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Novos lembretes de vencimento da Conta Azul

Encantadores
Atualizado | 0 min de leitura

Os Novos lembretes de vencimento da Conta Azul permitem enviar avisos automáticos por e-mail, SMS e WhatsApp para lembrar seus clientes do pagamento. 

Assim, você reduz a inadimplência e mantém as finanças organizadas.

 

Importante!

Os Novos lembretes de vencimento da Conta Azul foram liberados para alguns clientes em 17/05/2024, ou seja, todas as informações deste artigo são válidas apenas para um grupo de clientes.

Caso você já tenha utilizado nossas cobranças antes de 17/05/2024 ou tenha a configuração diferente em sua conta, leia o artigo Lembretes de vencimento: como funcionam para saber mais.

 

Com a Conta Azul, você pode emitir cobranças e enviar lembretes de vencimento aos seus clientes, e assim minimizar os atrasos nos seus pagamentos. Envie lembretes de vencimento de cobranças geradas em vendas, contratos ou contas a receber.

Entenda como enviar lembretes por e-mail, SMS e WhatsApp e mantenha suas finanças organizadas.

 

Lembretes pós-pagos

Para lembretes pós-pagos, você pode criar o lembrete apenas para o contrato completo. Não é possível configurar lembretes para vendas individuais vinculadas a esse contrato.


Vendas

1. Como enviar um lembrete de vencimento na venda avulsa?

Para enviar um lembrete de vencimento na criação da venda avulsa:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:

    • Produtos > Vendas de produtos > Nova venda de produto.
     
    • Serviços > Vendas de serviços > Nova venda de serviço.

     

    Você também pode adicionar uma nova venda pela Visão geral.

    Clique em + Novo registro > Venda ou utilize seu teclado, digitando Alt + V.

      

  2. Preencha todos os campos da venda corretamente.
     

  3. Em Informações de pagamento, a Forma de pagamento precisa ser Boleto da Conta Azul ou Pix cobrança da Conta Azul.

    Importante!

    O envio dos novos lembretes de vencimento só é possível se a forma de pagamento for Boleto da Conta Azul ou Pix cobrança da Conta Azul, independentemente da conta de recebimento configurada no contrato, venda ou lançamento financeiro.
    Se a forma de pagamento for diferente (ex.: dinheiro, transferência, cartão), os lembretes não serão enviados, mesmo que a conta de recebimento seja de outro banco.


     

  4. A Condição de pagamento não pode ser à vista, por isso, informe as parcelas e vencimentos.
     
  5. Selecione um modelo ou crie o seu para agendar notificações para esta venda.
     
  6. Escolha o canal de envio da mensagem e a frequência.
     
  7. Confira os dados de contato (celular e e-mail) do seu cliente.
     
  8. Salve a venda, emita e envie a cobrança para seu cliente.

Passo a passo para enviar um lembrete de vencimento na venda avulsa.

 

Contratos

1. Como enviar um lembrete de vencimento na venda recorrente?

Para enviar um lembrete de vencimento na criação da venda recorrente:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:
     
    • Produtos > Contratos > Novo contrato.
     
    • Serviços > Contratos > Novo contrato.
     
  2. Preencha as informações do contrato.
     

  3. Em Informações de pagamento, a Forma de pagamento precisa ser Boleto da Conta Azul ou Pix cobrança da Conta Azul.

    Importante!

    O envio dos novos lembretes de vencimento só é possível se a forma de pagamento for Boleto da Conta Azul ou Pix cobrança da Conta Azul, independentemente da conta de recebimento configurada no contrato, venda ou lançamento financeiro.
    Se a forma de pagamento for diferente (ex.: dinheiro, transferência, cartão), os lembretes não serão enviados, mesmo que a conta de recebimento seja de outro banco.

     

  4. A Condição de pagamento não pode ser à vista, por isso, informe as parcelas e vencimentos.
     
  5. Selecione um modelo ou crie o seu para agendar notificações para esta venda.
     
  6. Escolha o canal de envio da mensagem e a frequência.
     
  7. Confira os dados de contato (celular e e-mail) do seu cliente.
     
  8. Salve a o contrato, emita e envie a cobrança para seu cliente.

Passo a passo para enviar um lembrete de vencimento na venda recorrente.

 

Importante!

Não é possível editar as configurações de lembretes em vendas futuras ainda não geradas do contrato. O lembrete pós-pago só é criado depois que a venda é gerada.

