Como controlar o repasse de valores para clientes

Se a sua empresa presta serviços como advocacia, publicidade, produção de conteúdos digitais ou imobiliária, é comum que você receba temporariamente o valor total do seu cliente para os serviços e precise repassar uma parte aos seus clientes no final do serviço.

Além dos pagamentos, a emissão das notas fiscais também pode depender desta variação de valores.

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes projetos pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Valor recebido pelo serviço (ação, venda imobiliária, projeto com terceiros) : R$ 200.000,00

 

Repasse ao cliente

  • 80% é do cliente (dono da ação ou imóvel, etc): R$ 160.000,00
  • 20% é seu pelo serviço prestado: R$ 40.000,00

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você lance uma venda avulsa com o valor do recebimento do serviço prestado (por exemplo R$40.000,00) para ter controle de datas e valores, realizar edições e emitir NFS-e.

O restante do valor deverá ser lançado em contas a receber e a pagar como repasse, como explicaremos a seguir.

 

Atenção!

Não recomendamos registrar:

  • Uma única venda avulsa e emitir a nota fiscal com o valor total recebido (por exemplo R$200.00,00), pois o valor será repassado para o cliente.

  • Tudo em um contas a receber, pois se precisar emitir NFS-e do serviço prestado será sempre a partir de uma venda de serviço.

 

Conheça o passo a passo para lançar a venda de maneira que você possa controlar suas entradas e como controlar suas saídas.

 

Registrar a venda do serviço

1. Venda

Lance uma venda avulsa com o valor do recebimento do serviço prestado (por exemplo, o honorário de 20% no valor de R$ 40.000,00) e marque a venda como recebida.

O valor restante, você deve registrar como lançamento financeiro em Contas a receber e em Contas a pagar como repasse.

 

Dica!

Assim que tiver os valores acertados, faça o registro da venda e dos lançamentos financeiros.

Se necessário, faça as edições futuramente.

 

Para isso:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda, ou clique em + Novo > Venda

  2. Preencha as informações da venda

  3. Atente-se à categoria financeira e centro de custo
    Se necessário, cadastre o centro de custo (por exemplo: Ação 2024) no preenchimento da venda

  4. Ao adicionar o serviço, preencha o valor do recebimento do serviço prestado (por exemplo, o honorário de 20% no valor de R$ 40.000,00)

  5. Para concluir, clique em Salvar:

venda.gif

 

Garanta que o centro de custo está preenchido na venda, com essa informação seus relatórios e análises por projetos serão mais assertivos.

 

Importante!

De acordo com o preenchimento das Informações de pagamento, no momento de salvar a venda, será possível gerar cobranças.

Uma vez que você já recebeu os valores, não gere cobranças da venda.

 

Após salvar a venda, informe o recebimento:

  1. Com a venda aberta, encontre as Informações financeiras

  2. Clique em Ações > Informar recebimento

  3. Confira todas as informações do recebimento e clique em Confirmar recebimento:

venda.gif 

 

2. Centro de custo

Defina o centro de custo referente a prestação do serviço (por exemplo: Ação 2024), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar um centro de custo:

  1. Acesse Financeiro > Cadastros > Centros de custo

  2. Clique em Novo centro de custo

  3. Preencha Código e Nome

  4. Para concluir, clique em Salvar:

cc.gif

 

Caso tenha criado a venda e precise editar o centro de custo:

  1.  Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Aplique os filtros necessários para encontrar a parcela da venda

  3. Clique em Ações > Editar

  4. No campo Centro de custo, selecione o centro de custo correto

  5. Para concluir, clique em Salvar

 

3. Observações complementares

No preenchimento da venda, em Observações de pagamento detalhe qual o serviço prestados e demais informações (por exemplo: Ação XPTO), assim o cliente tem acesso na venda.

Se for necessária a emissão da NFS-e, preencha também as Observações complementares da nota fiscal.

 

Dica!

Entenda como emitir sua NFS-e.

Compras e fornecedores

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas despesas e mesmo que você não tenha um estoque de produtos para gerenciar, é fundamental que cadastre seus fornecedores para controle total dos pagamentos.

Para o seu cenário, o cadastro do cliente (por exemplo, cliente da ação) e funcionários (parceiros ou terceiros envolvidos) deve ser realizado na Conta Azul como fornecedores, para criar os lançamentos de repasse para os participantes da negociação.

Como seu cliente já está cadastrado, basta editar o cadastro dele e adicionar o Tipo de papel > Fornecedor.

Para isso:

  1. Acesse Vendas > Cadastros > Clientes

  2. Busque seu cliente

  3. Clique em Ações > Editar

  4. Em Tipo de papel, clique em Fornecedor

  5. Para concluir, clique em Salvar

 venda.gif

 

Dica!

Caso funcionários ou terceiros não estejam cadastros ainda, acesse Compras > Cadastros > Fornecedores > Novo fornecedor.

