Você cria uma automação em Importações, na aba Automações. A automação tem duas partes: a condição, que descreve quando ela deve valer, e a ação, que diz o que o sistema deve fazer, preencher campos como categoria e centro de custo e, se você quiser, gravar a despesa automaticamente, sem passar pela revisão.
Depois de salvar, ative a automação na listagem para ela começar a funcionar nos próximos documentos importados. Quando você tem mais de uma automação, a ordem da listagem define a prioridade entre elas.
Importante!
As automações de Importações valem apenas para despesas. Não é possível criar automação para receitas: documentos identificados como receita continuam sendo revisados normalmente na aba Pendentes.
As automações da conciliação bancária são criadas em outro lugar, pelo botão Configurar conciliação, em Financeiro > Outras contas. Elas valem para despesas e para receitas e não se misturam com as automações de Importações. Veja como criar uma automação na conciliação.
Pré-requisitos
- Ter acesso ao menu Importações na Conta Azul Pro.
- Ter as categorias financeiras e os centros de custo já cadastrados: a automação escolhe entre os cadastros existentes na sua conta.
Passo a passo
- Acesse o menu Importações.
- Clique na aba Automações.
- Clique no botão Nova automação para Despesa.
- Preencha o campo Nome da regra com um nome que identifique o caso.
- Na seção Condição, descreva quando a automação deve valer, preenchendo os três campos da linha:
- Quando: escolha o campo que será avaliado, por exemplo Canal de integração, Tipo de documento, Descrição, Descrição do serviço (somente para NFS-e), CPF/CNPJ do Fornecedor, Nome (Razão social) do Fornecedor ou Valor.
- Condição: escolha o operador, por exemplo igual a ou começa com. Em campos de texto, como Descrição, prefira contém, que encontra o trecho em qualquer parte do texto e ignora maiúsculas e acentos. Use igual a em campos com lista fixa de opções, como Tipo de documento.
- Valor: informe o que deve ser encontrado. Alguns campos aceitam vários valores de uma vez, como Boleto e Comprovante de pagamento na mesma linha: basta um deles aparecer para a condição valer. Em CPF/CNPJ do Fornecedor, digite só os números, sem ponto, traço ou barra.
- Para usar mais de uma condição, clique em Adicionar dentro da seção Condição. A marcação E também aparece entre as linhas: todas as condições precisam ser verdadeiras ao mesmo tempo. Cada automação aceita até 10 condições e até 10 ações.
- Na seção Ação, defina o que o sistema vai fazer quando a condição acontecer:
- Então: selecione Atribuir valor para preencher um campo do lançamento, ou a ação que grava a despesa automaticamente.
- Atribuir: escolha o campo a ser preenchido, por exemplo Categoria, Fornecedor, Centro de custo, Descrição, Código de referência ou Observação.
- Valor: informe o conteúdo que deve entrar no campo.
- Para preencher mais de um campo com a mesma automação, clique em Adicionar dentro da seção Ação.
- Se quiser que a despesa seja registrada sem revisão, acrescente a ação de gravação automática. Nesse caso, o documento importado vira lançamento financeiro direto, com os campos preenchidos conforme a automação, e não fica aguardando na aba Pendentes.
- Clique em Salvar automação. A mensagem Regra salva! confirma que a automação foi criada.
- Na listagem da aba Automações, verifique a coluna Situação e ative a automação que você acabou de criar.
Atenção!
A automação vale para os documentos que chegarem depois de ela ser criada e ativada. Documentos que já estavam em Importações não são reprocessados.
O mesmo vale quando você edita uma automação: a alteração passa a valer para os documentos que chegarem depois, e não muda os que já foram importados.
Use a gravação automática apenas em casos que você já confere de olhos fechados, como um fornecedor recorrente de valor previsível. Com ela ativa, a despesa entra no financeiro sem revisão, e qualquer correção precisa ser feita depois, no menu Financeiro.
Como conferir se a automação funcionou
Importe um documento que se encaixe na condição que você criou e acesse a aba Pendentes em Importações. Clique em Criar despesa no documento importado: a tela Nova despesa abre com os campos já preenchidos pela automação, como Categoria, Centro de custo e Código de referência.
Você continua podendo alterar qualquer campo antes de clicar em Salvar.
Se a automação tem gravação automática, o documento não aparece em Pendentes: a despesa já foi registrada. Para conferir, acesse Financeiro > Contas a pagar e localize o lançamento, o documento original fica anexado a ele.
Dica!
Comece pelos fornecedores que mais se repetem no seu mês. Poucas automações costumam resolver boa parte do volume de digitação.
Para um modelo de automação de boleto de fornecedor em Importações: Veja exemplos de regras para conciliação e Importações.
Como definir a ordem de execução das automações
As automações de Importações são executadas de cima para baixo, na ordem em que aparecem na listagem da aba Automações. Quando mais de uma automação se aplica ao mesmo documento, essa ordem define a prioridade entre elas e impacta o preenchimento dos campos.
Todas as automações que atendem à condição são aplicadas ao mesmo documento. Para evitar um resultado inesperado, deixe as condições de cada automação específicas o suficiente para não se sobreporem.
- Acesse o menu Importações e clique na aba Automações.
- Clique no botão Ordenar automações.
- Arraste as automações para a posição desejada. A numeração à esquerda de cada item mostra a ordem atual.
- Clique em Salvar ordenação.
Importante!
Uma automação recém-criada entra no fim da ordem de execução. Se ela precisa ter prioridade sobre as que já existem, reordene a lista depois de salvar.
Se a automação não se aplicar
Quando a automação não se aplica, a causa mais comum está na condição: o uso de igual a em vez de contém, um trecho com data ou código, o campo errado ou duas condições que se contradizem. Veja o que fazer quando a regra da automação não é aplicada.
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