Inventário: o que é e como fazer

O inventário é um processo operacional realizado com objetivo de garantir que o estoque físico está igual ao estoque no sistema e que o processo de entrada e saída foi realizado corretamente.

O inventário é um processo determinante no planejamento da empresa, garantindo que as compras sejam planejadas com a visão de estoque do ERP, assim como as vendas serão garantidas com produto em estoque, evitando surpresas de produto sem estoque quando seu cliente solicitar algum produto.

Existem dois tipos de inventário:

• O inventário geral que é aquele que se conta todos os produtos do seu cadastro de produtos ativos e pode ser realizado mensalmente, anualmente ou na periodicidade que a empresa precisar.
   
• O inventário parcial, é aquele que pode ser realizado ciclicamente, ou seja, em intervalos curtos como semanalmente e até mesmo diariamente, mas nele são produtos específicos, garantindo a saúde e precisão no estoque, evitando falta ou excesso de produtos.
   
  É possível priorizar inventários de produtos mais caros, que saem muito ou até mesmo outro critério que a empresa julga importante.

O inventário manual é realizado diretamente na Conta Azul, com a tela de inventário aberta para edição do saldo dos itens.

Para iniciar um novo inventário com ajuste de saldo manual:

1. Acesse Estoque > Inventários.
    
2. Clique em Novo inventário.
    
3. Preencha as Informações básicas:
    
   

   Descrição* - informe um nome para controle futuro (por exemplo: Inventário do primeiro trimestre).
   Responsável pelo inventário* - selecione um usuário já cadastrado na Conta Azul Pro.
   Data do inventário* - selecione a data que o inventário será realizado.
   Motivo do inventário - insira informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário (por exemplo: Inventário de ajuste para obrigação fiscal, Inventário realizado para resolver falta de saldo do estoque, etc).
    

4. Para salvar as informações básicas, clique em Continuar.
    
5. Em Preencha o inventário, escolha entre Escolher produtos ou Adicionar todos os produtos cadastrados.
    
   
    

6. Se você selecionou Escolher produtos, você terá a opção de criar um novo inventário parcial, ou seja, vai adicionar apenas os produtos desejados no inventário.
   
   Para adicionar individualmente os produtos no inventários, no lado direito das informações do produto, clique em + Adicionar.
    
   
    
   Assim que adicionar o produto, a Situação será atualizada para Adicionado. 
   
   Para filtrar seu(s) produto(s), no campo Pesquisar, digite o nome ou SKU (código para identificação do produto). Refine sua pesquisa clicando em Mais filtros e selecionando: Categoria do produto, Tipo do produto e Situação de estoque.
    
   Você pode utilizar uma ou todas as opções de filtros para encontrar o(s) produto(s) desejado(s).
    
   Após aplicar o filtro clique em Adicionar todos, para adicionar de uma só vez todos os itens correspondentes ao filtro.
    
   Em Produtos exibidos, você pode escolher visualizar apenas os produtos já adicionados, os produtos não adicionados ou todos os produtos.

    
   
    
    
   Clique em Continuar para avançar até a alteração da coluna Quant. inventariada com o total real do saldo em estoque.
    
7. Se você selecionou Adicionar todos os produtos cadastrados, aplique os filtros necessários para encontrar os produtos que deseja inventariar.
    
8. Na opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, clique sobre Na Conta Azul.
    
   
    
9. Altere a coluna Quant. inventariada com o total real do saldo em estoque.
    
   
     
10. Para finalizar, clique em Concluir inventário.

O inventário via planilha é realizado via exportação da planilha padrão e importação do documento para edição do saldo dos itens.

Para iniciar um novo inventário com ajuste de saldo em lote via planilha:

1. Acesse Estoque > Inventários.
    
2. Clique em Novo inventário via planilha.
    
   
    
3. Preencha as Informações básicas:
    
   

   Descrição* - informe um nome para controle futuro (por exemplo: Inventário do primeiro trimestre).
   Responsável pelo inventário* - selecione um usuário já cadastrado na Conta Azul Pro.
   Data do inventário* - selecione a data que o inventário será realizado.
   Motivo do inventário - insira informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário (por exemplo: Inventário de ajuste para obrigação fiscal, Inventário realizado para resolver falta de saldo do estoque, etc).
    

