NF-e: o que significa cada situação da nota fiscal de venda

Após transmitir ou salvar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de venda de produto, a nota exibe uma situação na listagem em Produtos > Notas fiscais de produto. 

Cada situação indica em que etapa do processo a nota se encontra, desde o rascunho inicial até a emissão autorizada pela Sefaz, ou eventuais erros.

Situações possíveis da NF-e

1. Rascunho

É a primeira fase da nota fiscal, gerada quando você clica em Emitir nota fiscal na finalização da venda. Se você sair da tela antes de salvar, sua nota permanecerá com essa situação. 

Enquanto todos os dados obrigatórios não estiverem preenchidos, a nota ficará com a situação Rascunho.

2. Pronta para envio

Ao salvar a nota com todas as informações corretas, ela fica com essa situação, indicando que tudo está certo e a nota já pode ser transmitida.

3. Aguardando retorno

Após clicar em Transmitir nota fiscal, a situação da NF-e é atualizada para Aguardando retorno. 

A nota permanece nessa situação até a Sefaz concluir o processamento e retornar o status - que pode ser Emitida com sucesso ou Falha na emissão.

Caso sua NF-e esteja há muito tempo com a situação Aguardando retorno, saia e volte para a tela de listagem de NF-e. Se isso não resolver, acesse o Status da Conta Azul e verifique se há alguma instabilidade na Sefaz.

4. Falha ao transmitir

Indica que houve algum problema no processamento da nota. O erro será informado dentro da nota fiscal no ERP.

5. Emitida com sucesso

Sua nota foi transmitida para a Sefaz e emitida com sucesso.

6. Corrigida com sucesso

Essa situação indica que foi gerada uma carta de correção para alterar alguma informação da nota emitida.

7. Cancelada

Após a solicitação de cancelamento da NF-e ser aprovada pela Sefaz, essa será a situação apresentada.

8. Denegada

As notas fiscais eram classificadas como Denegada quando o emitente ou destinatário possuía alguma irregularidade fiscal identificada pela Sefaz. 

Outra possibilidade (remota) é que houve instabilidade no servidor da Sefaz no momento da emissão.

Novas notas fiscais não serão mais classificadas como denegadas, pois a Sefaz substituiu a situação Denegada por Rejeitada - o documento não é autorizado. 

Na Conta Azul, essas notas fiscais terão a situação Falha na emissão.

9. NF não encontrada

Ocorre quando há uma quebra na sequência de numeração. Por exemplo, quando uma nota em Rascunho ou Pronta para envio é excluída após já ter sido utilizada uma numeração maior do que a nota excluída.

Se a sua empresa emite notas fiscais de importação, a numeração das demais NF-e será atualizada automaticamente. Para entender como funciona e onde acessar as notas de importação, consulte o artigo NF-e: como acessar e fazer o download.

10. Nº inutilizado

Ocorre quando, por algum motivo, a nota fiscal não seguiu a sequência de numeração. Nesse caso, é preciso informar à Sefaz o motivo pelo qual a numeração não foi utilizada.