Entenda tudo sobre como realizar backup das informações salvas na Conta Azul Pro.
Atenção!
Apenas o usuário com perfil de Administrador pode fazer o backup na Conta Azul.
Outros perfis de usuários pode exportar individualmente os cadastros dos quais possuem acesso.
Clique sobre o assunto do seu interesse:
Para realizar o backup dos dados:
- Acesse Configurações e plano > Meu plano.
- Em Minha conta, clique em Fazer backup dos dados da conta > Fazer o backup.
Após realizar este procedimento, será salvo um arquivo compactado .zip em seu computador.
Dentro deste arquivo aparecerão vários arquivos em formato .csv (planilhas) com os dados da sua empresa.
O download do backup está disponível nos dias úteis entre 19h e 05h.
Após realizar o backup dos seus dados salvos na Conta Azul, será salvo um arquivo compactado .zip em seu computador.
Dentro deste arquivo aparecerão vários arquivos em formato .csv (planilhas) com os dados da sua empresa, os arquivos gerados via backup apresentarão:
-
Pessoas: contém os dados dos cadastros de clientes, fornecedores e transportadoras completos.
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Produtos: contém as informações do cadastros dos serviços e dos produtos, com exceção do código EAN.
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NFes: dados das notas fiscais de produtos, contendo data de emissão, número e série, cliente, status da nota, natureza de operação e valor.
Dados de notas fiscais de serviço não são exportados, nesta caso, faça o download em lote das NFS-e.
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Negociações: esta planilha apresenta os dados das vendas e orçamentos, contendo nome, data da venda e a da nota, número da nota, valor total, desconto, forma de pagamento, transportadora e valor de frete, observações, produto, código do produto, quantidade, valor de custo. Neste arquivo serão trazidas as informações sobre as vendas e orçamentos de produto.
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Movimentos financeiros: traz as informações sobre todos os lançamentos financeiros.
O download dos arquivos anexados em lançamentos financeiros é realizado apenas por seu contador, quando o mesmo está conectado ao seu ERP Conta Azul.
-
Notas Fiscais: no backup, também é feito o download do XML das notas de produto (NF-e e NFC-e) emitidas.
Atualmente, as notas de serviço devem ser exportadas individualmente.
As notas de compras (produtos ou serviços) importadas via XML ou automaticamente não são exportadas no backup.
O backup gerado manualmente será salvo no formato .csv e traz todos os dados compilados em planilhas.
Essas planilhas não podem ser importadas para o ERP.
Se quiser importar algum dado, você precisará passar as informações das planilhas do backup para as planilhas modelo de importação.
Ao realizar o backup as informações salvas no ERP de todo o período serão exportadas.
Os arquivos gerados via backup apresentarão: pessoas (clientes, fornecedores e transportadoras), produtos, notas fiscais de produto, negociações (vendas e orçamentos), movimentos financeiros, XML das notas fiscais (NF-e e NFC-e) emitidas na Conta Azul.
Dados de notas fiscais de serviço não são exportados, nesta caso, faça o download em lote das NFS-e.
Entenda como abrir os dados do backup no Excel, LibreOffice ou Planilhas Google:
Com a sua planilha aberta, selecione a primeira coluna que contém as informações e acesse Dados > Texto para Colunas. No assistente para conversão, selecione Delimitado e depois clique em Avançar.
Na próxima tela, selecione as opções Vírgula e Ponto e vírgula, clique novamente em Avançar e logo depois em Concluir.
Como abrir uma planilha CSV no Microsoft Excel.
Com a pasta do backup aberta, clique sobre o arquivo para abrir as configurações de importação de texto. Nesta tela, selecione as opções de separadores: Vírgula e ponto-e-vírgula.
Depois clique em Ok para abrir o arquivo.
Com a pasta do backup aberta, copie ou arraste os arquivos para sua área de trabalho.
Depois, abra ou crie uma planilha no Planilhas Google e na parte superior, clique em Arquivo > Importar > Upload > Selecionar um arquivo do seu dispositivo e selecione a planilha desejada.