4. Para salvar as informações básicas, clique em Continuar.
    
5. Em Preencha o inventário, escolha entre Escolher produtos ou Adicionar todos os produtos cadastrados.
    
   
    

6. Se você selecionou Escolher produtos, você terá a opção de criar um novo inventário parcial, ou seja, vai adicionar apenas os produtos desejados no inventário.
   
   Para adicionar individualmente os produtos no inventários, no lado direito das informações do produto, clique em + Adicionar.
    
   
    
   Assim que adicionar o produto, a Situação será atualizada para Adicionado. 
   
   Para filtrar seu(s) produto(s), no campo Pesquisar, digite o nome ou SKU (código para identificação do produto). Refine sua pesquisa clicando em Mais filtros e selecionando: Categoria do produto, Tipo do produto e Situação de estoque.
    
   Você pode utilizar uma ou todas as opções de filtros para encontrar o(s) produto(s) desejado(s).
    
   Após aplicar o filtro clique em Adicionar todos, para adicionar de uma só vez todos os itens correspondentes ao filtro.
    
   Em Produtos exibidos, você pode escolher visualizar apenas os produtos já adicionados, os produtos não adicionados ou todos os produtos.

    
   
    
    
   Clique em Continuar para avançar até a alteração da coluna Quant. inventariada com o total real do saldo em estoque.
    
7. Se você selecionou Adicionar todos os produtos cadastrados, aplique os filtros necessários para encontrar os produtos que deseja inventariar.
     
8. A opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, terá a opção Em uma planilha selecionada automaticamente - mantenha essa opção ativa.
    
   
    
9. Clique em Exportar planilha para fazer o download da planilha modelo.
    
   
     
10. Todos os seus produtos serão exportados numa planilha que apresentará:
    
    • Código do produto (SKU)
    • Nome do produto
    • Unidade de medida
    • Quantidade inventariada
     
    
    

    Dica!

    Ao realizar o download da planilha, todos os produtos cadastrados na Conta Azul serão apresentados no documento.
    
    Aplique os filtros desejados para visualizar apenas os itens que serão inventariados. Em seguida, exclua os produtos não relevantes da planilha. Com essa preparação, a importação será processada de forma mais rápida e eficiente.

    
     
11. Encontre os produtos inventariados, complete a coluna Quantidade inventariada (coluna D) com o total real do saldo em estoque e salve a planilha.
     
       
    

    Importante!

    A única coluna que deve ser alterada, é a coluna Quantidade inventariada (coluna D).

    
      
    
     
     
12. De volta à Conta Azul, clique em 📎 Escolha um arquivo, selecione a planilha correta em seu computador e para iniciar a importação do inventário, clique em Importar planilha.
     
    
     
13. Em alguns segundos iniciará automaticamente o Processamento da planilha e você verá a mensagem:
    
    

    Estamos processando a planilha de inventário...
    Clique em Salvar para depois se quiser fazer outras tarefas na Conta Azul enquanto processamos os dados.

    
    
     
14. Assim que a importação da planilha for finalizada, clique em Concluir inventário.

Para filtrar os produtos e preencher o inventário manual:

1. Acesse Estoque > Inventários.
    
2. Clique em Novo inventário.
    
3. Preencha as Informações básicas e clique em Continuar.
    
4. Em Preencha o inventário, escolha entre Escolher produtos ou Adicionar todos os produtos cadastrados.
     
5. Na opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, clique sobre Na Conta Azul.
    
6. Para filtrar seu(s) produto(s), no campo Pesquisar, digite o nome ou SKU (código para identificação do produto).
    
7. Refine sua pesquisa clicando em Mais filtros e selecionando:
    
   Categoria do produto: utilizada como agrupador de produtos.
    
   Tipo do produto: escolha uma ou mais opções informadas no cadastro do produto: 01 - Matéria-Prima, 02 - Embalagem, 03 - Produto em Processo, 04 - Produto Acabado, 05 - Subproduto, 06 - Produto Intermediário, 07 - Material de Uso e Consumo, 08 - Ativo Imobilizado, 09 - Serviços, 10 - Outros insumos e 99 - Outras. 
    
   Situação de estoque: representa a situação do saldo em estoque do(s) produto(s) filtrado(s).
    
   Escolha uma ou mais opções: Estoque zerado ou negativo, Acima do estoque máximo ou Abaixo do estoque mínimo.
      