Como funciona o processo:

  1. O contrato gera a venda.
     
  2. O sistema gera a cobrança.
     
  3. As configurações de lembrete de vencimento são replicadas automaticamente.
     

Precisa ajustar o lembrete de uma parcela futura?

Antecipe a venda no contrato em Ações > Antecipar e, com a venda já gerada, configure o lembrete.

 

 

Contas a receber

1. Como enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança com parcela única?

Para enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança com parcela única:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber > Nova receita, ou clique em + Novo > Receita.
     
  2. Informe seu cliente, descrição, valor e categoria financeira.
     
  3. Em Condição de pagamento, o parcelamento não pode ser à vista, por isso, informe o Parcelamento em 1x.
     

  4. A Forma de pagamento precisa ser Boleto ou Pix cobrança.

    Importante!

    O envio dos novos lembretes de vencimento só é possível se a forma de pagamento for Boleto da Conta Azul ou Pix cobrança da Conta Azul, independentemente da conta de recebimento configurada no contrato, venda ou lançamento financeiro.
    Se a forma de pagamento for diferente (ex.: dinheiro, transferência, cartão), os lembretes não serão enviados, mesmo que a conta de recebimento seja de outro banco.

      

  5. Clique em Salvar e receber.
     
  6. Na próxima tela, configure as instruções complementares e o desconto para pagamento antecipado.
     
  7. Escolha o canal de envio da mensagem e a frequência.
     
  8. Confira os dados de contato (celular e e-mail) do seu cliente.
     
  9. Salve a venda, emita e envie a cobrança para seu cliente.
     
  10. Clique em Emitir cobrança.
     

  11. Para compartilhar com seu cliente, clique em Enviar.

    Importante!

    Essa função está disponível para lançamentos originados de vendas ou criados diretamente no Financeiro, desde que o parcelamento seja 1x. Para vendas à vista, a função não estará disponível.

Passo a passo para enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança com parcela única.

2. Como enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança parcelada?

Para enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança parcelada:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber > Nova receita, ou clique em + Novo > Receita.
     
  2. Informe seu cliente, descrição, valor e categoria financeira.
     
  3. Em Condição de pagamento, informe a quantidade de parcelas da cobrança.
     
  4. A Forma de pagamento precisa ser Boleto ou Pix cobrança.
     
  5. Clique em Salvar.
     
  6. Depois de salvar o lançamento financeiro, você deve gerar as cobranças para ativar os novos lembretes de vencimento.
     
  7. Em Financeiro > Contas a receber, encontre os lançamentos criados e na primeira parcela clique em Ações > Gerar cobrança.
     
  8. Na próxima tela, configure as instruções complementares e o desconto para pagamento antecipado.
     
  9. Escolha o canal de envio da mensagem e a frequência.
     
  10. Confira os dados de contato (celular e e-mail) do seu cliente.
     
  11. Salve a venda, emita e envie a cobrança para seu cliente.
     
  12. Clique em Emitir cobrança.
     
  13. Para compartilhar com seu cliente, clique em Enviar.

Passo a passo para enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança parcelada.

 

Atenção!

Repita essa ação em cada uma das parcelas, para que seu cliente receba as cobranças e os lembretes de vencimento para cada parcela. 

3. Como agendar o envio de lembrete de vencimentos de um lançamento de contas a receber já criado?

Você poderá agendar o envio de lembrete de vencimentos mesmo após já ter salvo um novo lançamento de contas a receber diretamente no financeiro:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
     
  2. Encontre o lançamento que precisa agendar o envio de lembrete de vencimentos e clique sobre ele.
     
  3. Com o recebimento aberto, clique em Agendar lembretes de vencimento.
     
  4. Escolha o canal de envio da mensagem e a frequência.
     
  5. Confira os dados de contato (celular e e-mail) do seu cliente.
     
  6. Salve a venda, emita e envie a cobrança para seu cliente.
     
  7. Para concluir, clique em Salvar agendamento.

Passo a passo para enviar um lembrete de vencimento no contas a receber de uma cobrança já criada.

 

Atenção!

  • Para gerar lembretes em novas vendas, acesse Vendas, ou Produto > Vendas de produtos, ou Serviços > Vendas de serviços.
     
