Conta Azul Pro para empresas de serviço

Se o seu negócio é voltado para prestação de serviços, pelo ERP Conta Azul é possível centralizar toda a gestão de negociações, vendas, emissão de notas fiscais e cobranças. Assim, você não terá retrabalhos e poderá focar no sucesso da sua empresa.

 

Dica!

Dedique foco e atenção durante as configurações iniciais do ERP, assim o sistema estará pronto para ser utilizado sem demora.

 

Clique sobre o assunto de seu interesse:

 

Customize o ERP com os dados do seu negócio

Preencha na Conta Azul Pro os dados essenciais do seu negócio para poder lançar vendas, gerar cobranças, emitir notas e seguir uma rotina de sucesso na jornada de gestão da sua empresa.

Informe os dados da empresa

Acesse Configurações e plano > Dados da empresa, para preencher:

  • CNPJ
  • Razão Social
  • Nome fantasia
  • CNAE Primário
  • Regime de tributação
  • Minha empresa vende > Serviço
  • Inscrição Municipal
  • Endereço e contatos

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Para que os seus documentos saiam personalizados com a sua logo, clique em Configurações e plano > Marca da Empresa.

Importe seu certificado digital A1

Para emissão de notas fiscais de serviço, na Conta Azul é necessário usar o certificado A1.

Clique em Configurações e plano > Certificado Digital. Nesta tela, clique em Certificado A1 > 📎 Escolha um arquivo > Selecione o arquivo salvo em seu computador (normalmente o arquivo é em formato .pfx). Em seguida, informe e confirme a senha e clique em Salvar.

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Caso ainda não tenha certificado, você poderá comprar com nosso desconto

 

Atenção!

Se esqueceu sua senha, cadastre uma nova senha no momento de exportar o certificado digital para seu computador.
Configure sua Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) tem como finalidade formalizar a prestação de serviços de forma digital. Na Conta Azul, é preciso atender alguns pré-requisitos para emitir NFS-e.

Para configurar, acesse Configurações e plano > Configurações de Nota Fiscal. Nesta tela, você deve preencher os dados disponíveis no portal da sua prefeitura e a numeração de RPS. 

Caso tenha qualquer dúvida sobre essas particularidades do seu município, pesquise sua cidade e logo ao lado do nome da mesma, você encontrará qual o padrão de informações que sua cidade exige.

No artigo do padrão do seu município, compartilhamos todas as informações que devem ser trazidas para o ERP:

nfse.gif

 

 

Dica!

Os dados de preenchimento para configuração de nota fiscal de serviço devem ser os mesmos dados que estão no cadastro da sua prefeitura.

Caso tenha dificuldade do preenchimento, converse com seu contador.

Adicione novos usuários

Para cadastrar seus vendedores, administradores, auxiliares e personalizar as permissões de acesso de cada um, clique em Configurações e plano > Meus usuários, para cadastrar um novo usuário, clique em Convidar Usuário:

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Preencha os campos Nome, E-mail e selecione o Perfil de Acesso e personalize as permissões de acesso. Para concluir, clique em Salvar.

Ao finalizar o cadastro, o novo usuário receberá um e-mail para criar a senha de acesso.

 

Dica!

Entenda mais sobre a personalização dos perfis de acesso dos seus usuários.

 

Caso queira cadastrar um novo usuário para acessar sua conta na Conta Azul, mas o e-mail já tenha sido utilizado em uma conta não ativa (cancelada, bloqueada ou acesso de teste expirado), é possível realizar a transferência de acesso para uso do mesmo e-mail.

Além dos dados dos outros usuários, você pode alterar o seu e-mail de acesso ou sua senha facilmente por dentro do ERP Conta Azul.

Para trocar o seu nome, e-mail ou senha, acesse a Conta Azul e clique em Configurações e plano > Dados pessoais:

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Conecte-se com seus parceiros estratégicos

Na Conta Azul Pro, você pode se conectar com seus parceiros: contador, consultor financeiro e BPO financeiro, para que tenham acesso às informações do seu ERP.

Para conectar seus parceiros, clique sobre Configurações e plano > Meus parceiros:

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Preencha as informações e marque a opção Autorizo o meu parceiro a ter acesso às informações do meu ERP, para concluir, clique em Convidar.

