Como gerenciar implantação e mensalidades de serviços recorrentes

Se a sua empresa presta serviços como desenvolvimento e manutenção de software (TI), publicidade, marketing ou produção de conteúdo, é comum que você cobre um valor de implantação inicial e posteriormente a mensalidade de manutenção recorrente.

Além dos pagamentos, a emissão das notas fiscais também pode depender desta variação de valores. Em alguns casos, as empresas desejam emitir apenas uma cobrança e nota fiscal (implantação + mensalidade) para que o seu cliente não se confunda com muitas faturas. 

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços prestados pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Implantação: R$ 2.000,00 (R$200,00 em 10 meses)
  • Mensalidades: R$100,00 (R$100,00 em 24 meses)

Nesse caso vamos diluir o valor da implantação em 10 meses e somar à mensalidade.

Lance na Conta Azul:

  • Implantação parcelada em 10 meses somada às mensalidades: R$ 300,00 x 10
  • Mensalidades restantes a partir do 11° mês: R$ 100,00

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você crie um contrato de venda recorrente informando os serviços de implantação e mensalidade de acordo com o prazo acordado com o cliente.

Após o término da cobrança de implantação somada à mensalidade, ou seja, no primeiro mês que será cobrada somente a mensalidade, acesse o contrato e remova o serviço de implantação.

 

Atenção!

Não recomendamos registrar:

  • Informar no contrato apenas o valor total da implantação e mensalidade sem detalhar os serviços.

    Com o detalhamento, seu cliente terá clareza sobre as cobranças.

 

Conheça o passo a passo para lançar um contrato de maneira que você gere as cobranças e notas fiscais.

 

Registrar o contrato (venda recorrente)

1. Contrato (venda recorrente)

Crie um contrato detalhando os serviços prestados, como implantação e mensalidade, conforme o prazo acordado com o cliente. Separe os serviços entre implantação e mensalidades para simplificar a compreensão no contrato.

 

Importante!

O valor cobrado nas vendas recorrentes do contrato será sempre mensal, e não o total do serviço.

 

Para isso lançar um contrato:

  1. Acesse Vendas > Contrato > Novo contrato, ou clique em + Novo > Contrato

  2. Preencha as informações do contrato

  3. Defina a categoria financeira referente a prestação do serviço (exemplo: Implantação, mensalidade, upgrade)

  4. Em Itens da venda, informe o serviço da implantação

  5. Clique em + Adicionar nova linha e informe o valor de mensalidade

    Por exemplo: 

    Serviço 1: Implantação R$200,00

    Serviço 2: Mensalidade R$100,00 

    Total do Contrato = R$300,00

    contrato1.gif

  6. Complete o preenchimento do contrato

  7. Para concluir, clique em Salvar

contrato2.gif

 

Dica!

Para facilitar a gestão do contrato, recomendamos:

 

2. Edição do contrato (venda recorrente)

Para garantir que você mantenha o valor da implantação apenas nas parcelas combinadas e a mensalidade nas parcelas restantes e não perca o prazo de término do pagamento, edite o contrato logo após a criação:

 

  1. Acesse Vendas > Contratos

  2. Localize o contrato desejado e clique sobre ele

  3. Na tela de Histórico do contrato (logo abaixo do contrato), encontre a primeira parcela que será cobrada apenas a mensalidade (por exemplo: Contrato 13 de 24) e clique em Ver detalhes

  4. Ao abrir a parcela, clique em Ações da venda > Editar a venda

  5. Clique em Editar essa e as próximas vendas do contrato > Confirmar

  6. Em Itens da venda, linha correspondente à implantação, clique em x Remover

  7. Para concluir, clique em Salvar:

contrato2.gif

 

Com a remoção do serviço "implantação", essa e as próximas cobranças serão geradas apenas com o valor da mensalidade.

 

Gerar cobranças

Na Conta Azul você tem vários recursos para evitar a inadimplência garantindo que seus clientes recebam as faturas pontualmente e ajudando a manter o fluxo de caixa do seu negócio.

Na criação do contrato você pode ativar a emissão e envio automático da fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e.

Se preferir emitir a cobrança manualmente, assim que a venda for gerada você poderá enviar ao seu cliente.

 

Importante!

Se emitir boleto por seu banco, e não por Cobranças da Conta Azul, gere o arquivo de remessa e envie à instituição financeira após emissão das cobranças.

 

Emissão de NFS-e

Toda NFS-e emitida na Conta Azul deve ser gerada a partir de uma venda e conforme a data da venda preenchida na criação do contrato, as vendas recorrentes serão criadas pelo ERP.

Com as vendas criadas, você pode gerar a NFS-e em poucos cliques ou habilitar a emissão automática de NFS-e.

 

Importante!

Uma vez que você lançou o contrato das vendas recorrentes, a primeira NFS-e deve ser emitida manualmente para que as próximas tenham emissão e envio automáticos.

 

Compras e fornecedores

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar as peças utilizadas na sua prestação do serviço.

Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.

 

Dica! 

Caso não gere vendas dos produtos, atualize manualmente a saída das peças do estoque.

Financeiro

Uma vez que o seu recebimento já foi lançado como venda recorrente, ou seja, na criação automática dos contratos, os valores das vendas serão lançados diretamente no contas a receber.

