Uma automação é uma regra que faz a Conta Azul agir sozinha sempre que uma situação se repete. Cada regra tem duas partes: a condição, no campo Quando, diz o que a movimentação ou o documento precisa ter, e a ação, no campo Então, diz o que o sistema faz.
Você usa automações na conciliação bancária, para despesas e receitas, e em Importações, para despesas. A regra vale apenas para o que chegar depois de ser salva e ativada.
Como funciona uma regra
Toda automação liga uma condição a uma ação. Por exemplo: quando a descrição da movimentação contém PEDAGIO, então a regra preenche a categoria Pedágio.
Onde as automações funcionam
As automações rodam em três situações diferentes, e cada uma tem suas próprias regras:
- Conciliação de despesas: a regra roda quando entra uma saída no extrato, por importação manual de arquivo OFX (formato de extrato bancário) ou pela importação automática do banco. Ela sugere categoria, fornecedor, centro de custo e descrição e, se você quiser, cria o lançamento e concilia automaticamente.
- Conciliação de receitas: a regra roda quando entra uma entrada no extrato. Ela sugere categoria, cliente, centro de custo e descrição e, se você quiser, cria o lançamento e concilia automaticamente.
- Importações: a regra roda quando chega um documento por upload, e-mail, WhatsApp, DDA (Débito Direto Autorizado) ou API. Ela preenche categoria, fornecedor, centro de custo, descrição, observação e código de referência e, se você quiser, grava o lançamento automaticamente.
O que a ação da automação pode fazer
A ação da automação pode apenas preencher informações ou, além de preencher, salvar o lançamento sozinha:
- Atribuir informação: a automação preenche o que o extrato ou o documento não traz, como categoria, fornecedor ou cliente, centro de custo e descrição. Você revisa e confirma o lançamento, como já faz hoje.
- Criar ou gravar o lançamento automaticamente: a automação preenche as informações e salva o lançamento sem a sua revisão. Na conciliação, a movimentação também já fica conciliada. Essa ação é opcional.
O valor da movimentação ou do documento vai direto para o lançamento. A automação não altera o valor: ela completa apenas o que falta.
Como a automação trata a descrição
Na descrição do lançamento, a automação pode manter, substituir ou complementar o texto que veio do extrato. Veja o resultado para o extrato PAGTO PEDAGIO SEM PARAR 16/09:
- Manter a descrição original: não inclua a ação de descrição. O resultado é PAGTO PEDAGIO SEM PARAR 16/09.
- Substituir por um texto seu: na ação de descrição, digite o novo texto. O resultado é Pedágio frota.
- Complementar a descrição original: na ação de descrição, digite seu texto e insira a variável Descrição. O resultado é Pedágio frota - PAGTO PEDAGIO SEM PARAR 16/09. Também é possível usar as variáveis Nome e CPF/CNPJ.
Como a automação combina várias condições
A automação combina as informações de duas formas: opções no mesmo campo funcionam como OU, e condições em linhas diferentes funcionam como E.
- Várias opções no mesmo campo, separadas por vírgula: basta uma delas aparecer. Descrição contém PEDAGIO, SEM PARAR vale quando aparecer PEDAGIO ou SEM PARAR.
- Várias condições em linhas diferentes: todas precisam ser verdadeiras ao mesmo tempo. Descrição contém PEDAGIO e Conta financeira igual a Sicredi vale só para pedágio pago pela conta Sicredi.
Com as duas condições acima, a automação se aplica a PEDAGIO RODOVIA na conta Sicredi, mas não se aplica a PEDAGIO RODOVIA na conta Itaú nem a POSTO SHELL na conta Sicredi.
Limites e ordem das automações
Cada automação aceita até 10 condições e até 10 ações. As automações são avaliadas na ordem da lista, e todas as que atendem à condição são aplicadas à mesma movimentação ou documento.
Atenção!
A automação vale apenas para as movimentações e documentos que chegarem depois de ela ser salva e ativada. O que já estava no extrato ou em Importações não é reprocessado. Para testar uma automação nova, importe um extrato novo ou envie um documento novo.
Comentários
0 comentário