A Conta AI Captura aceita documentos enviados por e-mail, desde que o endereço remetente esteja cadastrado na lista de remetentes autorizados da empresa.
Se você configurou uma regra de encaminhamento automático no Gmail, Outlook ou outro provedor e os documentos não estão chegando, o motivo mais provável é que o e-mail que aparece como remetente na mensagem recebida não está na lista de autorizados.
Como funciona a regra de remetentes autorizados
A Conta AI Captura valida o envio de documentos por e-mail com base em três regras:
- E-mail de recebimento único por empresa: cada empresa tem um único e-mail de recebimento, vinculado automaticamente ao cadastro. Esse é o endereço de destino para o qual você envia os documentos.
- Cadastro livre de remetentes autorizados: cada usuário pode autorizar quantos e-mails quiser para o envio de documentos. Somente e-mails cadastrados nessa lista serão aceitos pela Conta AI Captura.
- Lista compartilhada entre usuários: a lista de e-mails autorizados é visível e editável por todos os usuários da empresa. Todos podem ver, adicionar, editar ou remover e-mails da lista.
Por que o encaminhamento automático pode não funcionar
Quando você cria uma regra de encaminhamento automático no seu provedor de e-mail (como Gmail ou Outlook), o endereço que aparece como remetente na mensagem recebida pela Conta AI Captura pode mudar.
Isso depende de como o provedor de e-mail processa o encaminhamento.
Por exemplo, se o fornecedor envia um boleto para o e-mail financeiro@suaempresa.com e você configurou uma regra automática para encaminhar para a Conta AI Captura, o remetente que chega pode ser:
- O e-mail original do fornecedor (ex: cobranca@fornecedor.com).
- O e-mail que fez o encaminhamento (ex: financeiro@suaempresa.com).
- Um endereço interno do provedor de e-mail.
Se o endereço que chega como remetente não estiver cadastrado na lista de remetentes autorizados da Conta AI Captura, o documento não será processado.
Dica!
Se você recebe documentos de vários fornecedores e quer encaminhá-los automaticamente, cadastre tanto o e-mail que faz o encaminhamento (ex: financeiro@suaempresa.com) quanto os e-mails dos fornecedores mais frequentes na lista de remetentes autorizados.
Assim, independente de como o provedor processa o encaminhamento, o documento será aceito.
Como resolver
Se você quer usar encaminhamento automático de e-mails para a Conta AI Captura, siga estes passos para garantir que os documentos sejam processados:
- Envie um e-mail de teste usando a regra de encaminhamento automático que você configurou.
- Verifique na Conta AI Captura se o documento chegou. Se não chegou, prossiga para o próximo passo.
- Identifique qual endereço de e-mail está sendo usado como remetente no encaminhamento.
Você pode verificar isso abrindo a mensagem encaminhada na sua caixa de e-mail e conferindo o campo De: (remetente).
- Cadastre esse endereço na lista de remetentes autorizados:
- Na Conta Azul Pro, acesse Configurações e plano > Mais configurações.
- Em Conta AI, clique em Editar ao lado de E-mail.
- No campo E-mail remetente, cadastre o endereço identificado no passo anterior.
- Clique em Salvar.
- Repita o teste de envio. Se o documento aparecer na Conta AI Captura, a configuração está correta.
Alternativa: encaminhamento manual
Se o encaminhamento automático não funcionar de forma consistente no seu provedor de e-mail, você pode encaminhar os documentos manualmente. Basta abrir o e-mail com o documento e usar o botão Encaminhar do seu provedor, enviando para o endereço de recebimento da Conta AI Captura.
Nesse caso, o remetente será o seu próprio e-mail — desde que ele esteja cadastrado como remetente autorizado, o documento será processado normalmente.
Importante!
Ao enviar documentos por e-mail para a Conta AI Captura, informe apenas o e-mail de destino no campo Para.
Para incluir outros destinatários, use o campo Cópia (CC).
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