Guia prático para controlar locações no ERP: cadastre os produtos, registre os recebimentos, gere cobranças quando precisar e emita NF-e de Remessa e Retorno para movimentar o estoque — com relatórios para medir o desempenho do processo.
Se a sua empresa aluga equipamentos (por exemplo: notebooks, impressoras, tablets) ou é uma construtora que também realiza locações, você precisa controlar a circulação desses produtos.
Além do controle da locação, a emissão de notas pode depender da saída e entrada dos itens. Depois dos cadastros iniciais, você faz todo o faturamento na Conta Azul.
Exemplo
- Equipamento locado: Notebook
- Valor de locação: R$ 100,00
O que você pode lançar:
- Financeiro: contas a receber
- Notas fiscais: Remessa (saída) e Retorno (entrada)
Veja como organizar o faturamento, a movimentação fiscal e a análise de resultados sem perder o controle.
1. Como fazer o faturamento e cobrança para controle de locação
Para este cenário, cadastre os produtos e os serviços realizados. Lance a locação no financeiro e controle a movimentação dos itens pelas notas fiscais.
Atenção!
- Não registre a locação como venda — a NF de Remessa duplicaria a saída do estoque.
- Não emita NFS-e — não há prestação de serviço, apenas empréstimo do bem.
Realizar cadastros para controle de locação
Cadastre os produtos que serão locados:
- Acesse Estoque > Cadastros > Produtos.
- Clique em Novo produto ou Criar meu primeiro produto.
- Complete todas as informações do produto.
- Clique em Salvar.
Dica!
Quando houver necessidade de serviços adicionais, cadastre em + Novo > Serviço.
Registrar recebimento da locação
Crie um contas a receber com o valor do aluguel e, se quiser, anexe o contrato e informe a data de devolução.
- Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo registro > Receita.
- Preencha os dados com atenção.
- Em Valor, informe o valor do aluguel.
- Defina a categoria financeira específica de locações.
- Selecione o centro de custo (identificando o equipamento).
- Se for recorrente, marque Repetir lançamento.
- Se já recebeu, marque como Recebido.
- Em Observação, registre a data de devolução; em Anexo, adicione o contrato.
- Clique em Salvar.
Dica!
Use a categoria e o centro de custo corretos para facilitar a análise de performance.
Gerar cobrança
Com o lançamento criado, você pode gerar a cobrança para reduzir inadimplência.
Dica!
Use as Cobranças da Conta Azul ou boletos registrados do seu banco.
Emitir notas fiscais
As notas movimentam o estoque sem afetar o financeiro:
- Remessa: saída do produto (sem lançamento financeiro).
- Retorno: entrada do produto (sem lançamento financeiro).
Importante!
Para emitir NF-e (Remessa/Retorno) é necessário ter inscrição estadual liberada na Sefaz e certificado digital.
Após configurar a NF-e, siga:
1 - Nota fiscal de remessa — saída do equipamento
- Acesse Produtos > Notas fiscais de produto > Nova > Nota de Remessa.
- Em Motivo da remessa, selecione Comodato.
- Em Operação, selecione Saída.
- Preencha atentamente os dados da nota.
- Informe um CFOP de remessa (ex.: 5908/6908 – Remessa de bem por contrato de comodato).
- Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Atenção!
O CFOP de saída deve iniciar em 5* (mesmo estado) ou 6 (interestadual).
Em caso de dúvidas tributárias, converse com seu contador.
2 - Nota fiscal de retorno — entrada do equipamento
- Acesse Produtos > Notas Fiscais de Produto > Nova > Nota de Retorno.
- Em Motivo do retorno, selecione Comodato.
- Em Operação, selecione Entrada.
- Preencha atentamente os dados da nota.
- Informe um CFOP* de retorno (ex.: 1909/2909 – Retorno de bem remetido por comodato).
- Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Atenção!
O CFOP de entrada deve iniciar em 1 (mesmo estado) ou 2 (interestadual).
Em dúvidas, valide com seu contador.
2. Como acompanhar as compras e fornecedores para controle de locação
Atenção!
Não movimente produtos manualmente no estoque para evitar inconsistências em fiscalizações.
Use os recursos de Compras, Fornecedores e Estoque para agilizar a gestão.
Para incluir entradas automaticamente e manter o financeiro atualizado, ative a busca automática de NF-e.
3. Como realizar o controle financeiro no controle de locação
Como o estoque não atribui itens a clientes específicos, crie os lançamentos com centro de custo por equipamento para relatórios mais assertivos.
O recebimento da locação é feito via Contas a receber.
Se precisar do detalhamento do passo a passo, veja a seção Registrar recebimento da locação acima.
Gerar recibo
Você pode emitir recibo quando o lançamento já estiver baixado como Recebido:
- Acesse Financeiro > Contas a Receber.
- Encontre o recebimento desejado.
- Clique em Ações > Emitir Recibo.
Atenção!
O botão Emitir Recibo aparece somente para lançamentos já recebidos.
Como analisar a performance do controle de locação
Use relatórios financeiros e de estoque para acompanhar volumes, entradas/saídas e o resultado por centro de custo.
Giro de estoque
Mostra rotatividade e saldos por período para planejar compras e reduzir custos.
- Acesse Relatórios > Estoque > Giro de estoque.
- Ajuste o período.
- Clique em Gerar relatório.
Dica!
No relatório de Giro de estoque é possível baixar em CSV ou PDF.
Posição do estoque
Exibe a quantidade de produtos no estoque em um período, útil para prever necessidades.
- Acesse Relatórios > Estoque > Posição do estoque.
- Ajuste o período.
- Clique em Gerar relatório.
Situação de estoque e Inventário
Veja histórico de entradas/saídas e inventário:
Acesse Estoque > Situação de Estoque > Buscar para listar os produtos e exportar em Excel, CSV ou XML.
Para inventário, clique em Realizar Inventário > Pesquisar.
Análise de recebimento
Agrupa recebimentos baixados por categorias e por centro de custo; é exibido por data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.
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