 

forn.gif

Financeiro

Uma vez que o seu recebimento já foi lançado como venda (por exemplo: 20% = R$40.000,00), será necessário gerar um Contas a receber, referente a diferença do valor recebido (por exemplo: 80% = R$160.000,00), ou seja, o valor total menos o valor que sua empresa recebeu da negociação.

Na sequência, crie um lançamento em Contas a pagar referente o valor de repasse ao cliente final (por exemplo: 80% = R$160.000,00).

 

Lançar receitas

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita

  2. Preencha as informações com atenção

  3. Em Valor, informe a diferença recebida (por exemplo R$160.000,00)

  4. Informe categoria financeira específica de repasse para o cliente

  5. Selecione o mesmo centro de custo informado na venda

  6. Caso este valor já esteja em sua conta bancária, marque como Recebido

  7. Para concluir, clique em Salvar

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Lançar despesas

  1. Acesse Financeiro > Contas a pagar ou + Novo > Despesa

  2. Preencha as informações com atenção

  3. Em Fornecedor, informe os dados do seu cliente

  4. Em Valor, informe o total que será repassado (por exemplo R$160.000,00)

  5. Informe categoria financeira específica de repasse para o cliente

  6. Selecione o mesmo centro de custo informado na venda

  7. Para concluir, clique em Salvar

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Importante!

Informe uma categoria financeira de despesa específica de repasse para o cliente, assim, esse valor não soma como receita de vendas no DRE.

 

Além do repasse ao cliente, caso existam outras despesas (como custas processuais de advocacia, imobiliário, certidões, etc), crie lançamentos de Contas a pagar informando na descrição o nome do cliente, ou número do processo, para facilitar a identificação do lançamento no financeiro.

Se outros participantes se envolveram na negociação, no caso de comissionamento, inclua o fornecedor (por exemplo advogados ou corretores) no lançamento, e o valor de repasse para os envolvidos na negociação.

 

Conciliação bancária

Nos casos onde é necessário fazer repasses, o valor total é depositado na conta da sua empresa e a conciliação deve ser feita considerando uma movimentação do banco com vários lançamentos já registrados na Conta Azul.

Por exemplo:

  • Entrou o valor de R$200.000
  • Você deve vincular com os 2 recebimentos
    • Venda avulsa R$40.000,00 e da receita de R$160.000

 

 

Ao realizar o repasse para o cliente, concilie normalmente a saída da sua conta bancária com a despesa criada anteriormente.

Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes seu projeto, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Lançamentos no caixa

A principal vantagem deste relatório é a possibilidade de filtrá-lo pelo regime de competência, ou seja, visualizar as movimentações de acordo com sua data de realização, independente da data de vencimento ou pagamento. Com isso, é possível compará-lo com o DRE Gerencial, por exemplo.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Lançamentos no caixa

  2. Nesta tela, escolha a visualização por data de Caixa ou Competência

  3. Você ainda pode filtrar por Conta e por Período

  4. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  5. Caso queira baixar o relatório em PDF, clique em Imprimir:

rela.gif

 

No PDF, constará as principais informações dos lançamentos, de acordo com o filtro utilizado.

Será considerado todos os lançamentos que constam no financeiro: vendas, compras, contas a pagar e receber, transferências e saldos iniciais.

Os lançamento virão divididos por centro de custo e você terá a visão completa do seu projeto:

 

Análise de pagamento

O relatório de análise de pagamento agrupa os pagamentos já baixados, por categorias ou centros de custo, permitindo uma análise mais profunda dos gastos, como quanto a empresa está gastando com pessoal, despesas administrativas e matéria-prima.

O relatório de Análise de pagamento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de pagamento

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.

    Você verá os valores e rateio dos valores:

Relatório Análise de Pagamento 3.gif

 

Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.

Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.

    Você verá os valores e rateio dos valores:

Relatório Análise de Recebimento 3.gif

 

Extrato de movimentações

O Extrato de Movimentações é o lugar mais recomendado para acompanhar o resultado do projeto considerando as entradas e saídas, para isso:

  1. Acesse Financeiro > Extrato de movimentações

  2. Clique em Mais filtros > Centro de custo

  3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar

  4. Em Mais filtros, clique sobre Tipo e selecione Despesa e Receita

  5. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

des.gif

 

Ao acessar o Extrato de movimentações e aplicar os filtros de sua preferência, tudo o que estiver em tela pode ser exportado em uma planilha ao clicar em Exportar.

Na planilha baixada, você terá a visão dos valores rateados - de parcelas já baixadas e também as que estão em aberto:

rela.gif

 

Dica! 

Atente-se aos filtros aplicados por data e situação, para entender quais os valores por centro de custo estão em atraso, em aberto ou quitados. 

 

Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$), você terá o total do lançamento:

 

Nas últimas colunas da planilha, caso exista rateio de categoria e/ou centro de custo, os valores serão destacados individualmente conforme a divisão realizada no lançamento:

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