Perguntas frequentes | Backup

Para realizar o backup dos dados:

1. Acesse Configurações e plano > Meu plano.
2. No menu Backup da conta, clique em Fazer backup da conta.

3. Selecione o horário para agendar a geração do backup. O arquivo é gerado fora do horário comercial e você receberá um e-mail quando estiver pronto para download.
   
   Dentro deste arquivo haverá várias planilhas .csv com os dados da sua empresa.
    

   

    

4. Quando o backup estiver disponível, você receberá o e-mail Seu backup já está disponível.
5. Para baixar, clique em Acessar backup > Fazer download.

Nos dias úteis o download do backup não está disponível entre 05h e 19h, mas nesse horário você pode agendar o backup.

O backup estará disponível para agendamento entre 19h e 04h. Nos finais de semana, é possível fazer o backup em qualquer horário.

Após realizar o backup, será salvo em seu computador um arquivo .zip.

Dentro dele haverá várias planilhas .csv com os dados da sua empresa. Os arquivos gerados apresentam:

• Pessoas: dados completos de clientes, fornecedores e transportadoras.
• Produtos: cadastros de serviços e produtos (inclui NCM; não inclui código EAN).
• Nota fiscal de produto: data, número e série, cliente, status, natureza de operação e valor.
  
  Dados de notas fiscais de serviço não são exportados no backup. Nesse caso, faça o download em lote das NFS-e.
  
  O download de NFS-e é disponibilizado apenas para contas ativas; contas inativas devem baixar diretamente no portal da prefeitura.
   
• Negociações: dados de vendas e orçamentos (nome, datas, número, total, desconto, forma de pagamento, transportadora e frete, observações, produto, código, quantidade, custo). Esse arquivo traz informações sobre vendas e orçamentos de produto.
• Movimentos financeiros: todos os lançamentos financeiros.
  
  O download dos anexos é realizado apenas pelo contador quando conectado ao ERP Conta Azul.
   
• Notas Fiscais: download do XML das notas de produto (NF-e e NFC-e) emitidas.
  
  Dados de NFS-e não são exportados no backup. Utilize o download em lote.

As notas de compras importadas via XML ou automaticamente não são exportadas no backup.

O backup manual é salvo em .csv e traz os dados compilados em planilhas.

Essas planilhas não podem ser importadas para o ERP. Para importar dados, copie as informações para as planilhas modelo de importação.

Ao realizar o backup, as informações salvas no ERP de todo o período serão exportadas.

Os arquivos gerados apresentam: pessoas (clientes, fornecedores e transportadoras), produtos, notas fiscais de produto, negociações (vendas e orçamentos), movimentos financeiros e XML de NF-e e NFC-e emitidas.

Dados de NFS-e não são exportados. Para isso, faça o download em lote. Disponível apenas para contas ativas; contas inativas devem baixar no portal da prefeitura.

Veja como abrir os .csv no Excel, LibreOffice ou Planilhas Google.

Para exportar seus clientes, acesse Produtos ou Serviços > Cadastros > Clientes. Clique em Exportar e escolha CSV, XLSX ou XML.

Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.

O arquivo exportado apresentará apenas os dados de clientes ativos:

• Nome; Razão social; CNPJ/CPF/ID Estrangeiro; Data de criação; Observações; Status/Situação; Código do cliente
• Inscrição Estadual; E-mail principal; Telefone principal; Data fundação ou aniversário
• CEP; Estado; Cidade; Endereço; Número; Bairro; Complemento
• Nome de contato; E-mail de contato

Para exportar seus produtos, acesse Estoque > Cadastros > Produtos. Clique em Exportar e escolha o formato CSV.

Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.

O arquivo exportado apresentará os dados de produtos ativos e inativos:

• Código do produto; Código de barras (EAN); Nome do produto
• Valor de venda; Quantidade em estoque; Quantidade mínima; Quantidade máxima
• Observações

Apenas pelo backup é possível exportar a listagem dos produtos com NCM.

Para exportar seus serviços, acesse Produtos ou Serviços > Cadastros > Serviços. Clique em Exportar e escolha Excel, CSV ou XML.

Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.

O arquivo exportado apresentará: nome do serviço, valor de custo e valor de venda.

Para exportar suas transportadoras, acesse Produtos ou Serviços > Cadastros > Transportadoras. Clique em Exportar e escolha CSV, XLSX ou XML.

Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.

O arquivo exportado apresentará:

• Nome; Razão social; CNPJ/CPF/ID Estrangeiro; Data de criação; Observações; Status/Situação; Código da transportadora
• Inscrição Estadual; E-mail principal; Telefone principal; Data fundação ou aniversário
• CEP; Estado; Cidade; Endereço; Número; Bairro; Complemento
• Nome de contato; E-mail de contato

Para exportar seus fornecedores, acesse Compras > Cadastros > Fornecedores. Clique em Exportar e escolha CSV, XLSX ou XML.

Se clicar em Imprimir, você poderá salvar em PDF a lista que aparece na primeira página filtrada.

O arquivo exportado apresentará:

• Nome; Razão social; CNPJ/CPF/ID Estrangeiro; Data de criação; Observações; Status/Situação; Código do fornecedor
• Inscrição Estadual; E-mail principal; Telefone principal; Data fundação ou aniversário
• CEP; Estado; Cidade; Endereço; Número; Bairro; Complemento
• Nome de contato; E-mail de contato

Antes de exportar as movimentações financeiras, escolha como pretende organizar as informações.