   
    
    
8. Você pode utilizar uma ou todas as opções de filtros para encontrar o(s) produto(s) desejado(s).

Se você iniciar um inventário e clicar em Salvar para depois, as informações serão armazenadas para que o inventário seja concluído em outro momento. 

Um inventário não concluído pode ter a situação:

• Em andamento: se o inventário tiver as Informações básicas preenchidas e for salvo para depois, a situação do inventário será Em andamento.
  
  Clique em Ações > Visualizar, finalize a atualização do saldo em estoque e clique em Concluir inventário para que a situação seja atualizada para Concluído.
   
  
   
• Processando: após importar a planilha para realizar o inventário e clicar em Salvar para depois, a situação do inventário será Processando até que a importação seja concluída, quando for concluída, a situação será atualizada para Aguardando conclusão automaticamente.
  
  
   
• Aguardando conclusão: assim que a importação da planilha for concluída, a situação do inventário será Aguardando conclusão.
   
  Clique em Ações > Visualizar, finalize a atualização do saldo em estoque e clique em Concluir inventário para que a situação seja atualizada para Concluído.
   
  

Se tentar iniciar um novo inventário enquanto existir algum inventário pendente, após preencher as informações básicas, será apresentada a mensagem:

Dessa forma, finalize o inventário já iniciado antes de começar um novo.

Para concluir um inventário já iniciado:

1. Acesse Estoque > Inventários.
    
2. Busque o inventário com a situação Em andamento, Processando ou Aguardando conclusão.
    
   Você também pode refinar a sua busca clicando na aba Em andamento.
    
3. Ao encontrar o inventário, clique em Ações > Visualizar, conclua o preenchimento do inventário.
    
4. Para finalizar, clique em Concluir inventário.

Para concluir um inventário já iniciado:

1. Acesse Estoque > Inventários.
    
2. Busque o inventário com a situação Concluído.
    
3. Clique em Ações > Visualizar, conclua o preenchimento do inventário.
    
   Você também pode refinar a sua busca clicando na aba Concluído.
    
4. Ao encontrar o inventário, clique em Ações > Ver resumo.
    
5. Na próxima tela, você terá o detalhamento com:
   
   

   Descrição: nome do inventário.
    
   Responsável pelo inventário: usuário que realizou o inventário.
    
   Data do inventário: data que o inventário foi iniciado.
    
   Data de conclusão: data que o inventário foi concluído.
    
   Motivo do inventário: informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário.
    
   Nome do produto: conforme cadastro do produto.
    
   Código: conforme cadastro do produto.
    
   Unid. de medida: conforme cadastro do produto.
    
   Categoria: conforme cadastro do produto.
    
   Custo médio (R$): conforme cadastro do produto. 
   
   Quant. inicial: saldo em estoque quando o inventário iniciou.
    
   Quant. inventariada: saldo informado na conclusão do inventário.
    
   Ajuste de estoque: diferença entre a quantidade inicial e inventariada do produto no estoque.
    

6. Além do histórico do inventário, clique em Exportar planilha para realizar o download do resumo do inventário.

Sim.

Após preencher as informações básicas e avançar para a tela Preencha o inventário, aplique os filtros necessários para encontrar o(s) produto(s) que deseja zerar a quantidade em estoque.

Para zerar o estoque em lote, clique em Zerar quantidades > Concluir inventário.

Sim.

No entanto, todos os produtos cadastrados serão carregados no inventário.

Ao atualizar a Quantidade inventariada você pode alterar apenas o produto que deseja, utilizando os filtros disponíveis em tela.

Em breve será possível personalizar a lista do inventário apenas com produtos que de fato serão contados.

Se durante a contagem você encontrou produtos que não estavam no inventário, é possível adicioná-los no inventário desde que o produto já esteja cadastrado na Conta Azul.

Para isso, preencha a planilha do inventário com o código SKU e descrição (nome) corretos conforme o cadastro na Conta Azul.

Se o produto não estiver cadastrado na Conta Azul, faça o cadastro manual do produto identificado e informe a quantidade inicial dele durante o cadastro.

Em Estoque > Situação de estoque, será registrada a movimentação do produto considerando a data em que o inventário foi concluído e não a data em que o inventário foi iniciado.

Na movimentação do produto será indicado que a ação foi realizada manualmente na data de fechamento.