  • Os Novos lembretes de vencimento podem ser ativados em lançamentos originados de vendas e também para lançamentos avulsos criados diretamente no Financeiro, desde que o parcelamento seja 1x ou mais.
     
  • Para vendas à vista, a função não será habilitada.

 

Atenção!

  • O envio do Novo lembrete de vencimento está disponível apenas para usuários com perfil Administrador da conta.
  • Outros usuários, inclusive parceiros conectados, não terão acesso ao envio do Lembrete de vencimento.
  • A mesma cobrança pode ser enviada até 20 vezes dentro de um período de 7 dias. Essa regra foi criada para aumentar a segurança e evitar envios em massa por tentativas fraudulentas.

 

Conheça as perguntas frequentes sobre os novos lembretes de vencimento da Conta Azul:

1. Qual a frequência de envio dos novos lembretes ao pagador?

Os lembretes de vencimento podem ser configurados para envio:

  • 3 e 1 dia antes do vencimento
  • exatamente no dia do vencimento
  • 3 e 7 dias após o vencimento
     

Tela de lembretes de vencimento com destaque para a frequência de envio.

 

Se a cobrança não for paga, 7 dias após o vencimento, os novos lembretes continuam sendo encaminhados automaticamente todas as segundas-feiras, semanalmente, até que o pagamento seja realizado.

Ou seja, os novos lembretes são enviados e cobrados até que o seu cliente realize o pagamento.

A partir do pagamento, os próximos envios e cobranças serão cancelados.

2. Como funcionam os modelos de notificações dos novos lembretes de vencimento?

Você pode utilizar um modelo de régua de cobrança já configurado pela Conta Azul, ou seja, indicamos o período e os canais de atendimento mais adequados para três perfis de clientes:

 

Para um novo cliente: 

  • WhatsApp: lembretes de vencimento enviados um dia antes do vencimento, na data do vencimento e três e sete dias após o vencimento.
     
  • SMS: lembretes de vencimento não enviados.
     
  • E-mail: lembretes de vencimento enviados na data do vencimento e um dia após o vencimento.

Tela de modelos de notificações com destaque para o perfil Para um novo cliente.

 

Para cliente confiável: 

  • WhatsApp: lembretes de vencimento enviados um dia antes do vencimento, na data do vencimento e três dias após o vencimento.
     
  • SMS: lembretes de vencimento não enviados.
     
  • E-mail: lembretes de vencimento enviados um dia antes do vencimento, na data do vencimento, três e sete dias após o vencimento.

Tela de modelos de notificações com destaque para o perfil Para cliente confiável.

 

Para cliente de risco: 

  • WhatsApp: lembretes de vencimento enviados um dia antes do vencimento, na data do vencimento, três e sete dias após o vencimento.
     
  • SMS: lembretes de vencimento enviados na data do vencimento, três e sete dias após o vencimento.
     
  • E-mail: lembretes de vencimento enviados três dias antes do vencimento, na data do vencimento, um, três e sete dias após o vencimento.

Tela de modelos de notificações com destaque para o perfil Para cliente de risco.

 

Além dos modelos já configurados, clicando em Criar régua personalizada você poderá escolher a melhor frequência e canais de envio mais adequados para sua necessidade.

Tela de modelos de notificações com destaque para Criar régua personalizada.

 

Dica!

Ao enviar a cobrança que tenha a régua personalizada, o ERP irá salvar este modelo para que você possa replicar e ajustar nas próximas cobranças.

3. Quais os horários de envio dos novos lembretes de vencimento?

Os novos lembretes de vencimento são enviados às 9h (manhã) independente do canal (e-mail, WhatsApp ou SMS).

As mensagens para WhatsApp e SMS são enviadas por um número verificado e funciona apenas para envio de mensagens, ou seja, não recebe mensagens nem telefonemas.

4. Como funciona a cobrança das taxas dos novos lembretes de vencimento?

Cada envio de lembrete tem um custo, sendo:

  • R$0,60 por WhatsApp enviado.
  • R$0,20 por SMS enviado.

O envio de lembrete de vencimento por e-mail não terá custo.

O valor dos lembretes é individual, por parcela da venda, por dia de envio e por canal, ou seja, a cada caixa selecionada, um valor unitário é acrescentado à cobrança do lembrete que está configurado.

O valor da consulta será cobrado separado do seu plano da Conta Azul.