 

 

Cadastre seus clientes, fornecedores e serviços

Ter seus clientes, fornecedores e serviços cadastrados no ERP, para conseguir lançar vendas, contratos, cobranças e movimentações financeiras, vai proporcionar mais agilidade e melhor análise para o seu negócio.

Importe clientes e fornecedores

Para facilitar o processo de cadastro de informações no ERP, temos formas rápidas e práticas de importar os dados de clientes e fornecedores.

 

Dica!

Leia mais sobre o preenchimento de planilha modelo para importar dados.

Adicione seus clientes

Você pode cadastrar seus clientes manualmente, acessando Vendas > Cadastros > Clientes > Novo cliente:

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Você pode cadastrar Pessoa Física, Pessoa Jurídica ou Estrangeira, e os dados são cadastrados de acordo com a sua necessidade. As únicas informações obrigatórias para salvar são o nome do cliente e o tipo (Pessoa Física, Pessoa Jurídica ou Estrangeira), e Nome.

É possível completar as demais informações como: informações adicionais (em Abertura da empresa, preencha a data de fundação), fiscais, endereço, outros contatos e observações gerais.

Depois, é só clicar em Salvar e seu cliente estará pronto no ERP.

Inclua seus fornecedores no ERP

Para cadastrar um novo fornecedor manualmente, acesse Compras > Cadastros > Fornecedores. Ao clicar em Novo fornecedor, preencha os dados corretamente:

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Atenção!

Fornecedores podem ser informados em todas as despesas (pagamentos) lançadas na Conta Azul. Independente se houve compra de produtos (exemplo: contador, funcionários, imobiliária, etc).

 

Caso seu fornecedor seja autônomo, acesse Compras > Cadastros > Fornecedores. Ao clicar em Novo fornecedor, em Tipo de pessoa, selecione a opção Física e siga com o cadastro do mesmo.

Cadastre seus serviços

O cadastro dos serviços é importante, pois a partir dele você poderá realizar as vendas e orçamentos e também a emissão de NFS-e.

Acesse Vendas > Cadastros > Serviços > Novo serviço, preencha as informações > Salvar:

Como casastrar serviço.gif

 

O único campo obrigatório é o nome do serviço, porém, você pode preencher o tipo de serviço (prestado, tomado ou prestado e tomado), os dados fiscais e os dados de impostos.

 

Dica!

Leia mais sobre os campos de preenchimento no cadastro do serviço.

 

 

Lance suas negociações

Centralize no ERP suas interações com os clientes mesmo antes da negociação. Você pode gerenciar suas ordens de serviço e orçamentos, ou lançar diretamente suas vendas e contratos que alimentam relatórios, permitem a emissão de notas fiscais, atualizam o financeiro, e muito mais.

Nova Ordem de Serviço

Você pode gerar na Conta Azul as suas Ordens de Serviço (OS), que servem para formalizar o serviço prestado e enviá-lo para o cliente, além de deixar tudo registrado no ERP.

Para criar uma Ordem de Serviço, acesse Vendas > Ordens de Serviço > Nova Ordem de Serviço > Preencha os dados solicitados em tela e clique em Salvar:

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Após salvar, toda OS criada, ficará disponível em Vendas > Ordens de Serviço. A OS pode ser editada, transformada em orçamento ou excluída, se necessário.

Novo Orçamento

Gerenciar orçamentos permite que você acelere suas vendas e aprimore seu relacionamento com clientes.

Para criar Orçamentos, clique em Vendas > Vendas e Orçamentos > Novo Orçamento > Preencha os dados em tela e clique em Salvar:

Orçamentos como criar.gif

Nova Venda

O cadastro de uma nova venda é simples mas tem um papel fundamental para toda a operação de sua empresa. Pois com a geração da venda na Conta Azul, automaticamente o financeiro será atualizado. Além disso, ela servirá de base para emissão de notas fiscais, boletos e relatórios.

Na Conta Azul, acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda:

Vendas como lançar.gif

 

Depois de preencher todos os campos da venda corretamente, clique em Salvar.