Selecione o local de importação, em Tipo de separador selecione Detectar automaticamente e em Converter texto em números, datas e fórmulas selecione Sim.
Caso utilize uma versão diferente do ERP Conta Azul:
- No canto superior direito, clique no ícone de perfil
- Clique em Meu plano
- Em Minha conta, clique em Fazer backup dos dados da conta > Fazer o backup.
Para exportar seus clientes, acesse Vendas > Cadastros > Clientes, no canto superior da tela, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (CSV, XLSX ou XML).
Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.
Importante!
Se for realizado algum filtro, o arquivo exportado terá apenas os cadastros filtrados.
O arquivo exportado apresentará:
- Nome
- Razão social
- CNPJ - CPF - ID Estrangeiro
- Data de criação
- Observações
- Status - Situação
- Código do cliente
- Inscrição Estadual
- E-mail principal
- Telefone principal
- Data fundação ou aniversário
- CEP
- Estado
- Cidade
- Endereço
- Número
- Bairro
- Complemento
- Nome de contato
- E-mail de contato
Para exportar seus produtos, acesse Estoque > Cadastros > Produtos, no canto superior da tela, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (CSV).
Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.
Importante!
Se for realizado algum filtro, o arquivo exportado terá apenas os cadastros filtrados.
O arquivo exportado apresentará:
- Código do produto
- Código de barras (EAN)
- Nome do produto
- Valor de venda
- Quantidade em estoque
- Quantidade mínima
- Quantidade máxima
- Observações
Apenas pelo backup será possível exportar a listagem dos produtos com NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Dica!
Também é possível exportar uma lista de produtos cadastros em Estoque > Situação de estoque, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (Excel, CSV ou XML).
Por este caminho, o arquivo exportado apresentará: código do produto, unidade de medida, categoria, custo médio, valor de venda, estoque reservado, estoque disponível e custo total.
Para exportar seus serviços, acesse Vendas > Cadastros > Serviços, no canto superior da tela, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (Excel, CSV ou XML).
Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.
Importante!
Se for realizado algum filtro, o arquivo exportado terá apenas os cadastros filtrados.
O arquivo exportado apresentará: nome do serviço, valor de custo e valor de venda.
Para exportar suas transportadoras, acesse Vendas > Cadastros > Transportadoras, no canto superior da tela, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (CSV, XLSX ou XML).
Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.
Importante!
Se for realizado algum filtro, o arquivo exportado terá apenas os cadastros filtrados.
O arquivo exportado apresentará:
- Nome
- Razão social
- CNPJ - CPF - ID Estrangeiro
- Data de criação
- Observações
- Status - Situação
- Código da transportadora
- Inscrição Estadual
- E-mail principal
- Telefone principal
- Data fundação ou aniversário
- CEP
- Estado
- Cidade
- Endereço
- Número
- Bairro
- Complemento
- Nome de contato
- E-mail de contato
Para exportar seus fornecedores, acesse Compras > Cadastros > Fornecedores, no canto superior da tela, clique em Exportar e escolha o formato do arquivo (CSV, XLSX ou XML).
Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.
Importante!
Se for realizado algum filtro, o arquivo exportado terá apenas os cadastros filtrados.
O arquivo exportado apresentará:
- Nome
- Razão social
- CNPJ - CPF - ID Estrangeiro
- Data de criação
- Observações
- Status - Situação
- Código do fornecedor
- Inscrição Estadual
- E-mail principal
- Telefone principal
- Data fundação ou aniversário
- CEP
- Estado
- Cidade
- Endereço
- Número
- Bairro
- Complemento
- Nome de contato
- E-mail de contato
Antes de exportar as movimentações financeiras, escolha como pretende organizar essas informações.
Acesse Financeiro e clique sobre o relatório que atende sua necessidade:
-
Visão de competência: os dados serão apresentados de forma consolidada, independente de parcelamentos, e demonstrados na data em que o lançamento efetivamente ocorreu, ou seja, na data de competência.
