Se você presta serviços e cobra por projeto ou por horas trabalhadas - como consultor, engenheiro, arquiteto, advogado ou profissional de TI -, este artigo mostra as configurações essenciais para deixar a Conta Azul Pro pronta para o seu modelo de trabalho.
Com o sistema configurado, você lança suas vendas, gera cobranças e emite notas fiscais sem precisar refazer informações a cada negociação.
Pré-requisitos
- Conta Azul Pro ativa.
- CNPJ e dados da empresa em mãos (razão social, endereço, regime tributário).
- Certificado digital A1 disponível, caso sua empresa emita NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica).
Passo a passo
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Configure os dados da sua empresa
Acesse Configurações e plano > Dados da empresa e preencha razão social, CNPJ, endereço e regime tributário. Essas informações aparecem nas notas fiscais e cobranças enviadas aos seus clientes, portanto precisam estar corretas antes de qualquer lançamento.
Entenda como preencher o dados da empresa na Conta Azul -
Cadastre os serviços que você presta
Acesse Serviços > Cadastros > Serviços > Novo serviço e cadastre cada tipo de serviço que você cobra - por exemplo: "Hora de Consultoria", "Elaboração de Projeto", "Desenvolvimento de Software".
Preencha o Nome do serviço (obrigatório) e, sempre que for emitir NFS-e, complete também os blocos Dados fiscais e Impostos municipais. Essas informações são preenchidas automaticamente nas próximas vendas e notas, eliminando retrabalho.
Entenda como cadastrar um serviço na Conta Azul -
Cadastre seus clientes
Acesse Serviços > Cadastros > Clientes > Novo cliente e inclua os dados de cada empresa ou pessoa para quem você presta serviço. Com o cadastro completo (CNPJ ou CPF, endereço, e-mail), a emissão de NFS-e e o envio de cobranças ficam prontos com um clique.
Entenda como cadastrar clientes na Conta Azul
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Configure uma categoria financeira para suas receitas de serviço
Acesse Financeiro > Cadastros > Categorias financeiras e verifique se existe uma categoria de receita que represente o tipo de serviço que você presta (ex.: "Receita de Consultoria", "Receita de Projetos"). Se não existir, clique em Cadastrar, escolha Categoria de receita e dê um nome descritivo.
Essa categoria aparece em todos os relatórios financeiros e alimenta o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), por isso vale dedicar alguns minutos para organizá-la bem desde o início.
Entenda o que são categorias financeiras e como cadastrá-las -
Ative a emissão de NFS-e (se você emite nota fiscal de serviço)
Se a sua empresa emite NFS-e, importe o certificado digital A1 e conclua a habilitação fiscal antes do primeiro lançamento. O processo envolve sete etapas em ordem: dados da empresa, cadastro do cliente, cadastro do serviço, importação do certificado digital, configuração de emissão de NFS-e, registro da venda e emissão da nota.
Conheça o passo a passo completo para emitir sua primeira NFS-e
Como lançar suas vendas a partir daqui
Com o sistema configurado, o caminho para registrar cada cobrança depende do seu modelo de trabalho. Veja qual se encaixa na sua operação:
Se você cobra por projeto com etapas ou marcos de entrega
Lance uma venda avulsa para cada fase ou etapa concluída. Isso garante controle individual de datas, valores e NFS-e por entrega, sem depender de que todas as parcelas tenham o mesmo valor.
Atenção!
Não registre o projeto inteiro como uma venda com várias parcelas: a NFS-e é emitida pelo valor total da venda, não pelo valor da parcela. Para projetos com pagamento por fase, a venda avulsa por etapa é o caminho correto.
Como acompanhar o cronograma de faturamento por projeto
Se você cobra por horas trabalhadas ou consumo de pacote
Use orçamentos para acompanhar o consumo de horas ou sessões ao longo do período, e lance uma venda avulsa quando for o momento de faturar e emitir a NFS-e.
O orçamento funciona como um controle interno de consumo - não gera cobrança nem nota fiscal.
Como gerenciar o consumo de pacotes de serviços
Dica!
Se você presta serviços para projetos diferentes ao mesmo tempo, use centros de custo para separar as receitas e despesas de cada projeto nos relatórios.
Cadastre cada projeto como um centro de custo e informe-o ao lançar a venda. Assim, você acompanha a lucratividade de cada trabalho separadamente.
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