Como controlar o repasse de valores para clientes

Se a sua empresa presta serviços como advocacia, publicidade, produção de conteúdos digitais ou imobiliária, é comum receber o valor total do cliente e repassar uma parte para ele ao final do serviço.

Além dos pagamentos, a emissão das notas fiscais pode depender dessa variação de valores. Após concluir os cadastros iniciais no ERP, você gerencia todo o faturamento no Conta Azul.

Veja como organizar o faturamento, controlar entradas e saídas, conciliar os valores e analisar a performance do projeto.

1. Faturamento e cobrança do repasse

Para manter controle de datas, valores e permitir emissão de NFS-e, lance uma venda avulsa apenas com a sua parte (ex.: 20% = R$ 40.000,00). 

O restante será tratado no financeiro como receitas e despesas de repasse.

Registrar a venda do serviço

1. Venda

Lance a venda avulsa com o valor do seu honorário (ex.: R$ 40.000,00) e marque o recebimento conforme o combinado.

Para lançar a venda:

1. Acesse Serviços > Vendas de serviços > Nova venda, ou clique em + Novo registro > Venda.
2. Preencha as informações da venda.
3. Atente-se à categoria financeira e ao centro de custo.
   Se preciso, crie o centro de custo (ex.: Ação 2024) durante o preenchimento.
4. Ao adicionar o serviço, informe o valor do recebimento do serviço prestado (ex.: R$ 40.000,00).
5. Para concluir, clique em Salvar.

Após salvar a venda, informe o recebimento:

1. Com a venda aberta, localize Informações financeiras.
2. Clique em Ações > Informar recebimento.
3. Confira os dados e clique em Confirmar recebimento.

2. Centro de custo

Defina um centro de custo para o projeto (ex.: Ação 2024) e utilize-o na venda e nos lançamentos financeiros para análises mais assertivas.

Para criar um centro de custo:

1. Acesse Financeiro > Cadastros > Centros de custo.
2. Clique em Novo centro de custo.
3. Preencha Código e Nome.
4. Clique em Salvar.

Caso precise ajustar o centro de custo após criar a venda:

1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
2. Aplique filtros para encontrar a parcela da venda.
3. Clique em Ações > Editar.
4. Atualize o campo Centro de custo e clique em Salvar.

3. Observações complementares

No preenchimento da venda, detalhe em Observações de pagamento o serviço prestado (ex.: Ação XPTO). 

Se for emitir NFS-e, preencha também as Observações complementares da nota fiscal.

2. Compras e fornecedores no repasse

Cadastre todos os participantes como fornecedores para controlar os pagamentos de repasse. Seu cliente (beneficiário do repasse) também deve ter o Tipo de papel > Fornecedor.

Para editar o cliente e adicionar o tipo de papel Fornecedor:

1. Acesse Serviços > Cadastros > Clientes.
2. Busque o cliente.
3. Clique em Ações > Editar.
4. Em Tipo de papel, selecione Fornecedor e Salvar.

3. Controle financeiro e conciliação

Com a sua venda avulsa registrada (ex.: R$ 40.000,00), registre a receita do valor a repassar (ex.: R$ 160.000,00) e a despesa correspondente para o cliente. Use a mesma categoria e o mesmo centro de custo.

Lançar receitas

Como registrar a entrada referente ao valor do repasse (diferença do total recebido):

1. Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita.
2. Preencha as informações com atenção.
3. Em Valor, informe a diferença recebida (ex.: R$ 160.000,00).
4. Use categoria financeira específica de repasse para o cliente.
5. Selecione o mesmo centro de custo da venda.
6. Se o valor já está na conta, marque como Recebido e Salvar.

Lançar despesas

Como registrar a saída referente ao repasse ao cliente:

1. Acesse Financeiro > Contas a pagar ou + Novo > Despesa.
2. Preencha as informações com atenção.
3. Em Fornecedor, selecione o seu cliente (agora também cadastrado como fornecedor).
4. Em Valor, informe o total a repassar (ex.: R$ 160.000,00).
5. Use categoria financeira específica de repasse para o cliente e o mesmo centro de custo.
6. Clique em Salvar.

Se houver outras despesas (custas, certidões, comissões), crie contas a pagar com descrição clara (nome do cliente, nº do processo) e, quando houver, informe também os fornecedores comissionados.

Conciliação bancária

Quando o valor total entrar na sua conta, faça a conciliação como uma movimentação do banco com vários lançamentos.

Exemplo prático:

• Entrada bancária: R$ 200.000,00
• Vincule a:
  • Recebimento da venda avulsa (R$ 40.000,00)
  • Recebimento da receita de repasse (R$ 160.000,00)

Ao efetuar o repasse ao cliente, concilie normalmente a saída com a despesa criada.

4. Analisar a performance do repasse

Use relatórios financeiros para acompanhar o projeto por centro de custo, movimentações e situação dos lançamentos. Abaixo, os relatórios recomendados.

Lançamentos no caixa

Visualize por Caixa ou Competência e compare com o DRE Gerencial.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Lançamentos no caixa.
2. Escolha a visualização e filtre por Período e, se quiser, por Conta.
3. Analise em tela ou clique em Imprimir para PDF.

Análise de pagamento

Agrupa pagamentos baixados por categoria e por centro de custo, com visão por data de caixa e comparação com o Extrato de movimentações.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de pagamento.
2. Filtre por Período e navegue pela aba Centro de custo para ver totais e rateios.

Análise de recebimento

Agrupa recebimentos baixados por categoria e por centro de custo, também por data de caixa, permitindo avaliar as receitas por área.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento.
2. Filtre por Período e, na aba Centro de custo, clique para ver valores e rateios.

Extrato de movimentações

É a visão consolidada de entradas e saídas do projeto. Exporte em planilha para ver totais e rateios por categoria/centro de custo.

1. Acesse Financeiro > Extrato de movimentações.
2. Clique em Mais filtros > Centro de custo, selecione o do projeto e Aplicar.
3. Em Mais filtros, defina Tipo como Despesa e Receita e ajuste o período, se necessário.
4. Para exportar, clique em Exportar.

Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$) da planilha exportada você terá o total do lançamento; as últimas colunas exibem os rateios, quando existirem.