Se a sua empresa presta serviços e atua com aluguel de equipamentos, como notebooks, impressoras, tablets, ou se é uma construtora que além de prestar o serviço faz o aluguel de equipamentos, é comum que você precise ter o controle da circulação desses produtos.
Além da gestão de locação dos produtos, a emissão das notas fiscais também pode depender da entrada e saída dos itens.
Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços pode ser realizada na Conta Azul.
Vamos utilizar um exemplo:
- Equipamento locado: Notebook
- Valor de locação: R$ 100,00
É possível lançar na Conta Azul:
- Financeiro: contas a receber
- Notas fiscais: remessa (saída do produto) e retorno (entrada do produto)
Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:
Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você cadastre os produtos na Conta Azul, cadastre também os serviços realizados, lance a locação apenas no financeiro e controle a movimentação dos itens pela nota fiscal.
Atenção!
Não recomendamos:
- Registrar a locação do bem como uma venda, pois, ao emitir a nota fiscal de remessa a saída do produto será duplicada do estoque.
-
Emitir nota fiscal de serviço (NFS-e), pois não houve prestação de serviço, apenas um empréstimo do bem.
Conheça o passo a passo para faturar e cobrar corretamente.
Realizar cadastros para controle de locação
Para cadastrar separadamente seus produtos:
- Acesse Estoque > Cadastros > Produtos.
- Clique em Novo produto ou Criar meu primeiro produto.
-
Complete todas as informações do produto.
- Para concluir, clique em Salvar.
Dica!
Cadastre novos serviços em + Novo > Serviço.
Registrar recebimento da locação
Crie um contas a receber com o valor cobrado pelo aluguel do equipamento e se necessário, anexe o contrato de locação e utilize o campo de observações para registrar a data de devolução do equipamento.
Para criar o lançamento de contas a receber:
- Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita.
- Preencha as informações com atenção.
- Em Valor, informe o valor cobrado pelo aluguel.
- Preencha categoria financeira específica de locações.
- Selecione o centro de custo identificando o equipamento.
- Se for uma locação recorrente, marque a opção Repetir lançamento.
- Caso este valor já esteja em sua conta bancária, marque como Recebido.
- Em Observação informe a data da devolução do equipamento.
- E em Anexo, adicione o contrato de locação.
- Para concluir, clique em Salvar.
Dica!
Preencha a categoria financeira e o centro de custo que corresponda ao produto locado, e assim ter mais facilidade na análise de performance.
Gerar cobrança
Com o lançamento criado, você pode gerar a cobrança para evitar a inadimplência garantindo que seus clientes recebam as faturas pontualmente e ajudando a manter o fluxo de caixa do seu negócio.
Dica!
Utilize as Cobranças da Conta Azul ou outros bancos para otimizar este processo.
Emitir notas fiscais
A atualização dos produtos no seu estoque será realizada a partir da emissão das notas fiscais de:
-
Remessa: saída do produto no estoque - não gera movimentação financeira.
- Retorno: entrada do produto no estoque - não gera movimentação financeira.
Importante!
Para a emissão de notas fiscais de produto (remessa e retorno) é necessário ter inscrição estadual liberada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) e certificado digital.
Após realizar a configuração da nota fiscal de produto, siga com as emissões:
1. Nota fiscal de remessa - Controle de movimentação de saída do equipamento
A nota fiscal eletrônica de remessa será emitida para controlar a saída do equipamento locado:
- Acesse Vendas > Notas fiscais de produto > Nova > Nota de Remessa.
- Selecione o Motivo da remessa > Comodato.
- Selecione a Operação > Saída.
- Preencha atentamente as informações relacionadas à sua nota fiscal.
- Informe um CFOP com a especificação de remessa para saída do estoque .
Por exemplo: CFOP 5908 ou 6908 - Remessa de bem por conta de contrato de comodato.
-
Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Com todas as informações devidamente preenchidas, sua nota fiscal será transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado e ao ser emitida, o seu cliente receberá a nota fiscal por e-mail.
Atenção!
O CFOP de saída deve iniciar em 5 (para operações dentro do mesmo estado) ou 6 (para operações entre diferentes estados).
Caso tenha alguma dúvida sobre o que inserir no quadro de configuração dos tributos do produto, converse com o seu contador.
2. Nota fiscal de retorno - Controle de movimentação de entrada do equipamento
A nota fiscal eletrônica de retorno será emitida para controlar a saída do equipamento locado:
- Acesse Vendas > Notas Fiscais de Produto > Nova > Nota de Retorno.
- Selecione o Motivo do retorno > Comodato.
- Selecione a Operação > Entrada.
- Preencha atentamente as informações relacionadas à sua nota fiscal.
- Informe um CFOP com a especificação de retorno para entrada do estoque.
Por exemplo: CFOP 1909 / 2909 - Retorno de bem remetido por conta de contrato de comodato
-
Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Com todas as informações devidamente preenchidas, sua nota fiscal será transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado e ao ser emitida, o seu cliente receberá a nota fiscal por e-mail.
