Este guia reúne as respostas rápidas sobre backup na Conta Azul Pro: como gerar, quem pode fazer, quando baixar, o que vem no arquivo, como abrir as planilhas e como exportar seleções (cadastros, financeiros e notas). Se tiver dúvidas, abra o tópico desejado abaixo.
Atenção!
Somente o usuário com perfil de Administrador diretamente pela CA Pro pode realizar o backup completo da Conta Azul.
Outros usuários podem exportar apenas os dados aos quais têm acesso.
1. Como fazer o backup de uma conta e importar as informações em outra conta?
O backup manual é salvo em .csv e traz os dados compilados em planilhas.
Essas planilhas não podem ser importadas para o ERP. Para importar dados, copie as informações para as planilhas modelo de importação.
2. É possível escolher o período do backup?
Ao realizar o backup, as informações salvas no ERP de todo o período serão exportadas.
Os arquivos gerados apresentam: pessoas (clientes, fornecedores e transportadoras), produtos, notas fiscais de produto, negociações (vendas e orçamentos), movimentos financeiros e XML de NF-e e NFC-e emitidas.
Dados de NFS-e não são exportados. Para isso, faça o download em lote. Disponível apenas para contas ativas; contas inativas devem baixar no portal da prefeitura.
3. Como fazer o backup dos anexos salvos no financeiro?
Os anexos salvos nos lançamentos financeiros podem ser exportados apenas pelo contador conectado à sua Conta Azul.
Para realizar o download de anexos, o parceiro deve acessar a Conta Azul Mais e:
- Clicar em Clientes > Meus clientes.
- Na lista, localizar a conta do cliente.
- Clicar em Ações > Anexos para download.
- Informar a data inicial e a data final.
- Clicar em Baixar anexos.
Uma pasta será criada no computador, com documentos separados por data.
Atenção!
O download estará disponível para intervalos de 3 em 3 meses.
Exemplo: de 01/04 a 01/08 não será realizado o download. Faça 01/04 a 01/07 e depois 02/07 a 01/08 para cobrir todo o período.
4. Como fazer o backup apenas das notas fiscais de produto?
Para listar e exportar notas de produto, acesse Produtos > Notas fiscais de produto.
As notas ficam separadas por mês, conforme a data de emissão. Você pode filtrar por Nome do Cliente ou Número da Nota.
No cabeçalho, em Ações, você pode:
- Enviar as NFe’s para o contador (emitidas e canceladas).
-
Exportar Planilha (Excel) com cliente, número, produtos e impostos.
Na planilha, a coluna Cliente traz o destinatário da NF-e, podendo exibir o nome da sua empresa.
Importante!
O totalizador Notas Pendentes reúne notas com Falha ao transmitir, Prontas para o envio e em Rascunho.
Na lista da NF-e, em Ações ⌵ de cada nota, é possível:
- Download da DANFE (PDF)
- Download do XML
- Cancelar Nota Fiscal
- Emitir carta de correção
- Gerar NF-e de devolução
Se sua empresa emite notas fiscais de importação, a numeração das NF-e de produto será ajustada automaticamente.
-
Exemplo: se a última NF-e de venda foi 4438 e a próxima emissão for de importação, ela terá o número 4439 e pode aparecer como NF não encontrada em Produtos > Notas fiscais de produto.
-
Para acessar as notas de importação e baixar o PDF, acesse Compras > Notas Fiscais de Importação.
As notas são separadas por mês, conforme a data de emissão.
Atenção!
No Excel será gerada uma linha com os totais da nota e uma nova linha para cada produto. Isso permite uma análise detalhada.
5. Como fazer o backup apenas das notas fiscais de serviço?
As NFS-e emitidas ou recebidas na Conta Azul podem ser salvas em PDF e/ou XML conforme disponibilidade da prefeitura.
Importante!
O download de NFS-e é disponibilizado apenas para contas ativas. Caso sua conta esteja inativa, baixe diretamente no portal da prefeitura.
Para fazer o download em lote de suas NFS-e:
- Acesse Serviços > Notas fiscais de serviço.
-
Clique em Mais Ações > Fazer download das NFS-e.
- Na próxima tela, escolha o mês desejado.
-
Clique em Gerar arquivo e aguarde a geração.
-
Quando estiver pronto, clique em Fazer download.
O arquivo terá duas pastas: PDF e XML, organizadas por Emitidas, Recebidas, Canceladas e Canceladas manualmente.
Dica!
Se a pasta vier apenas com XML, sua prefeitura não disponibiliza PDF das NFS-e.
Se ocorrerem alterações nas NFS-e após um arquivo já gerado, ele ficará como Desatualizado.
Clique em Atualizar arquivo; a situação mudará para Em andamento. Ao concluir, clique em Fazer download.
Importante!
Empresas de Brasília (DF) podem salvar NFS-e emitidas e/ou recebidas a partir de janeiro de 2023. Antes disso, não há geração em lote.
Se o mês selecionado não tiver NFS-e, aparecerá Nenhum resultado foi encontrado e não haverá arquivos para salvar.
6. O que significa o erro “Não é possível realizar o Backup agora”?
Nos dias úteis o download do backup não está disponível entre 05h e 19h.
Nesse período, ao acessar Meu plano > Backup da conta, aparecerá a mensagem abaixo. Tente novamente entre 19h e 05h.
Não é possível realizar o Backup agora
Por questões técnicas, seu backup só pode ser realizado entre 19h e 05h. Tente novamente neste período.
7. Após o cancelamento da minha assinatura, em quanto tempo poderei acessar o backup?
Em cancelamento de assinatura ou pendência financeira, após 90 dias do vencimento não pago, poderemos apagar definitivamente suas informações.
Ou seja, dentro de 90 dias contados do vencimento do valor não pago você ainda pode realizar o backup das suas informações.
8. Estou com a conta bloqueada, como consigo realizar o backup?
Nesse caso, o usuário administrador deve fazer o login e clicar em Fazer backup da conta.
Na sequencia, abrir as opções em Selecione um horário disponível para criarmos seu arquivo de backup e para concluir, clicar em Confirmar backup.
Após a conclusão, você poderá fazer download dos arquivos em até 3 dias.
Passado o período de 90 dias de bloqueio, não existe mais acesso ao backup antigo nem possibilidade de gerar um novo.
Comentários
0 comentário