 

Importante!

O lançamento de vendas é apenas individual, não sendo possível realizar importação de planilhas.

 

No lançamento da venda, você pode:

 

Após a criação da venda, você pode:

Novo Contrato

Na Conta Azul, a funcionalidade de contratos tem o objetivo de automatizar as vendas de serviço que são recorrentes, e assim, elas serão geradas de forma automática, conforme a recorrência configurada.

Além disso, é possível configurar que o ERP, além de gerar as vendas, também emita e envie para seus clientes a NFS-e e as cobranças.

 

 

Para criar um contrato, clique em Vendas > Contratos > Novo contrato, preencha os dados em tela e clique em Salvar:

Contratos como lançar.gif

 

Dica!

Conheça tudo sobre contratos recorrentes na Conta Azul.

Utilize o aplicativo Conta Azul de Bolso

Após fazer o download do aplicativo, abra-o e efetue o login em sua conta utilizando os mesmos dados de login (e-mail) e senha que normalmente você usa para acessar a Conta Azul no computador.

Os menus de navegação, são disponibilizados no canto inferior do aplicativo. Será possível:

 

Importante!

É necessário informar os mesmos dados que já são usados para acessar a sua conta no computador. Caso deseje fazer uma conta nova de testes, use um e-mail ainda não cadastrado na Conta Azul.

 

 

Gerencie suas notas fiscais

Se você seguiu as configurações anteriores, em poucos cliques suas notas fiscais serão emitidas e gerenciadas diretamente na Conta Azul. Manter uma rotina de controle fiscal, por mais desafiador que seja, é fundamental. Ter todas as notas concentradas em um só lugar facilita a emissão e ajuda na produtividade.

Emita a NFS-e da Venda pela Conta Azul

Se você já:

  1. Configurou os dados da empresa
  2. Cadastrou seus clientes, serviços e Certificado Digital A1
  3. Concluiu as configurações para emitir NFS-e

Após lançar a venda de serviço, clique sobre a venda > Nota Fiscal > Emitir Nota Fiscal:

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A nota virá completamente preenchida pronta para salvar e transmitir. Os campos referentes aos impostos da nota serão habilitados somente após informar o código de serviço prestado.

Verifique as informações com atenção e salve a nota fiscal, clicando em Salvar.

Com todos os campos corretamente preenchidos, sua nota estará pronta para emissão.

Revise o preenchimento, se estiver tudo correto, clique em Emitir Agora!

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Dica!

Entenda os campos de preenchimento no rascunho da nota fiscal de serviço.

 

Além da emissão individual, você pode gerar e depois emitir as NFS-e em lote.

Emita a NFS-e do Contrato pela Conta Azul

As vendas do Contrato são geradas de acordo com o intervalo preenchido na configuração de recorrência do mesmo (mensal, trimestral, anual, entre outros).

Caso a primeira venda do contrato já tenha sido gerada, acesse-a e emita a nota de forma manual:

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Se ainda não foi gerada, será necessário aguardar chegar a data de venda configurada no contrato, ou então, antecipar a primeira venda e emitir a nota:

contrato.gif

 

Para ativar a emissão automática da NFS-e de contratos, depois de emitir a primeira NFS-e, retorne à edição do contrato, marque a opção Emitir e disponibilizar a Nota Fiscal de Serviço junto à fatura e clique em Salvar.

Dessa forma, as próximas notas serão emitidas automaticamente.

 

Dica!

Saiba tudo sobre a configuração e emissão automática de NFS-e de Contratos.

Ative a busca e importação de XML de NFS-e emitidas fora da Conta Azul

Com a funcionalidade Busca Automática de Nota Fiscal de Serviço habilitada, durante a semana a Conta Azul atualizará e importará as notas emitidas fora da Conta Azul.

Sendo assim, caso emita uma nota fiscal pela prefeitura, em até 24 horas ela estará automaticamente importada em seu ERP.

Com isso, é possível:

  • Importar de forma totalmente automática as notas fiscais de serviço emitidas pelo portal da prefeitura

  • Eliminar a digitação manual das notas fiscais de serviço

  • Buscar as NFS-e emitidas no mês anterior e no mês atual da ativação
    Por exemplo: se você ativar a busca automática de NFS-e prestados no dia 25 de setembro, o ERP buscará as notas dos 25 dias do mês de setembro e as notas do mês de agosto.