Atenção!
O CFOP de entrada deve iniciar em 1 (para operações dentro do mesmo estado) ou 2 (para operações entre diferentes estados).
Caso tenha alguma dúvida sobre o que inserir no quadro de configuração dos tributos do produto, converse com o seu contador.
Atenção!
Não recomendamos movimentar manualmente os produtos no estoque, para evitar problemas em caso de fiscalização na sua empresa.
A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar as peças utilizadas na sua prestação do serviço.
Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.
Uma vez que pelo estoque não é possível controlar os produtos locados para cada cliente, sugerimos que os lançamentos financeiros sejam criados com o centro de custo referente produto locado. Assim, você poderá gerar relatórios mais assertivos.
Além deste controle, pelo contas a receber, você pode gerar recibo aos seus clientes.
Entenda como controlar suas receitas.
Registrar recebimento da locação
Crie um contas a receber com o valor cobrado pelo aluguel do equipamento e se necessário, anexe o contrato de locação e utilize o campo de observações para registrar a data de devolução do equipamento.
Para criar o lançamento de contas a receber:
- Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita.
- Preencha as informações com atenção.
- Em Valor, informe o valor cobrado pelo aluguel.
- Preencha categoria financeira específica de locações.
- Selecione o centro de custo identificando o equipamento.
- Caso seja uma locação recorrente marque a opção Repetir lançamento.
- Caso este valor já esteja em sua conta bancária, marque como Recebido.
- Em Observação informe a data da devolução do equipamento.
- E em Anexo, adicione o contrato de locação.
- Para concluir, clique em Salvar.
Dica!
Preencha a categoria financeira e o centro de custo que corresponda ao produto locado, e assim ter mais facilidade na análise de performance.
Gerar recibo
O contratante da locação dos equipamentos deve receber um recibo com as informações do aluguel para controle fiscal, esse recibo é válido como comprovante da operação.
Com o lançamento financeiro da locação do equipamento criado, você pode emitir o recibo desde que o lançamento já esteja baixado (salvo como Recebido).
Para gerar o recibo:
- Acesse Financeiro > Contas a Receber.
- Encontre o recebimento que você deseja emitir o recibo.
- Clique em Ações > Emitir Recibo.
Atenção!
O botão Emitir Recibo só aparecerá se o recebimento já estiver baixado - recebido.
Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:
Giro de estoque
Este relatório ajuda a controlar o volume do estoque (com os números exatos do saldo inicial e final de cada produto), mostrando a rotatividade dos produtos e auxiliando na programação das compras e da produção.
Com as informações, você também pode analisar o custo de armazenamento das mercadorias e reduzir ou aumentar o volume do estoque conforme a necessidade — nem abaixo do nível que ameaça as vendas, nem acima de um patamar que representa perda de dinheiro.
Para gerar o relatório:
-
Acesse Relatórios > Estoque > Giro de estoque.
-
Nesta tela, ajuste o período da pesquisa.
- Clique em Gerar relatório.
Dica!
No Giro de estoque você pode realizar o download em CSV ou PDF para seu computador.
Posição do estoque
O relatório de Posição de Estoque, permite que você saiba a quantidade exata dos seus produtos no estoque em um determinado período.
Essa visualização é muito importante para entender as movimentações realizadas no seu estoque e prever a quantidade necessária em um determinado período do ano.
Para gerar o relatório:
-
Acesse Relatórios > Estoque > Posição do estoque.
-
Nesta tela, ajuste o período da pesquisa.
-
Clique em Gerar relatório.
Situação de estoque e Inventário
Analise o histórico de todas as movimentações de entrada e saída dos seus equipamentos por período. Para isso, acesse Estoque > Situação de Estoque > Buscar.
Nessa tela, serão apresentados seus produtos com o estoque disponível, permitindo a exportação em Excel, CSV e XML.
Para visualizar o inventário dos produtos, clique em Realizar Inventário > Pesquisar.
Análise de recebimento
O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.
Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.
O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.
- Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento.
- Nesta tela, filtre por Período.
- As informações serão carregadas em tela para sua análise.
-
Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.
Você verá os valores e rateio dos valores.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro da sua empresa e ajuda a entender a saúde financeira do seu negócio.
O Fluxo de caixa mensal é um relatório que apresenta as entradas e saídas financeiras da empresa, indicando qual o saldo em caixa em um determinado período.
Em Relatórios > Financeiro > Fluxo de caixa mensal, apresentamos o controle financeiro de uma forma que considera pagamentos e recebimentos a cada mês e ano.
Diferentemente do acompanhamento operacional (diário), ele dá uma visão geral considerando vendas à vista e a prazo e despesas com fornecedores, pessoal, encargos, tributos e materiais de consumo.
Na Conta Azul, o Fluxo de caixa mensal traz valores previstos e valores realizados sempre considerando a data de vencimento (para previstos) e a data de baixa (para realizados).
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