 

  • A fatura é fechada no dia 20 de cada mês e enviada para o e-mail cadastrado em Meu Plano > Alterar Dados de Faturamento.
     
  • O boleto será enviado todo dia 21 do mês, com vencimento para 7 (sete) dias a partir do dia 21.
     
  • O pagamento é feito em um único boleto mensal após o envio dos lembretes.
     
  • Se você precisa da nota fiscal referente o pagamento das cobranças dos lembretes de vencimento, fale com nosso time de suporte.
     
  • A fatura será enviada se o valor mínimo for de R$5,00. Caso os lembretes de vencimento não atinjam esse valor, será acumulado para o próximo mês.
     
  • Caso você não pague, o envio de lembretes de vencimento ficará bloqueado.
5. Em que momento os novos lembretes de vencimento param de ser enviados?

Os lembretes são enviados e cobrados até que o seu cliente realize o pagamento ou quando os lembretes são cancelados manualmente.

Após o cancelamento manual, a quitação ou baixa do lançamento financeiro, os próximos lembretes agendados param de ser enviados automaticamente, e os custos param de ser gerados.

6. Como posso solicitar a 2ª via do boleto caso meu cliente não encontre o link?

Caso o seu cliente não tenha recebido a cobrança ou precise da 2ª via do boleto, você pode reenviar diretamente pela Conta Azul 

Dica!

A 2ª via pode ser gerada acessando a venda, contrato ou contas a receber e clicando em Emitir cobrança ou Enviar cobrança, desde que a cobrança já esteja ativa.

7. Apenas os lembretes enviados são cobrados ou todos os novos lembretes agendados são cobrados?

Os lembretes são cobrados apenas após serem enviados e não no momento do agendamento.

Após a quitação ou baixa do lançamento financeiro, os próximos lembretes agendados param de ser enviados automaticamente, e os custos param de ser gerados.

8. Como consultar todos os novos lembretes de vencimento já enviados?

Para consultar todos os novos lembretes de vencimento já enviados:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:
     
    • Produtos > Lembretes de vencimento.
     
    • Serviços > Lembretes de vencimento.
     

  2. Consulte por período de cobrança e entenda qual o cliente, venda, situação da parcela, vencimento da parcela, quantidade de envios e total de cobranças.
     

    Passo a passo para consultar todos os novos lembretes de vencimento já enviados..gif


     

  3. Ao clicar sobre a venda, você terá um resumo de lembretes enviados.
     
    Tela de resumo de lembretes enviados.
     
  4. Caso não tenha configurado e enviado nenhum lembrete de vencimento, a tela será apresentada dessa forma.
     
    Tela de consulta de lembretes enviados sem histórico de envio.
9. Sobre os novos lembretes de vencimento, como saber os detalhes do que está sendo cobrado para minha empresa?

Para saber os detalhes do que está sendo cobrado sobre os lembretes de vencimento já enviados:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:
      
    • Produtos > Lembretes de vencimento.
     
    • Serviços > Lembretes de vencimento.
      
    Tela de consulta de lembretes enviados com o histórico de envio.
     
  2. Consulte por período de cobrança e entenda qual o cliente, venda, situação da parcela, vencimento da parcela, quantidade de envios e total de cobranças.
     
    Ao clicar sobre a venda, você terá um resumo de lembretes enviados.
     
    Tela de resumo de lembretes enviados.
10. No envio do novo lembrete de vencimento, o telefone e e-mail do meu cliente serão os mesmos do cadastro dele?

O telefone e e-mail do seu cliente vem através dos cadastrados no contato para cobrança e faturamento, caso haja.

Em Cadastros > Clientes é possível adicionar um contato para cobrança e faturamento na Conta Azul Pro.

Essa opção permite registrar o e-mail e o número do WhatsApp da pessoa responsável pelo pagamento, facilitando o envio de boletos, notas fiscais e outras comunicações financeiras

Importante!

Qualquer alteração feita nos contatos durante a configuração dos lembretes de vencimento será atualizada automaticamente no cadastro do cliente, nos campos de cobrança e faturamento.
Isso inclui a adição, exclusão ou alteração de e-mails e telefones.