Antes de fazer a configuração, é necessário preencher os dados da empresa e conferir se sua cidade está homologada.

Para configurar a importação automática na Conta Azul, acesse Configurações e plano > Configurações de Nota Fiscal > Busca automática de Nota Fiscal de Serviço > Configurar:

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A importação de XML de NFS-e serve para trazer para o ERP as suas notas que acabaram sendo emitidas por fora da Conta Azul.

Você pode importar essas notas para o ERP tanto de forma individual, quanto em lote, ou seja, várias de uma vez só.

 

Importante!

A cidade precisa estar homologada para importação de XML de NFS-e pela Conta Azul..

 

Acesse Vendas > Notas Fiscais de Serviço > Mais ações > Importar. Agora, clique em Selecionar arquivo .xml, escolha a quantidade de notas que desejar, faça a importação e clique em Continuar:

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Em seguida, você poderá conferir as notas e ver os dados de cada uma ao clicar sobre elas. Clique em Continuar e você poderá escolher entre ir para tela de notas fiscais ou para tela de vendas.

Gerencie suas NFS-e

Suas notas fiscais de serviço estarão disponíveis para consulta no menu Vendas > Notas Fiscais de Serviço. Nesta tela, aparecerão as notas do mês corrente, encontre a sua NFS-e e entenda a situação:

nfse.gif

 

Você pode fazer o download em lote de notas emitidas ou recebidas na Conta Azul, aplicar filtros para encontrar a NFS-e e realizar diversas ações na tela Notas fiscais de serviço.

 

Inicie sua gestão financeira na Conta Azul

Não saber se a empresa gera lucro ou prejuízo é uma dor muito comum entre empreendedores. Por isso, é tão importante manter as contas bancárias conectadas e conciliar todos os lançamentos com a visibilidade das despesas e datas de vencimentos.

Cadastro de contas financeiras

Na Conta Azul, para um melhor controle financeiro, você pode cadastrar vários tipos de contas financeiras: contas bancárias, contas de movimentação (Caixinha, Cartão de crédito, Poupança, Investimento e Aplicação Automática) ou contas de recebimento.

Para cadastrar uma nova conta financeira, acesse Financeiro > Contas financeiras ou Financeiro > Outras contas:

 

Caso já tenha alguma conta cadastrada na Conta Azul, clique em Nova conta financeira.

Caso não tenha nenhuma conta cadastrada, selecione o tipo de conta e preencha os campos sugeridos.

Ao selecionar o banco (se for conta bancária), escreva uma descrição para sua conta (ex.: Itaú - Conta Corrente) e preencha os campos pedidos.

  • Para contas Pessoa Jurídica (PJ), dependendo do seu banco, poderá realizar uma integração bancária automática ou manual via OFX.

  • Para contas Pessoa Física (PF), poderá importar de forma manual o extrato bancário em formato OFX na Conta Azul.

Se preferir, você também pode fazer a integração em outro momento.

No momento da criação da conta financeira, é necessário informar o saldo inicial da conta no ERP, e a partir deste valor registrado a Conta Azul vai calcular as movimentações - entradas e saídas - e manter o total em conta com o mesmo valor do banco.

Não há limite para criação de contas financeiras, faça a gestão completa de todos os seus saldos para ter a visão real da saúde financeira da sua empresa.

 

Dica!

Você pode cadastrar uma conta corrente como padrão, para agilizar o processo de criação de lançamentos financeiros.

Para definir uma conta corrente padrão, acesse Financeiro > Contas Financeiras ou Financeiro > Outras contas. Encontre a conta desejada e clique em ✏️ Editar > Editar Informações > Conta Padrão > Salvar.

Realize a integração bancária

A integração bancária é o processo que traz as movimentações da sua conta corrente para o ERP e, depois, você consegue conferir o que tem no seu extrato e o que foi cadastrado na Conta Azul.

