Conta AI Captura: como funciona

O que é e para que serve

A Conta AI Captura lê o documento e identifica dados como valor, vencimento, fornecedor e categoria, sugerindo o lançamento de contas a pagar e a receber pronto para revisão. A ferramenta está disponível para todos os clientes da Conta Azul Pro e foi desenvolvida para eliminar a digitação manual no registro financeiro.

A Conta AI Captura facilita tanto lançamentos pontuais quanto recorrentes e lê documentos com mais de um lançamento financeiro, por exemplo, faturas de cartão de crédito são lidas lançamento a lançamento, assim como um PDF com várias Notas Fiscais.

Você só precisa revisar as informações pré-preenchidas antes de salvar, tornando o registro financeiro mais rápido e com menos chance de erro.

Como enviar documentos e lançamentos para a Conta AI Captura

Você pode usar a Conta AI Captura de quatro formas:

• Importação direta no ERP: faça upload de um ou mais documentos, limite de 10 MB por arquivo.
• WhatsApp arquivo: envie documentos em PDF ou imagem (até 5 MB) para o número da Conta Azul IA. Veja como em Conta AI Captura: quais são as integrações disponíveis para envio de arquivos.
• WhatsApp texto: envie uma mensagem de texto com os dados do lançamento e a marcação #captura em uma única mensagem, sem precisar anexar nenhum arquivo.
• E-mail: encaminhe documentos diretamente para o endereço da Conta AI Captura da sua empresa. Veja como em Conta AI Captura: quais são as integrações disponíveis para envio de arquivos.

• Tela de Contas a Pagar ou Receber: ao abrir um novo lançamento, suba o documento como primeiro passo opcional. A IA pré-preenche automaticamente Fornecedor/Cliente, Valor e Vencimento, você só revisa e confirma. 

   

Como usar a Conta AI Captura por importação direta

1. Na Conta Azul Pro, acesse o menu Conta AI Captura.

   

    

2. Clique no botão ↑ Clique aqui ou arraste arquivos para importar para buscar documentos (em PDF ou imagem) no seu computador e anexá-los individualmente ou em lote.
3. Após o envio, a IA apresenta um resumo dos Dados extraídos do documento, data de vencimento, valor, fornecedor e outros dados relevantes para o lançamento financeiro.

4. Clique em Criar ou Buscar lançamento.

   

   Ao clicar em Criar, uma nova tela é aberta para você revisar as informações antes de confirmar. Os principais campos já vêm pré-preenchidos pela IA, você pode ajustar Data de competência, Descrição e Pagamento (inclusive parcelamentos, comuns em faturas de cartão de crédito) antes de salvar.

   

    

5. Ao Revisar e criar o lançamento, o sistema verifica se o fornecedor já existe no ERP e, se não, cria um novo automaticamente. Com base nos dados extraídos, o sistema também sugere a categoria financeira do lançamento.
6. Para concluir, clique em Salvar. O item sai automaticamente da lista da Conta AI Captura após salvo.

Quais documentos e formatos posso enviar

• Arquivos em PDF ou imagem (JPG, JPEG, PNG, BMP) de até 10 MB por arquivo (importação direta e e-mail) ou até 5 MB por arquivo (WhatsApp).
• Os arquivos não podem estar compactados ou protegidos por senha.
• É possível enviar um arquivo com mais de um lançamento (ex.: fatura de cartão, extrato bancário ou foto com vários cupons).
• Você pode enviar diversos arquivos de uma vez na importação direta (envio em lote).
• Pelo WhatsApp, também é possível criar lançamentos enviando uma mensagem de texto com os dados (Descrição, Valor, Data, Fornecedor) e a marcação #captura, sem precisar anexar nenhum arquivo.

E se der erro

• Erro na extração das informações (ex.: não identificou fornecedor ou valor): siga o fluxo e escolha a ação desejada (ex.: Criar despesa) para abrir a tela de revisão e ajustar os campos antes de salvar.

  

   

• Erro na identificação do tipo de lançamento (ex.: identificou como receita, mas é despesa). Para corrigir:

  1. Selecione a caixa ao lado do lançamento sugerido.

  2. Clique em Transformar em Receita ou Despesa.

     

  3. Escolha o tipo correto (Despesa ou Receita).
  4. Aguarde recarregar a sugestão.

   

• Erro na extração completa (nenhum dado extraído): exclua o arquivo no canto superior direito e reenvie. Se preferir, continue manualmente clicando na ação desejada e preenchendo os campos.

   

• Erro na busca do lançamento (não encontrou o vínculo automaticamente). Para localizar e anexar:

  1. Clique em Buscar lançamento.
  2. Use os filtros no topo da listagem para refinar a pesquisa.
  3. Selecione o lançamento desejado.
  4. Escolha a ação no botão abaixo à direita (ex.: Anexar e editar lançamento).

   

• Erro de Arquivo Incompatível: se aparecer o alerta "Erro de Arquivo Incompatível" ao importar, o problema pode estar no formato interno do arquivo, mesmo que ele apareça como PNG, JPG ou PDF nas propriedades. Para corrigir:

  1. Tire um print da tela ou gere um novo PDF do documento.
  2. Salve o novo arquivo no computador.
  3. Importe novamente o arquivo na Conta AI Captura.

  Na maioria dos casos, o erro é resolvido após gerar e importar o novo arquivo.