Se a sua empresa presta serviços como desenvolvimento e manutenção de software (TI), publicidade, marketing ou produção de conteúdo, é comum que você cobre um valor de implantação inicial e posteriormente a mensalidade de manutenção recorrente.
Além dos pagamentos, a emissão das notas fiscais também pode depender desta variação de valores. Em alguns casos, as empresas desejam emitir apenas uma cobrança e nota fiscal (implantação + mensalidade) para que o seu cliente não se confunda com muitas faturas.
Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços prestados pode ser realizada no Conta Azul.
Vamos utilizar um exemplo:
- Implantação: R$ 2.000,00 (R$200,00 em 10 meses)
- Mensalidades: R$100,00 (R$100,00 em 24 meses)
Nesse caso vamos diluir o valor da implantação em 10 meses e somar à mensalidade.
Lance na Conta Azul:
- Implantação parcelada em 10 meses somada às mensalidades: R$ 300,00 x 10
- Mensalidades restantes a partir do 11° mês: R$ 100,00
Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:
Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você crie um contrato de venda recorrente informando os serviços de implantação e mensalidade de acordo com o prazo acordado com o cliente.
Após o término da cobrança de implantação somada à mensalidade, ou seja, no primeiro mês que será cobrada somente a mensalidade, acesse o contrato e remova o serviço de implantação.
Atenção!
Não recomendamos registrar:
- Informar no contrato apenas o valor total da implantação e mensalidade sem detalhar os serviços.
Com o detalhamento, seu cliente terá clareza sobre as cobranças.
Conheça o passo a passo para lançar um contrato de maneira que você gere as cobranças e notas fiscais.
Registrar o contrato (venda recorrente)
1. Contrato (venda recorrente)
Crie um contrato detalhando os serviços prestados, como implantação e mensalidade, conforme o prazo acordado com o cliente. Separe os serviços entre implantação e mensalidades para simplificar a compreensão no contrato.
Importante!
O valor cobrado nas vendas recorrentes do contrato será sempre mensal, e não o total do serviço.
Para isso lançar um contrato:
- Acesse Vendas > Contrato > Novo contrato, ou clique em + Novo > Contrato
-
Preencha as informações do contrato
- Defina a categoria financeira referente a prestação do serviço (exemplo: Implantação, mensalidade, upgrade)
- Em Itens da venda, informe o serviço da implantação
- Clique em + Adicionar nova linha e informe o valor de mensalidade
Por exemplo:
Serviço 1: Implantação R$200,00
Serviço 2: Mensalidade R$100,00
Total do Contrato = R$300,00
- Complete o preenchimento do contrato
- Para concluir, clique em Salvar
Dica!
Para facilitar a gestão do contrato, recomendamos:
- Automatizar o envio das faturas, cobranças e notas fiscais.
- Ativar os lembretes de vencimento para que seu cliente receba notificações por WhatsApp, SMS e e-mail.
2. Edição do contrato (venda recorrente)
Para garantir que você mantenha o valor da implantação apenas nas parcelas combinadas e a mensalidade nas parcelas restantes e não perca o prazo de término do pagamento, edite o contrato logo após a criação:
- Acesse Vendas > Contratos
-
Localize o contrato desejado e clique sobre ele
-
Na tela de Histórico do contrato (logo abaixo do contrato), encontre a primeira parcela que será cobrada apenas a mensalidade (por exemplo: Contrato 13 de 24) e clique em Ver detalhes
- Ao abrir a parcela, clique em Ações da venda > Editar a venda
- Clique em Editar essa e as próximas vendas do contrato > Confirmar
- Em Itens da venda, linha correspondente à implantação, clique em x Remover
- Para concluir, clique em Salvar:
Com a remoção do serviço "implantação", essa e as próximas cobranças serão geradas apenas com o valor da mensalidade.
Gerar cobranças
Na Conta Azul você tem vários recursos para evitar a inadimplência garantindo que seus clientes recebam as faturas pontualmente e ajudando a manter o fluxo de caixa do seu negócio.
Na criação do contrato você pode ativar a emissão e envio automático da fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e.
Se preferir emitir a cobrança manualmente, assim que a venda for gerada você poderá enviar ao seu cliente.
Importante!
Se emitir boleto por seu banco, e não por Cobranças da Conta Azul, gere o arquivo de remessa e envie à instituição financeira após emissão das cobranças.
Emissão de NFS-e
Toda NFS-e emitida na Conta Azul deve ser gerada a partir de uma venda e conforme a data da venda preenchida na criação do contrato, as vendas recorrentes serão criadas pelo ERP.
Com as vendas criadas, você pode gerar a NFS-e em poucos cliques ou habilitar a emissão automática de NFS-e.
Importante!
Uma vez que você lançou o contrato das vendas recorrentes, a primeira NFS-e deve ser emitida manualmente para que as próximas tenham emissão e envio automáticos.
A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar as peças utilizadas na sua prestação do serviço.
Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.
Dica!
Caso não gere vendas dos produtos, atualize manualmente a saída das peças do estoque.
Uma vez que o seu recebimento já foi lançado como venda recorrente, ou seja, na criação automática dos contratos, os valores das vendas serão lançados diretamente no contas a receber.
