O inventário é um processo de contagem e registro detalhado de todos os itens que uma empresa possui em estoque.
O inventário de produto é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que trabalha com estoque, pois garante a precisão das informações sobre os produtos disponíveis, otimiza a gestão do estoque e contribui para a saúde financeira do negócio.
Na Conta Azul, você pode fazer o inventário periodicamente em intervalos regulares (mensal, trimestral, anual) ou em situações específicas, como antes de um balanço anual ou após um desastre natural.
Ao fazer o inventário, a quantidade disponível em estoque no sistema será igual à quantidade disponível na sua empresa.
Na hora da venda, por exemplo, você não precisará se deslocar até o estoque para conferir a quantidade do produto, já que na Conta Azul a quantidade estará precisa e alinhada ao que está no estoque físico.
Acesse o inventário e verifique todos os itens cadastrados e suas respectivas unidades de medida, códigos do produto, categorias de produto, custo médio e a disponibilidade em estoque.
Clique sobre o assunto de seu interesse:
O inventário manual é realizado diretamente na Conta Azul, com a tela de inventário aberta para edição do saldo dos itens.
Para iniciar um novo inventário com ajuste de saldo manual:
- Acesse Estoque > Inventários.
- Clique em Novo inventário.
- Preencha as Informações básicas:
Descrição* - informe um nome para controle futuro (por exemplo: Inventário do primeiro trimestre).
Responsável pelo inventário* - selecione um usuário já cadastrado na Conta Azul Pro.
Data do inventário* - selecione a data que o inventário será realizado.
Motivo do inventário - insira informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário (por exemplo: Inventário de ajuste para obrigação fiscal, Inventário realizado para resolver falta de saldo do estoque, etc).
- Para salvar as informações básicas, clique em Continuar.
- Clique em Preencha o inventário.
- Na opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, clique sobre Na Conta Azul.
- Aplique os filtros necessários para encontrar os produtos que deseja inventariar.
- Altere a coluna Quant. inventariada com o total real do saldo em estoque.
- Para finalizar, clique em Concluir inventário.
Dica!
A opção Salvar para depois tem o objetivo de manter o inventário em andamento, enquanto a contagem física é realizada.
Informe a quantidade inventariada de forma gradual e clique em Concluir inventário quando a verificação do estoque estiver concluída de fato.
O inventário via planilha é realizado via exportação da planilha padrão e importação do documento para edição do saldo dos itens.
Importante!
O inventário via planilha deve ser feito com a planilha padrão da Conta Azul exportada diretamente do ERP.
Para iniciar um novo inventário com ajuste de saldo em lote via planilha:
- Acesse Estoque > Inventários.
- Clique em Novo inventário.
- Preencha as Informações básicas:
Descrição* - informe um nome para controle futuro (por exemplo: Inventário do primeiro trimestre).
Responsável pelo inventário* - selecione um usuário já cadastrado na Conta Azul Pro.
Data do inventário* - selecione a data que o inventário será realizado.
Motivo do inventário - insira informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário (por exemplo: Inventário de ajuste para obrigação fiscal, Inventário realizado para resolver falta de saldo do estoque, etc).
- Para salvar as informações básicas, clique em Continuar.
- Clique em Preencha o inventário.
- Na opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, clique sobre Em uma planilha.
- Clique em Exportar planilha para fazer o download da planilha modelo.
- Todos os seus produtos serão exportados numa planilha que apresentará:
• Código do produto (SKU)
• Nome do produto
• Unidade de medida
• Quantidade inventariada
Dica!
Ao realizar o download da planilha, todos os produtos cadastrados na Conta Azul serão apresentados no documento.
Aplique os filtros desejados para visualizar apenas os itens que serão inventariados. Em seguida, exclua os produtos não relevantes da planilha. Com essa preparação, a importação será processada de forma mais rápida e eficiente.
- Encontre os produtos inventariados, complete a coluna Quantidade inventariada (coluna D) com o total real do saldo em estoque e salve a planilha.
Importante!
A única coluna que deve ser alterada, é a coluna Quantidade inventariada (coluna D).
- De volta à Conta Azul, clique em 📎 Escolha um arquivo, selecione a planilha correta em seu computador e para iniciar a importação do inventário, clique em Importar planilha.
- Em alguns segundos iniciará automaticamente o Processamento da planilha e você verá a mensagem:
Estamos processando a planilha de inventário...
Clique em Salvar para depois se quiser fazer outras tarefas na Conta Azul enquanto processamos os dados.
- Assim que a importação da planilha for finalizada, clique em Concluir inventário.
Dica!
A opção Salvar para depois tem o objetivo de manter o inventário em andamento, enquanto a contagem física é realizada.
Informe a quantidade inventariada de forma gradual e clique em Concluir inventário quando a verificação do estoque estiver concluída de fato.
Para filtrar os produtos e preencher o inventário manual:
- Acesse Estoque > Inventários.
- Clique em Novo inventário.
