Como realizar cadastros para controle de locação

Guia prático para controlar locações no ERP: cadastre os produtos, registre os recebimentos, gere cobranças quando precisar e emita NF-e de Remessa e Retorno para movimentar o estoque — com relatórios para medir o desempenho do processo.

 

 

Se a sua empresa aluga equipamentos (por exemplo: notebooks, impressoras, tablets) ou é uma construtora que também realiza locações, você precisa controlar a circulação desses produtos.

Além do controle da locação, a emissão de notas pode depender da saída e entrada dos itens. Depois dos cadastros iniciais, você faz todo o faturamento na Conta Azul.

 

Exemplo

  • Equipamento locado: Notebook
  • Valor de locação: R$ 100,00

O que você pode lançar:

  • Financeiro: contas a receber
  • Notas fiscais: Remessa (saída) e Retorno (entrada)

 

Veja como organizar o faturamento, a movimentação fiscal e a análise de resultados sem perder o controle.

 

1. Como fazer o faturamento e cobrança para controle de locação

Para este cenário, cadastre os produtos e os serviços realizados. Lance a locação no financeiro e controle a movimentação dos itens pelas notas fiscais.

 

Atenção!

  • Não registre a locação como venda — a NF de Remessa duplicaria a saída do estoque.
  • Não emita NFS-e — não há prestação de serviço, apenas empréstimo do bem.

 

Realizar cadastros para controle de locação

Cadastre os produtos que serão locados:

  1. Acesse Estoque > Cadastros > Produtos.
  2. Clique em Novo produto ou Criar meu primeiro produto.
  3. Complete todas as informações do produto.
  4. Clique em Salvar.
Passo a passo para cadastrar separadamente seus produtos.

 

Dica!

Quando houver necessidade de serviços adicionais, cadastre em + Novo > Serviço.

 

Registrar recebimento da locação

Crie um contas a receber com o valor do aluguel e, se quiser, anexe o contrato e informe a data de devolução.

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo registro > Receita.
  2. Preencha os dados com atenção.
  3. Em Valor, informe o valor do aluguel.
  4. Defina a categoria financeira específica de locações.
  5. Selecione o centro de custo (identificando o equipamento).
  6. Se for recorrente, marque Repetir lançamento.
  7. Se já recebeu, marque como Recebido.
  8. Em Observação, registre a data de devolução; em Anexo, adicione o contrato.
  9. Clique em Salvar.
Passo a passo para criar o lançamento de contas a receber.

 

Dica!

Use a categoria e o centro de custo corretos para facilitar a análise de performance.

 

Gerar cobrança

Com o lançamento criado, você pode gerar a cobrança para reduzir inadimplência.

 

Dica!

Use as Cobranças da Conta Azul ou boletos registrados do seu banco.

 

Emitir notas fiscais

As notas movimentam o estoque sem afetar o financeiro:

  • Remessa: saída do produto (sem lançamento financeiro).
  • Retorno: entrada do produto (sem lançamento financeiro).

 

Importante!

Para emitir NF-e (Remessa/Retorno) é necessário ter inscrição estadual liberada na Sefaz e certificado digital.

 

Após configurar a NF-e, siga:

 

1 - Nota fiscal de remessa — saída do equipamento

  1. Acesse Produtos > Notas fiscais de produto > Nova > Nota de Remessa.
  2. Em Motivo da remessa, selecione Comodato.
  3. Em Operação, selecione Saída.
  4. Preencha atentamente os dados da nota.
  5. Informe um CFOP de remessa (ex.: 5908/6908 – Remessa de bem por contrato de comodato).
  6. Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Passo a passo para gerar nota fiscal de remessa.

 

Atenção!

O CFOP de saída deve iniciar em 5* (mesmo estado) ou 6 (interestadual). 

Em caso de dúvidas tributárias, converse com seu contador.

 

2 - Nota fiscal de retorno — entrada do equipamento

  1. Acesse Produtos > Notas Fiscais de Produto > Nova > Nota de Retorno.
  2. Em Motivo do retorno, selecione Comodato.
  3. Em Operação, selecione Entrada.
  4. Preencha atentamente os dados da nota.
  5. Informe um CFOP* de retorno (ex.: 1909/2909 – Retorno de bem remetido por comodato).
  6. Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.
Passo a passo para gerar nota fiscal de retorno.

 

Atenção!

O CFOP de entrada deve iniciar em 1 (mesmo estado) ou 2 (interestadual). 

Em dúvidas, valide com seu contador.

 

2. Como acompanhar as compras e fornecedores para controle de locação

 

Atenção!

Não movimente produtos manualmente no estoque para evitar inconsistências em fiscalizações.

 

Use os recursos de Compras, Fornecedores e Estoque para agilizar a gestão.

Para incluir entradas automaticamente e manter o financeiro atualizado, ative a busca automática de NF-e.

 

3. Como realizar o controle financeiro no controle de locação

Como o estoque não atribui itens a clientes específicos, crie os lançamentos com centro de custo por equipamento para relatórios mais assertivos.

O recebimento da locação é feito via Contas a receber. 

Se precisar do detalhamento do passo a passo, veja a seção Registrar recebimento da locação acima.

 

Gerar recibo

Você pode emitir recibo quando o lançamento já estiver baixado como Recebido:

  1. Acesse Financeiro > Contas a Receber.
  2. Encontre o recebimento desejado.
  3. Clique em Ações > Emitir Recibo.
Passo a passo para Emitir Recibo.

 

Atenção!

O botão Emitir Recibo aparece somente para lançamentos já recebidos.

 

Como analisar a performance do controle de locação

Use relatórios financeiros e de estoque para acompanhar volumes, entradas/saídas e o resultado por centro de custo.

 

Giro de estoque

Mostra rotatividade e saldos por período para planejar compras e reduzir custos.

  1. Acesse Relatórios > Estoque > Giro de estoque.
  2. Ajuste o período.
  3. Clique em Gerar relatório.
Passo a passo para gerar relatório de Giro de estoque.

 

Dica!

No relatório de Giro de estoque é possível baixar em CSV ou PDF.

 

Posição do estoque

Exibe a quantidade de produtos no estoque em um período, útil para prever necessidades.

  1. Acesse Relatórios > Estoque > Posição do estoque.
  2. Ajuste o período.
  3. Clique em Gerar relatório.
Passo a passo para gerar relatório de Posição do estoque.

 

Situação de estoque e Inventário

Veja histórico de entradas/saídas e inventário:

Acesse Estoque > Situação de Estoque > Buscar para listar os produtos e exportar em Excel, CSV ou XML.

Para inventário, clique em Realizar Inventário > Pesquisar.

Passo a passo para visualizar o inventário dos produtos.

 

Análise de recebimento

Agrupa recebimentos baixados por categorias e por centro de custo; é exibido por data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

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