Entenda como ratear os valores em diferentes categorias financeiras ou centros de custo para controlar as receitas de forma rápida e eficiente, com apenas alguns cliques.
Dica!
No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.
Por serem apenas previsões, não podem ser editadas ou gerar boletos.
Você pode antecipar as vendas conforme sua necessidade, no entanto, para o seu cenário, recomendamos aguardar a criação da recorrência (venda) e fazer a edição no contas a receber.
Rateio por categoria ou centro de custo
O rateio por categoria ou centro de custo ajuda a separar os recebíveis por contrato, permitindo identificar quanto foi recebido de mensalidade e quanto foi recebido de implantação de cada cliente.
O rateio só será possível após a criação automática da venda, por isso, recomendamos aguardar a criação da recorrência (venda) e fazer a edição no contas a receber.
Na imagem abaixo, as vendas dos meses 07 e 08 ainda não foram geradas, neste exemplo, seria possível ratear categoria ou centro de custo apenas no lançamento financeiro do mês 06:
Para habilitar o rateio de categorias financeiras de um lançamento já criado:
- Acesse Financeiro > Contas a receber
- Encontre recebimento gerado a partir da venda recorrente
- Clique em Ações > Editar lançamentos
- Clique em Habilitar rateio > + Adicionar categoria
- Selecione a categoria financeira ou clique em Adicionar nova categoria e lance na Conta Azul uma nova categoria financeira
- Ajuste os valores de acordo com o respectivo serviço
- Para concluir, clique em Salvar:
Se necessário, faça também o rateio de centro de custos.
Controlar receitas por serviços
Para realizar a análise de receitas por serviços:
- Acesse Financeiro > Contas a receber
-
Clique em Mais filtros > Categoria
-
Selecione a categoria do seu contrato e clique em Aplicar
-
Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:
Atenção!
- No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.
Por serem apenas previsões, não aparecem nos relatórios financeiros antes da automação.
- No financeiro, não é possível visualizar os serviços cadastrados no contrato.
- Aplicando o filtro de categoria, todos os lançamentos com a categoria escolhida serão exibidos, facilitando a análise financeira. Se preferir, aplique outros filtros para refinar a busca.
- Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por categoria.
Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:
Atenção!
No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.
Por serem apenas previsões, não aparecem nos relatórios antes da automação.
Relatório Análise de recebimento
O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas. O relatório fornece uma visão clara dos recebimentos por categorias financeiras, ajudando a monitorar o desempenho financeiro e a identificar áreas de melhoria
O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.
Para realizar a análise de recebimentos:
-
Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimentos
-
Nesta tela, filtre por Período
-
As informações serão carregadas em tela para sua análise
-
Para saber o total por Categoria, clique na aba categoria, encontre o categoria e clique sobre ela.
Mais vendidos
O relatório de mais vendidos proporciona uma visão detalhada dos serviços mais prestados em um determinado período, permitindo acompanhar o faturamento separando seus serviços, Para o seu cenário, implantação e mensalidade.
Antes da automação, não aparecem nos relatórios por serem apenas previsões.
Para realizar a análise de itens mais vendidos:
-
Acesse Relatórios > Vendas > Mais vendidos
-
Nesta tela, filtre por Período
- Clique em Gerar relatório
-
As informações será distribuídas em colunas:
Produtos/Serviços - nome de cada produto ou serviço vendido.
Quantidade - indica quantos foram vendidos no período.
Valor Faturado - total de faturamento de cada item.
Percentual Faturado (%) - sobre valor faturado para cada item, mas em percentual.
Valor Total - demonstra a soma total dos produtos e serviços vendidos.
Importante!
Na coluna Valor faturado será apresentado o último valor que foi vendido.
Itens por cliente
Neste relatório de itens por clientes, é fácil identificar quais serviços cada cliente adquiriu. Ele permite filtrar tanto por cliente quanto por item, facilitando a análise detalhada.
Para realizar a análise de itens por cliente:
- Acesse Relatórios > Vendas > Itens por cliente
-
Nesta tela, filtre por Período
- Se necessário, aplique o filtro de clientes e itens
- Clique em Gerar relatório:
Importante!
O relatório Itens por cliente considera a visão de competência, ou seja, a data de criação da venda e não o vencimento do recebimento gerado.
Extrato de movimentações
O Extrato de Movimentações é o lugar mais recomendado para acompanhar o resultado de entradas e saídas, para isso:
- Acesse Financeiro > Extrato de movimentações
- Clique em Mais filtros > Centro de custo
- Selecione o centro de custo e clique em Aplicar
- Em Mais filtros, clique sobre Tipo e selecione Despesa e Receita
- Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:
Importante!
Aplicando o filtro, todos os lançamentos que possuem o centro de custo escolhido serão apresentados.
Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por centro de custo.
Na planilha baixada, você terá a visão dos valores rateados - de parcelas já baixadas e também as que estão em aberto:
Dica!
Atente-se aos filtros aplicados por data e situação, para entender quais os valores por centro de custo estão em atraso, em aberto ou quitados.
Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$), você terá o total do lançamento:
Nas últimas colunas da planilha, caso exista rateio de categoria e/ou centro de custo, os valores serão destacados individualmente conforme a divisão realizada no lançamento:
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