11. É possível enviar o novo lembrete de vencimento para mais de um número?
No momento conseguimos enviar a mensagem somente para um número, que será o número informado antes de gerar a cobrança.
12. É possível enviar o novo lembrete de vencimento para mais de um e-mail?
É possível configurar o envio dos lembretes de vencimento para diversos endereços de e-mail.
Basta informar todos os e-mails desejados no momento da configuração dos lembretes.
13. A Conta Azul recebe a mensagem de resposta do meu cliente quando envio um novo lembrete de vencimento?
Esse telefone é somente para envio dos lembretes de vencimentos, nesse caso, não recebemos essa mensagem e também não haverá resposta.
14. É possível enviar os novos lembretes de vencimento para clientes com telefone do exterior?
Hoje só enviamos para os clientes com telefone do Brasil pois, internamente, utilizamos o DDI+55 para todos os envios.
15. É necessário ter o número 9 (nove) antes do número de telefone?
É necessário informar o telefone completo, como por exemplo: (DDD) 9 XXXX-XXXX, caso contrário, se informar sem o 9 (nove) na frente, pode ocorrer de não ser entregue ou ser entregue para o telefone incorreto.
16. Como meu cliente receberá esse novo lembrete de vencimento?

O WhatsApp enviará:

  • Nome da sua empresa
  • Valor da parcela
  • Data de vencimento
  • Link da fatura (resumo da venda) - se for gerado por vendas ou contrato
  • Link da cobrança - se for gerado pelo financeiro
  • Telefone e e-mail da sua empresa 

 

Tela de modelo de mensagens enviadas por WhatsApp.

 

O SMS enviará:

  • Nome da sua empresa
  • Valor da parcela
  • Data de vencimento
  • Link da fatura (se for gerado por vendas ou contrato)
  • Link da cobrança (se for gerado pelo financeiro)
  • Telefone e e-mail da sua empresa 

 

Tela de modelo de mensagens enviadas por SMS.

 

 

Os e-mails de lembrete enviarão:

  • Nome da sua empresa
  • Valor da parcela
  • Data de vencimento
  • Link da fatura (se for gerado por vendas ou contrato)
  • Link da cobrança (se for gerado pelo financeiro)
  • Telefone e e-mail da sua empresa 

 

Tela de modelo de mensagens enviadas por E-mail.

17. Qual e-mail e telefone de contato da minha empresa são enviados nas mensagens do novo lembrete de vencimento?

As informações de contato da sua empresa que são enviadas nos lembretes de vencimento, são as informações preenchidas em Dados da empresa.

Para consultar e ajustar essas informações, acesse Configurações e planos > Dados da empresa.

Tela de Dados da empresa com destaque para os campos Fone comercial e E-mail.

18. Como cancelar os novos lembretes de vencimento na venda avulsa?

Para desativar os novos lembretes de vencimento na venda avulsa:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:
     
    • Produtos > Vendas de produtos.
     
    • Serviços > Vendas de serviços.
     
  2. Aplique os filtros necessários, localize a venda desejada e clique sobre ela.
     
  3. Em Resumo da venda, clique sobre botão Desativar próximos lembretes. 
     
  4. Assim, os lembretes de vencimento de todas as parcelas serão cancelados.

Tela da venda avulsa com destaque para o botão Desativar próximos lembretes.

19. Como cancelar os novos lembretes de vencimento no contrato?

Para desativar os novos lembretes de vencimento na venda recorrente:

  1. Na Conta Azul Pro encontre um dos menus:
     
    • Produtos > Contratos.
     
    • Serviços > Contratos.
     
  2. Aplique os filtros necessários, localize o contrato desejado e clique sobre ele.
     

  3. Em Resumo do contrato, clique sobre botão Desativar próximos lembretes.
     

    Se desativar no Resumo do contrato, todas as próximas parcelas do contrato terão os lembretes de vencimento cancelados.
     

  4. Se desativar no Resumo da venda do contrato, apenas a parcela do contrato selecionada terá os lembretes de vencimento cancelados.

Tela da venda recorrente com destaque para o botão Desativar próximos lembretes.

20. Como cancelar os novos lembretes de vencimento no contas a receber?

Para desativar os novos lembretes de vencimento na venda recorrente:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
     
  2. Encontre o lançamento que precisa agendar o envio de lembrete de vencimentos e clique sobre ele.
     
  3. Em Informações detalhadas do recebimento, clique em Desativar próximos lembretes.
     
  4. Assim, os lembretes de vencimento de todas as parcelas serão cancelados.

Passo a passo para Desativar próximos lembretes no contas a receber.

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