Ou seja, com a integração bancária, você vai ter o extrato do seu banco com as entradas e saídas e poderá comparar com os lançamentos financeiros que você fez na Conta Azul.

Isso ajuda a ter mais certeza tanto de suas movimentações, quanto do seu saldo final diário. Depois de fazer a integração, é essencial que você faça a conciliação bancária e confira o seu saldo diariamente.

Na Conta Azul, você pode configurar a integração bancária automática ou manual.

 

Dica!

A integração possui o mesmo caminho para todos os bancos dentro do ERP, mas cada banco possui suas especificidades e, em alguns casos, exigem criação de um usuário somente para leitura das informações.

Encontre seu banco e entenda o passo a passo.

Cadastre as categorias financeiras e os centros de custo

A categoria é uma forma de organizar as movimentações de acordo com um tipo ou direcionamento.

Na Conta Azul, as categorias são utilizadas na construção do DRE Gerencial e do fluxo de caixa, além de servir de direcionamento para os registros contábeis na Conta Azul Mais.

Acesse Financeiro > Configurações ou Cadastros > Categorias financeiras.

Nesta tela será possível clicar no sinal de mais (+) para adicionar uma subcategoria ou clicar no botão Nova categoria de Receita para adicionar uma categoria de receita ou clicar no botão Nova categoria de Despesa para adicionar uma categoria de despesa:

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O centro de custo é uma forma de classificar os lançamentos financeiros para poder ter facilidade no controle e análise dos pagamentos ou recebimentos feitos. É possível criar centros de custo para projetos, departamentos ou até unidades de negócio.

Na Conta Azul, acesse em Financeiro > Configurações > Centros de custo ou Financeiro > Cadastros > Centros de custo > Novo centro de custo:

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Preencha com o nome e código. Nesta tela, é possível também alterar, excluir ou inativar algum centro de custo, basta clicar no botão de Ações.

Realize o rateio de centro de custo e categoria nos lançamentos financeiros.

Adicione os lançamentos financeiros

Na Conta Azul, ao cadastrar uma venda, automaticamente é criado o lançamento de contas a receber (receita). Ao criar uma compra, automaticamente é criado o lançamento de contas a pagar (despesa).

Porém, algumas movimentações são apenas financeiras, como por exemplo, pagamento de empréstimo, e para isso, é necessário cadastrar este lançamento diretamente na tela do financeiro.

Acesse o manual de como controlar suas contas a pagar e receber. Para criar, editar, excluir, dar baixa, filtrar e analisar suas movimentações.

 

Dica!

Deixe aqui a sua dica.

Você pode lançar seu aluguel e outros serviços tomados diretamente no menu Compras.

Importe seu histórico financeiro via planilha

Ter as informações corretas no ERP é fundamental para sua gestão, por isso, reserve alguns minutos para concluir este processo com atenção. A importação de lançamentos em planilha passa por algumas etapas:

  1. Você baixa a planilha modelo,
  2. Preenche corretamente a planilha,
  3. Importa a planilha no ERP,
  4. Confirma os dados encontrados,
  5. Finaliza a importação.

 

Para realizar a importação é preciso que a planilha esteja no modelo padrão, a qual você pode acessar através do menu Financeiro > Extrato de Movimentações > Importar planilha > Fazer Download.

 

Atenção!

Cada planilha importada, cadastrará os lançamentos em apenas uma conta financeira, por isso, se tiver movimentações de várias contas, preencha cada planilha individualmente de acordo com a respectiva conta financeira.

 

Entenda todo este processo no artigo Lançamentos financeiros: como importar planilha.

Formas de cobranças pela Conta Azul

A Conta Azul permite emitir cobranças por meio da funcionalidade Cobranças da Conta Azul ou por boletos registrados através do seu banco.

 

Cobranças da Conta Azul

  • Boleto: Com ela, os boletos são emitidos com apenas um clique, e todo o registro de recebimento é feito automaticamente no financeiro da sua Conta Azul.

  • Pix cobrança: Cada Pix cobrança tem um QR Code único relativo àquela cobrança (assim como é o código de barras no boleto), também poderá ser pago com chave copia e cola.

