilize o modelo de reunião inicial com SLAs e combinados claros.
3. Proposta comercial e contrato de BPO
Um modelo de proposta clara e profissional aumenta suas chances de conversão. O ideal é apresentar o valor do serviço antes do preço, mostrando como você resolverá problemas reais do cliente.
Sugestão de elementos da proposta
- Diagnóstico gratuito inicial
- Escopo detalhado dos serviços
- Pacotes com base no volume financeiro e complexidade
- Ferramentas utilizadas (ex: Conta Azul Pro, Conta PJ)
- SLAs de atendimento e rotinas definidas
- Valor mensal fixo e reajustes previstos
Dica!
Você pode usar o modelo de contrato da Conta Azul como base para formalizar sua prestação de serviço.
4. A tecnologia como diferencial do BPO
A estrutura tecnológica do seu serviço é o que sustenta a produtividade. O tech stack ideal envolve a integração entre ferramentas e processos.
Etapa → Ferramentas sugeridas
Emissão de boletos e notas → Conta Azul Pro
Integração bancária → Conta PJ da Conta Azul
Conciliação automatizada → ERP + banco
Comunicação com cliente → WhatsApp Business
Armazenamento de documentos → Google Drive compartilhado
Evite usar ERPs variados, planilhas manuais ou deixar a estrutura sob controle do cliente isso reduz sua eficiência e margem.
5. Empresas com maior fit para BPO
Selecionar clientes com perfil ideal garante uma operação mais fluida e resultados melhores.
Perfis recomendados
- Prestadores de serviços com emissão recorrente de notas
- Negócios sem financeiro estruturado
- Empresários que já sentem dor no controle de fluxo de caixa
- Empresas que dependem de relatórios para tomar decisões
- Clientes com alto volume manual de lançamentos e boletos
Dica!
O material Transformando Vendas traz uma abordagem consultiva e prática para identificar e abordar esses perfis.
6. Como apresentar a Conta Azul ao seu cliente
Apresentar a plataforma como parte da solução é essencial para o convencimento e aceitação da proposta. Mostre as vantagens para o empresário, como automação, controle e tempo economizado.
Use este roteiro
- Comece com os desafios mais comuns enfrentados pelas empresas (excesso de tarefas manuais, falta de controle etc.)
- Mostre como a tecnologia resolve isso
- Personalize a apresentação com exemplos reais e relatórios gerados pela plataforma
- Use o material de apoio visual fornecido pela Conta Azul
Com rotinas bem definidas, um processo de onboarding estruturado, uma proposta de valor clara e o uso da Conta Azul como plataforma central, o seu BPO financeiro tem tudo para crescer com eficiência e escala.
Se você já é parceiro da Conta Azul, explore todos os materiais disponíveis no portal de parceiros.
Ainda não é?
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