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Contas a pagar e contas a receber: os valores nessa tela serão apresentados de acordo com a data de vencimento.
- Extrato de movimentação: os dados serão apresentados de acordo com a data de baixa, ou seja, data em que o lançamento foi pago ou recebido.
Ou seja, consideramos que:
- Em Visão de competência, você tem acesso aos lançamentos
- Em Contas a Pagar e Receber, às parcelas desse lançamento
- Em Extrato de movimentações, as baixas das parcelas
Em qualquer uma dessas telas, no canto superior haverá o atalho Exportar que salvará o arquivo em formato XLS.
Importante!
Se os filtros estiverem aplicados e você tomar a ação de imprimir ou extrair arquivos, os filtros serão considerados e, nos arquivos serão exibidos os detalhes.
Após realizar o download, o arquivo exportado apresentará:
- Em Visão de competência: data de competência, tipo do lançamento, recorrência, descrição, identificador do fornecedor ou cliente, nome do fornecedor ou cliente, código referência, valor (R$), número de parcelas, observações, categoria 1, valor na categoria 1, centro de custo 1, valor no centro de custo 1.
- Em Contas a Pagar e Receber: identificador do cliente, nome do cliente, código referência, data de competência, data de vencimento, data prevista, recorrência, descrição , agendado, valor original da parcela (R$), forma de recebimento ou pagamento, valor recebido ou pago da parcela (R$, juros realizado (R$) , multa realizado (R$), desconto realizado (R$), valor total recebido ou pago da parcela (R$), valor da parcela em aberto (R$), juros previsto (R$, multa previsto (R$), desconto previsto (R$), valor total da parcela em aberto (R$), conta bancária, data do último pagamento ou recebimento, observações, categoria 1, valor na Categoria 1.
- Em Extrato de movimentação: data movimento, identificador do fornecedor/cliente, nome do fornecedor ou cliente, recorrência, descrição, agendado, tipo da operação, conta bancária, forma de pagamento ou recebimento, valor (R$), saldo conta (R$), situação, valor original (R$), juros (R$), multa (R$), desconto (R$), taxas (R$), data de competência, data original de vencimento, data prevista, observações, categoria 1, valor na categoria 1, centro de custo 1, valor no centro de custo 1, centro de custo 2, valor no centro de custo 2, categoria 2, valor na categoria 2.
Os anexos salvos nos lançamentos financeiros podem ser exportados apenas pelo contador conectado à sua Conta Azul.
Para realizar o download de anexos adicionados nos lançamentos financeiros, o parceiro deve acessar a Conta Azul Mais:
- Clicar em Clientes > Meus clientes.
- Na lista de clientes, identificar a conta que deseja exportar os anexos.
- Clicar em Ações > Anexos para download.
- Informar a data inicial e a data final.
- Clicar em Baixar anexos.
Uma pasta será criada em seu computador, com os documentos separados por data.
Atenção!
O download estará disponível para intervalos de 3 em 3 meses.
Por exemplo:
- Se escolher o período de 01/04 até 01/08, não será realizado o download.
- Porém, se selecionar o período de 01/04 até 01/07 e depois outra busca entre 02/07 e 01/08, você terá os dois downloads com todo o período necessário.
Para visualizar as informações de listagem e exportação de notas de produto, acesse Vendas > Notas fiscais de produto.
Suas notas fiscais serão separadas por mês, conforme a data de emissão de cada nota e você poderá filtrar as notas fiscais pelo Nome do Cliente ou Número da Nota.
No cabeçalho da tela, clicando em Ações você poderá:
-
Enviar as NFe’s para o contador, contendo suas notas fiscais emitidas e canceladas.
-
Exportar Planilha, para baixar para o seu computador um relatório em Excel contendo todas as informações relevantes das suas notas (cliente, número da nota, produto vendido e valores dos impostos).
- Na planilha, a coluna Cliente trará o destinatário da NF-e, por isso, é possível que o nome da sua empresa seja apresentado nesta coluna.
Importante!