  • Cartão de crédito via link: Compreende recebimentos via cartão de crédito, de forma online, sem precisar de maquininha de cartão e, além disso, conta com a conciliação bancária automática, integrada ao financeiro da Conta Azul.

 

Com as Cobranças da Conta Azul, você pode emitir cobranças e enviar lembretes de vencimento aos seus clientes.

Se você gera o boleto ou Pix Cobrança pelas Cobranças da Conta Azul, você tem a opção de enviar os lembretes de vencimento das cobranças realizadas na Conta Azul, através de WhatsApp, SMS e e-mail.

 

Outros bancos

  • Boletos registrados: Caso você prefira realizar a emissão de boletos registrados através do seu banco, também é possível com a Conta Azul.

    Porém, para emitir boletos bancários registrados, será necessário homologar a sua conta junto ao seu banco, solicitando os dados de cadastro para uma configuração e realizar o processo de envio de arquivo de remessa.

Fazer o processo de cobrança pela Conta Azul agiliza o processo de cobrança, traz mais facilidade e praticidade para a sua empresa!

Consulte seu cliente no Serasa

Garantir a saúde financeira da sua empresa, entre muitos fatores, também inclui as negociações de seus recebimentos. Ao decidir suas condições, é fundamental entender os riscos, evitar inadimplências e prevenir fraudes.

Para fornecer ainda mais segurança nos seus recebimentos, a Conta Azul liberou a consulta de restrição a crédito de CPF e CNPJ em parceria com o Serasa.

Concilie os lançamentos

A conciliação bancária é a funcionalidade ideal para verificar todas as movimentações da sua conta corrente.

Com ela, é possível ter um controle diário e atrelar a movimentação bancária com o lançamento de contas a pagar, contas a receber ou transferência da sua Conta Azul.

Para iniciar a conciliação, é fundamental:

  • Já ter integrado a conta do banco.

  • Antes de iniciar o processo de conciliação, confirme se o saldo inicial da conta está correto, se o banco trouxe as movimentações do período conforme seu extrato e se tem lançamentos efetuados na Conta Azul.
Ative a Conta PJ

A Conta PJ é uma conta digital exclusiva para pessoa jurídica, com a qual você pode fazer toda sua movimentação bancária de forma totalmente integrada com o sistema de gestão (ERP) da Conta Azul.

Todo cliente da Conta Azul recebe uma conta digital totalmente de graça, sem taxas de abertura ou manutenção.

Quem emite cobranças pela Conta Azul tem três benefícios extras na Conta PJ:

  • Sua conta já vem aberta, é só ativar e começar a usar. Sem burocracia e sem perda de tempo.

  • Você recebe seus pagamentos via boleto e Pix muito mais rápido, para dar aquele alívio no seu fluxo de caixa.

  • A transferência dos recebimentos de Pix Cobrança gerados pela Conta PJ cai na hora e os recebimentos de boletos cai em D+1.

  • Você consegue fazer todos os seus pagamentos dentro da Conta Azul, em um clique só, com as contas pagas vinculadas aos seus respectivos fornecedores, despesas e afins. Agora a Conta Azul é o seu ERP e o seu banco.

  • Nosso DDA permite a identificação e o agendamento dos pagamentos de todos boletos registrados em um CPF ou CNPJ. Dessa forma, é possível garantir o pagamento dos débitos no prazo.

 

Analise a performance do seu negócio

Você precisa das informações atualizadas e organizadas para ter uma visão assertiva sobre o desempenho financeiro da sua empresa. Utilize os relatórios da Conta Azul e convide seu contador para apoiar na análise dos resultados.

Acesse os relatórios gerenciais

Com os relatórios da Conta Azul, você tem em poucos cliques a visão em tempo real da saúde financeira do seu negócio.

Além de todos os relatórios disponibilizados no ERP, é possível aplicar filtros em tela para refinar sua análise no financeiro, vendas, contratos, notas fiscaisestoque.

Tenha um diagnóstico da sua empresa em minutos com os relatórios gerenciais da Conta Azul.

Para acessar relatórios financeiros, acesse Relatórios > Financeiro e escolha entre:

 

Para acessar relatórios de vendas, acesse Relatórios > Vendas e escolha entre:

 

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