Entenda como ratear os valores em diferentes categorias financeiras ou centros de custo para controlar as receitas de forma rápida e eficiente, com apenas alguns cliques.

 

Dica!

No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.

Por serem apenas previsões, não podem ser editadas ou gerar boletos.

Você pode antecipar as vendas conforme sua necessidade, no entanto, para o seu cenário, recomendamos aguardar a criação da recorrência (venda) e fazer a edição no contas a receber.

 

Rateio por categoria ou centro de custo

O rateio por categoria ou centro de custo ajuda a separar os recebíveis por contrato, permitindo identificar quanto foi recebido de mensalidade e quanto foi recebido de implantação de cada cliente.

O rateio só será possível após a criação automática da venda, por isso, recomendamos aguardar a criação da recorrência (venda) e fazer a edição no contas a receber.

Na imagem abaixo, as vendas dos meses 07 e 08 ainda não foram geradas, neste exemplo, seria possível ratear categoria ou centro de custo apenas no lançamento financeiro do mês 06:

 

Para habilitar o rateio de categorias financeiras de um lançamento já criado:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Encontre recebimento gerado a partir da venda recorrente

  3. Clique em Ações > Editar lançamentos

  4. Clique em Habilitar rateio > + Adicionar categoria

  5. Selecione a categoria financeira ou clique em Adicionar nova categoria e lance na Conta Azul uma nova categoria financeira

  6. Ajuste os valores de acordo com o respectivo serviço

  7. Para concluir, clique em Salvar:

contrato2.gif

 

Se necessário, faça também o rateio de centro de custos.

 

Controlar receitas por serviços

Para realizar a análise de receitas por serviços:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Clique em Mais filtros > Categoria

  3. Selecione a categoria do seu contrato e clique em Aplicar

  4. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

contrato2.gif

 

Atenção!

  • No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.

    Por serem apenas previsões, não aparecem nos relatórios financeiros antes da automação.

  • No financeiro, não é possível visualizar os serviços cadastrados no contrato.

  • Aplicando o filtro de categoria, todos os lançamentos com a categoria escolhida serão exibidos, facilitando a análise financeira. Se preferir, aplique outros filtros para refinar a busca.

  • Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por categoria.
Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Atenção!

No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.

Por serem apenas previsões, não aparecem nos relatórios antes da automação.

 

Relatório Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas. O relatório fornece uma visão clara dos recebimentos por categorias financeiras, ajudando a monitorar o desempenho financeiro e a identificar áreas de melhoria

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

Para realizar a análise de recebimentos:

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimentos

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por Categoria, clique na aba categoria, encontre o categoria e clique sobre ela.

arec.gif

 

Mais vendidos

O relatório de mais vendidos proporciona uma visão detalhada dos serviços mais prestados em um determinado período, permitindo acompanhar o faturamento separando seus serviços, Para o seu cenário, implantação e mensalidade.

Antes da automação, não aparecem nos relatórios por serem apenas previsões.

 

Para realizar a análise de itens mais vendidos:

  1. Acesse Relatórios > Vendas > Mais vendidos

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. Clique em Gerar relatório

  4. As informações será distribuídas em colunas:

    Produtos/Serviços - nome de cada produto ou serviço vendido.
    Quantidade - indica quantos foram vendidos no período.
    Valor Faturado - total de faturamento de cada item.
    Percentual Faturado (%) - sobre valor faturado para cada item, mas em percentual.
    Valor Total - demonstra a soma total dos produtos e serviços vendidos.

 

 

Importante!

Na coluna Valor faturado será apresentado o último valor que foi vendido.

 

Itens por cliente

Neste relatório de itens por clientes, é fácil identificar quais serviços cada cliente adquiriu. Ele permite filtrar tanto por cliente quanto por item, facilitando a análise detalhada.

Para realizar a análise de itens por cliente:

  1. Acesse Relatórios > Vendas > Itens por cliente

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. Se necessário, aplique o filtro de clientes e itens

  4. Clique em Gerar relatório:

 

Importante!

O relatório Itens por cliente considera a visão de competência, ou seja, a data de criação da venda e não o vencimento do recebimento gerado.

 

Extrato de movimentações

O Extrato de Movimentações é o lugar mais recomendado para acompanhar o resultado de entradas e saídas, para isso:

  1. Acesse Financeiro > Extrato de movimentações

  2. Clique em Mais filtros > Centro de custo

  3. Selecione o centro de custo e clique em Aplicar

  4. Em Mais filtros, clique sobre Tipo e selecione Despesa e Receita

  5. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

finan.gif

 

Importante!

Aplicando o filtro, todos os lançamentos que possuem o centro de custo escolhido serão apresentados.

Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por centro de custo. 

 

Na planilha baixada, você terá a visão dos valores rateados - de parcelas já baixadas e também as que estão em aberto:

rela.gif

 

Dica! 

Atente-se aos filtros aplicados por data e situação, para entender quais os valores por centro de custo estão em atraso, em aberto ou quitados. 

 

Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$), você terá o total do lançamento:

 

Nas últimas colunas da planilha, caso exista rateio de categoria e/ou centro de custo, os valores serão destacados individualmente conforme a divisão realizada no lançamento:

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