O totalizador Notas Pendentes engloba todas as notas que apresentaram Falha ao transmitir, que estão Prontas para o envio ou apenas como Rascunho.
Na lista da NF-e, individualmente em cada nota fiscal, clique no botão Ações ⌵ para:
- Download da DANFE (PDF) da respectiva NF-e
- Download do XML da respectiva NF-e
- Cancelar Nota Fiscal a respectiva NF-e
- Emitir carta de correção da respectiva NF-e
- Gerar NF-e de devolução da respectiva NF-e
Se a sua empresa emite notas fiscais de importação, ao emitir sua nota fiscal de importação, a numeração das outras notas fiscais de produto emitidas na Conta Azul será automaticamente atualizada.
- Exemplo: se você emitiu uma NF-e de venda com o número 4438 e a próxima nota fiscal emitida for de importação, a nota fiscal de importação terá a numeração 4439.
Em Vendas > Notas fiscais de produto, a nota 4439 terá a situação NF não encontrada.
- Para acessar as notas fiscais de importação já emitidas e baixar o PDF da nota, acesse Compras > Notas Fiscais de Importação.
Suas notas fiscais serão separadas por mês, conforme a data de emissão de cada nota.
Atenção!
No relatório em Excel será gerada uma linha com os totais da nota e uma nova linha para cada produto da nota, ou seja, cada produto da nota estará separado por linha.
Assim você terá uma análise bem detalhada das informações.
As notas fiscais de serviço (NFS-e) emitidas ou recebidas na Conta Azul podem ser salvas em seu computador com poucos cliques, permitindo que você ganhe tempo para focar no seu negócio.
Importante!
A Conta Azul disponibilizará os arquivos em PDF e/ou XML das NFS-e que estiverem disponíveis no ERP.
Acesse Vendas > Notas fiscais de serviço > Mais Ações > Fazer download das NFS-e. Na próxima tela, escolha o mês com as notas que deseja salvar.
Clique em Gerar arquivo, aguarde até que o documento seja gerado, assim que estiver pronto, clique em Fazer download.
Uma pasta será gerada em seu computador com duas pastas: uma com o PDF das notas e outra com o XML das mesmas. Dentro das pastas, as notas serão organizadas por: Emitidas, Recebidas, Canceladas e Canceladas manualmente.
Dica!
Caso a pasta seja salva apenas com os arquivos em XML, isso significa que sua prefeitura não disponibiliza o PDF das NFS-e.
Caso tenha gerado o download durante o mês e houver alterações nas NFS-e de um arquivo já gerado, a situação do arquivo aparecerá como Desatualizado. Neste caso, clique em Atualizar arquivo, a situação do arquivo será alterada para Em andamento.
Assim que o arquivo estiver pronto, clique em Fazer download para salvar a pasta atualizada.
Importante!
Empresas de Brasília (DF) podem salvar NFS-e emitidas e/ou recebidas a partir de janeiro de 2023, anterior a este período, não será possível salvar as NFS-es em lote.
Se no mês selecionado não houver NFS-e emitida ou recebida, você verá a mensagem Nenhum resultado foi encontrado e o totalizador mostrará que não existem arquivos para serem salvos.
Nos dias úteis o download do backup não está disponível entre 05h e 19h.
Desta forma, nos dias úteis se acessar Meu plano, em Minha conta entre 05h e 19h será apresentada a mensagem:
Não é possível realizar o Backup agora
Por questões técnicas, seu backup só pode ser realizado entre 19h e 05h. Tente novamente neste período.
Em casos de cancelamento da assinatura ou pendência financeira, após 90 (noventa) dias contados do vencimento do valor não pago, nos reservamos ao direito de apagar de forma definitiva e irrecuperável todas as suas informações armazenadas na Conta Azul.
Ou seja, dentro de 90 (noventa) dias contados do vencimento do valor não pago, você poderá realizar o backup das suas informações.
Neste caso, o usuário administrador da conta deve solicitar o backup diretamente para nossa equipe.
Para isso, fale com nosso time de suporte.
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