Ao importar uma NF-e de compra, o ERP pode vincular a nota a uma compra já existente ou gerar uma nova compra.
O processo é automático quando os critérios são atendidos, mas você também pode criar uma compra manualmente a partir da nota. Isso garante que o estoque, o financeiro e o fiscal fiquem alinhados.
Gerar compra
Se nenhum vínculo for encontrado, clique em Gerar compra diretamente. Selecione a Categoria da compra e cadastre ou atualize os produtos no estoque.
Se a compra tiver frete, desconto ou imposto retido, o sistema classificará automaticamente os valores em categorias financeiras correspondentes.
Importante!
Ao selecionar a categoria da compra, se desejar criar o lançamento financeiro, marque a opção:
Gerar Financeiro. Ao marcar esta opção, o financeiro será gerado ao finalizar a importação.
Caso contrário, o contas a pagar não será criado.
Finalização da compra
Após gerar, conclua as informações da compra e a nota será salva no ERP.
Se a compra foi editada (quantidade ou valores dos produtos), a opção Gerar compra continuará aparecendo na tela de NF-e recebidas, pois a edição desconsidera o XML importado.
Nesse caso, gere a compra sem editar quantidades ou valores para manter o vínculo com o XML.
Importante!
- É necessário ter um certificado digital A1 válido cadastrado na Conta Azul.
- Ao selecionar a categoria da compra, os produtos podem não ser cadastrados no estoque automaticamente.
- Os campos NCM, CEST e Origem do produto não são preenchidos automaticamente.
Ao importar ou lançar uma NF-e de compra (nota fiscal de entrada), o campo de tributação disponível para seleção é sempre o CSOSN (Código de Situação da Operação do Simples Nacional) — mesmo que sua empresa esteja no Lucro Real, Lucro Presumido ou outro regime Normal, e não no Simples Nacional.
Atualmente, o campo CST (Código de Situação Tributária) não é exibido para seleção nesse fluxo, independentemente do regime tributário cadastrado nos Dados da empresa.
Essa é uma limitação atual do sistema para notas de entrada, e não um erro de configuração da sua conta. Como se trata de um documento de entrada (e não de emissão), essa informação não é transmitida à SEFAZ e serve apenas de referência para o seu contador no Arquivo de Integração Fiscal.
Por isso, basta selecionar a opção de CSOSN mais próxima da operação; seu contador pode revisar e ajustar essa classificação na apuração fiscal, se necessário.
A compra gerada pela NF-e já vem preenchida com:
- Todos os dados da nota fiscal importada: produtos, valores e fornecedor.
- Tipo de movimento já definido como Compra.
- Atualização automática no estoque e no financeiro.
Atenção!
Antes de gerar uma nova compra pela nota fiscal, verifique se já existe um pedido de compra correspondente para evitar lançamentos duplicados no sistema.
Vincular compra
Acesse Compras > Notas de Compra e clique em Vincular compra na nota importada.
O ERP verifica se existe alguma compra que atenda a todos os critérios:
- Mesma data ou data anterior à emissão da NF-e
- Mesmo fornecedor
- Mesmo valor
- Compra ainda sem baixa no financeiro
Se a compra for encontrada, clique em Vincular para concluir.
Importante!
Se o lançamento financeiro sugerido não for referente à nota, selecione Crie uma nova compra e vincule a nota.
Ao vincular a NF-e a uma compra existente, as seguintes atualizações acontecem automaticamente:
- A NF-e é associada à compra.
- O Tipo de movimento do pedido muda automaticamente para Compra.
- O estoque é atualizado com a entrada dos produtos.
- O financeiro é impactado com o registro da despesa real.
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