- Preencha as Informações básicas e clique em Continuar.
- Clique em Preencha o inventário.
- Na opção Onde você quer digitar a quantidade em estoque?, clique sobre Na Conta Azul.
- Para filtrar seu(s) produto(s), no campo Pesquisar, digite o nome ou SKU (código para identificação do produto).
- Refine sua pesquisa clicando em Mais filtros e selecionando:
Categoria do produto: utilizada como agrupador de produtos.
Tipo do produto: escolha uma ou mais opções informadas no cadastro do produto: 01 - Matéria-Prima, 02 - Embalagem, 03 - Produto em Processo, 04 - Produto Acabado, 05 - Subproduto, 06 - Produto Intermediário, 07 - Material de Uso e Consumo, 08 - Ativo Imobilizado, 09 - Serviços, 10 - Outros insumos e 99 - Outras.
Situação de estoque: representa a situação do saldo em estoque do(s) produto(s) filtrado(s).
Escolha uma ou mais opções: Estoque zerado ou negativo, Acima do estoque máximo ou Abaixo do estoque mínimo.
- Você pode utilizar uma ou todas as opções de filtros para encontrar o(s) produto(s) desejado(s).
Importante!
A pesquisa retornará os itens de acordo com as informações preenchidas no cadastro do produto.
Se você iniciar um inventário e clicar em Salvar para depois, as informações serão armazenadas para que o inventário seja concluído em outro momento.
Um inventário não concluído pode ter a situação:
-
Em andamento: se o inventário tiver as Informações básicas preenchidas e for salvo para depois, a situação do inventário será Em andamento.
Clique em Ações > Visualizar, finalize a atualização do saldo em estoque e clique em Concluir inventário para que a situação seja atualizada para Concluído.
-
Processando: após importar a planilha para realizar o inventário e clicar em Salvar para depois, a situação do inventário será Processando até que a importação seja concluída, quando for concluída, a situação será atualizada para Aguardando conclusão automaticamente.
-
Aguardando conclusão: assim que a importação da planilha for concluída, a situação do inventário será Aguardando conclusão.
Clique em Ações > Visualizar, finalize a atualização do saldo em estoque e clique em Concluir inventário para que a situação seja atualizada para Concluído.
Se tentar iniciar um novo inventário enquanto existir algum inventário pendente, após preencher as informações básicas, será apresentada a mensagem:
Não foi possível salvar o inventário.
Existe um registro de inventário cadastrado do tipo geral em andamento
Dessa forma, finalize o inventário já iniciado antes de começar um novo.
Para concluir um inventário já iniciado:
- Acesse Estoque > Inventários.
- Busque o inventário com a situação Em andamento, Processando ou Aguardando conclusão.
Você também pode refinar a sua busca clicando na aba Em andamento.
- Ao encontrar o inventário, clique em Ações > Visualizar, conclua o preenchimento do inventário.
- Para finalizar, clique em Concluir inventário.
Para concluir um inventário já iniciado:
- Acesse Estoque > Inventários.
- Busque o inventário com a situação Concluído.
- Clique em Ações > Visualizar, conclua o preenchimento do inventário.
Você também pode refinar a sua busca clicando na aba Concluído.
- Ao encontrar o inventário, clique em Ações > Ver resumo.
- Na próxima tela, você terá o detalhamento com:
Descrição: nome do inventário.
Responsável pelo inventário: usuário que realizou o inventário.
Data do inventário: data que o inventário foi iniciado.
Data de conclusão: data que o inventário foi concluído.
Motivo do inventário: informações de apoio ou justificativa da abertura do inventário.
Nome do produto: conforme cadastro do produto.
Código: conforme cadastro do produto.
Unid. de medida: conforme cadastro do produto.
Categoria: conforme cadastro do produto.
Custo médio (R$): conforme cadastro do produto.
Quant. inicial: saldo em estoque quando o inventário iniciou.
Quant. inventariada: saldo informado na conclusão do inventário.
Ajuste de estoque: diferença entre a quantidade inicial e inventariada do produto no estoque.
-
Além do histórico do inventário, clique em Exportar planilha para realizar o download do resumo do inventário.
Sim.
No entanto, todos os produtos cadastrados serão carregados no inventário.
Ao atualizar a Quantidade inventariada você pode alterar apenas o produto que deseja, utilizando os filtros disponíveis em tela.
Em breve será possível personalizar a lista do inventário apenas com produtos que de fato serão contados.
Dica!
Se fizer o inventário em lote via planilha, ao realizar o download da planilha, todos os produtos cadastrados na Conta Azul serão apresentados no documento.
Aplique os filtros desejados para visualizar apenas os itens que serão inventariados. Em seguida, exclua os produtos não relevantes da planilha. Com essa preparação, a importação será processada de forma mais rápida e eficiente.
Neste momento não, o sistema irá considerar apenas os produtos que foram incluídos no inventário e exportados na planilha.
Se necessário, faça o cadastro manual do produto identificado.
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