Guia completo para configurar a Conta Azul Pro e começar a vender online. Siga os passos na sequência e chegue ao final com o sistema pronto para emitir notas fiscais, controlar estoque, separar receitas por canal de venda e gerenciar seu financeiro sem retrabalho.
Se sua empresa vende produtos pela internet, e-commerce próprio, marketplaces ou redes sociais, este guia mostra o caminho completo para configurar a Conta Azul Pro do zero até a primeira venda registrada e a primeira NF-e emitida corretamente.
Siga os passos na ordem indicada. Cada configuração depende da anterior para funcionar bem.
Antes de começar
Tenha em mãos:
- CNPJ e dados da empresa (razão social, endereço, regime tributário)
- Certificado digital A1 (obrigatório para emissão de NF-e)
- Login de acesso à Conta Azul Pro
- Lista de produtos com código, descrição, NCM e preços praticados
- Lista dos canais de venda online que sua empresa opera (ex: Mercado Livre, Shopee, loja própria)
- Percentuais de taxas e fretes cobrados por cada marketplace
Passo 1. Configure as categorias financeiras para taxas e fretes
Este é o ponto de partida específico para quem vende online. Antes de qualquer outro cadastro, configure as categorias que vão classificar as taxas de marketplace e os fretes cobrados em cada canal. Sem essa configuração, os custos de venda online ficam misturados com outras despesas e os relatórios não mostram a rentabilidade real por canal.
Passo 2. Cadastre uma conta financeira separada para cada canal de venda
Configure uma conta financeira para cada canal de venda online que sua empresa opera. Isso permite separar as receitas por canal no extrato e no fluxo de caixa — essencial para entender qual canal é mais rentável.
Passo 3. Configure os dados da empresa
As informações da empresa aparecem em todas as notas fiscais e documentos gerados pelo sistema. Configure antes de qualquer outro cadastro para não precisar corrigir depois em lote.
- Meus cadastros: como preencher os dados da empresa
- Meus cadastros: como atualizar meu regime tributário
Passo 4. Configure o certificado digital
O certificado digital é obrigatório para emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de produto). Cadastre antes de configurar a nota fiscal para evitar erros na hora da emissão.
Passo 5. Cadastre os usuários do sistema
Defina quem vai operar a Conta Azul Pro e qual nível de acesso cada pessoa terá. Faça isso agora para não precisar corrigir permissões depois que os cadastros já estiverem feitos.
- Dados de acesso: como cadastrar um novo usuário
- Dados de acesso: quais perfis de acesso existem e como escolher
Passo 6. Configure as categorias financeiras gerais
Além das categorias específicas de marketplace configuradas no Passo 1, revise e complete a estrutura de categorias para todas as receitas e despesas do negócio. Elas alimentam diretamente os relatórios de Fluxo de Caixa e DRE.
Atenção!
Evite criar categorias diretamente no momento do lançamento — essa prática gera nomes fora do padrão e prejudica seus relatórios. Se sentir falta de uma categoria, acesse primeiro Financeiro > Cadastros > Categorias financeiras e verifique se já existe uma que se encaixe antes de criar uma nova.
Passo 7. Configure a NF-e
Configure a nota fiscal de produto antes de cadastrar produtos e clientes. As configurações fiscais (série, CFOP, alíquotas, natureza de operação) precisam estar corretas para que a primeira emissão funcione sem erro.
Passo 8. Configure a integração com sua plataforma de vendas
Se sua loja online usa uma plataforma de e-commerce ou ERP externo, configure a integração via API para que os pedidos, clientes e estoque sejam sincronizados automaticamente com a Conta Azul Pro.
Importante!
A integração via API requer conhecimento técnico ou suporte de um desenvolvedor. Se sua empresa não tem equipe técnica, verifique se a plataforma que você usa já tem integração nativa com a Conta Azul antes de iniciar.
- Integração API: como acessar todas as integrações da Conta Azul
- Integração API: como integrar a Conta Azul com outros sistemas via API
- Integração API: perguntas frequentes de desenvolvedores
Passo 9. Cadastre produtos, clientes, fornecedores e transportadoras
Com as configurações prontas, cadastre os produtos do seu catálogo e os clientes, fornecedores e transportadoras que fazem parte da sua operação. Use a importação por planilha ou XML para agilizar se tiver muitos registros.
- Produtos: como cadastrar
- Produtos: como importar planilha com produtos
- Clientes: como cadastrar
- Clientes: como cadastrar clientes estrangeiros
- Clientes: como importar planilha com clientes
- Importação manual do XML de compra: como fazer
- Fornecedores: como cadastrar
- Fornecedores: como importar planilha com fornecedores
- Transportadoras: como cadastrar
Passo 10. Configure suas contas financeiras
Cadastre as contas bancárias da empresa e informe o saldo inicial. Conecte ao Open Finance para que o extrato bancário entre automaticamente no sistema e a conciliação seja mais ágil.
- Contas financeiras: como cadastrar contas correntes e outros tipos
- Contas financeiras: saldo inicial na criação da conta
- Open Finance: como funciona a integração na Conta Azul
- Open Finance: como autorizar
Passo 11. Importe seus dados históricos
Se sua empresa já tem lançamentos financeiros anteriores ou dados cadastrais em planilha, importe agora antes de começar a operar. Assim o histórico fica centralizado no ERP desde o início.
- Importação com IA: como cadastrar clientes, produtos, serviços, receitas e despesas
- Lançamentos financeiros: como importar planilha com entradas e saídas
- Lançamentos recorrentes: como criar no Contas a Pagar e Contas a Receber
- Conta a pagar: como lançar despesa recorrente
Passo 12. Configure estoque e tabela de preços
Antes de registrar a primeira venda, configure o estoque e a tabela de preços. Isso garante que as vendas movimentem o estoque corretamente e que os preços praticados em cada canal estejam centralizados no sistema.
- Inventário: o que é e como funciona
- Estoque: como cadastrar um local de estoque
- Tabela de preços: o que é e como funciona
Passo 13. Registre sua primeira venda e emita a nota
Com tudo configurado, o fluxo de uma venda online segue esta sequência: registre a venda de produto, emita a NF-e e, se houver vendas recorrentes, formalize em contrato. Cada etapa está linkada abaixo.
- Venda de produto: como lançar
- NF-e: como emitir nota fiscal de venda de produto
- Contratos: como lançar vendas recorrentes de produto de comércio
Dica!
Use a tabela de preços para criar preços diferenciados por canal de venda — um preço para marketplace, outro para loja própria — sem precisar alterar o cadastro do produto a cada venda.
Se você seguiu todos os passos, sua empresa está configurada para registrar vendas online, emitir NF-e, controlar estoque por canal e gerenciar o financeiro na Conta Azul Pro. O próximo passo é acompanhar as entradas no Financeiro e verificar os relatórios para entender a rentabilidade de cada canal.
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