Acesse Financeiro e clique sobre o relatório que atende sua necessidade:

• Visão de competência: dados consolidados, independentemente de parcelamentos, apresentados na data de competência.
• Contas a pagar e contas a receber: valores apresentados pela data de vencimento.
• Extrato de movimentação: dados apresentados pela data de baixa (pagamento ou recebimento).

Ou seja:

• Em Visão de competência, você vê os lançamentos.
• Em Contas a Pagar e Receber, as parcelas do lançamento.
• Em Extrato de movimentações, as baixas das parcelas.

Em qualquer uma dessas telas, no canto superior há o atalho Exportar, que salva o arquivo em formato XLS.

Após o download, o arquivo exportado apresentará:

• Visão de competência: data de competência, tipo do lançamento, recorrência, descrição, identificador do fornecedor/cliente, nome do fornecedor/cliente, código referência, valor (R$), número de parcelas, observações, categoria 1 e valor, centro de custo 1 e valor.
• Contas a Pagar e Receber: identificador do cliente, nome do cliente, código referência, data de competência, data de vencimento, data prevista, recorrência, descrição, agendado, valor original da parcela (R$), forma de recebimento/pagamento, valor recebido/pago (R$), juros realizado (R$), multa realizada (R$), desconto realizado (R$), valor total recebido/pago (R$), valor em aberto (R$), juros previsto (R$), multa prevista (R$), desconto previsto (R$), total em aberto (R$), conta bancária, data do último pagamento/recebimento, observações, categoria 1 e valor.
• Extrato de movimentação: data movimento, identificador do fornecedor/cliente, nome do fornecedor/cliente, recorrência, descrição, agendado, tipo da operação, conta bancária, forma de pagamento/recebimento, valor (R$), saldo conta (R$), situação, valor original (R$), juros (R$), multa (R$), desconto (R$), taxas (R$), data de competência, data original de vencimento, data prevista, observações, categoria 1 e valor, centro de custo 1 e valor, centro de custo 2 e valor, categoria 2 e valor.

Os anexos salvos nos lançamentos financeiros podem ser exportados apenas pelo contador conectado à sua Conta Azul.

Para realizar o download de anexos, o parceiro deve acessar a Conta Azul Mais e:

1. Clicar em Clientes > Meus clientes.
2. Na lista, localizar a conta do cliente.
3. Clicar em Ações > Anexos para download.
4. Informar a data inicial e a data final.
5. Clicar em Baixar anexos.

Uma pasta será criada no computador, com documentos separados por data.

Para listar e exportar notas de produto, acesse Produtos > Notas fiscais de produto.

As notas ficam separadas por mês, conforme a data de emissão. Você pode filtrar por Nome do Cliente ou Número da Nota.

No cabeçalho, em Ações, você pode:

• Enviar as NFe’s para o contador (emitidas e canceladas).
• Exportar Planilha (Excel) com cliente, número, produtos e impostos.
  Na planilha, a coluna Cliente traz o destinatário da NF-e, podendo exibir o nome da sua empresa.

Na lista da NF-e, em Ações ⌵ de cada nota, é possível:

• Download da DANFE (PDF)
• Download do XML
• Cancelar Nota Fiscal
• Emitir carta de correção
• Gerar NF-e de devolução

Se sua empresa emite notas fiscais de importação, a numeração das NF-e de produto será ajustada automaticamente.

• Exemplo: se a última NF-e de venda foi 4438 e a próxima emissão for de importação, ela terá o número 4439 e pode aparecer como NF não encontrada em Produtos > Notas fiscais de produto.
  
  
   
• Para acessar as notas de importação e baixar o PDF, acesse Compras > Notas Fiscais de Importação.
  
  
  
  As notas são separadas por mês, conforme a data de emissão.

As NFS-e emitidas ou recebidas na Conta Azul podem ser salvas em PDF e/ou XML conforme disponibilidade da prefeitura.

Para fazer o download em lote de suas NFS-e:

1. Acesse Serviços > Notas fiscais de serviço.
2. Clique em Mais Ações > Fazer download das NFS-e.
   
   
3. Na próxima tela, escolha o mês desejado.
4. Clique em Gerar arquivo e aguarde a geração.
   
   
5. Quando estiver pronto, clique em Fazer download.
   
   

O arquivo terá duas pastas: PDF e XML, organizadas por Emitidas, Recebidas, Canceladas e Canceladas manualmente.

Se ocorrerem alterações nas NFS-e após um arquivo já gerado, ele ficará como Desatualizado. Clique em Atualizar arquivo; a situação mudará para Em andamento. Ao concluir, clique em Fazer download.

Se o mês selecionado não tiver NFS-e, aparecerá Nenhum resultado foi encontrado e não haverá arquivos para salvar.

Nos dias úteis o download do backup não está disponível entre 05h e 19h.

Nesse período, ao acessar Meu plano > Backup da conta, aparecerá a mensagem abaixo. Tente novamente entre 19h e 05h.

Em cancelamento de assinatura ou pendência financeira, após 90 dias do vencimento não pago, poderemos apagar definitivamente suas informações.

Ou seja, dentro de 90 dias contados do vencimento do valor não pago você ainda pode realizar o backup das suas informações.

Nesse caso, o usuário administrador deve solicitar o backup diretamente para nossa equipe.

Para isso, fale com nosso time de suporte.