Como fazer a gestão de consumo de pacotes

 

Se a sua empresa presta serviços e atua com publicidade, marketing ou produção de conteúdo, consultoria, desenvolvimento e manutenção de software (TI), saúde e estética ou manutenção, oficinas e eletricistas, é comum que você precise ter o controle de pacotes de serviços.

Acompanhar o consumo desses pacotes é importante, tanto para você como para seu cliente (por exemplo: controle de horas ou gigas consumidas no mês, quantidade de postagens realizadas, procedimentos estéticos feitos, quantidade de sessões de fisioterapia, etc.)

Além da gestão financeira do uso dos pacotes de serviço, a emissão das notas fiscais também pode depender da frequência que seu cliente consome. 

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Pacote negociado: R$250,00
  • 5 sessões de 1 hora com nutricionista (R$50,00 por hora)
  • Faturamento: à vista ou parcelado

 

É possível lançar na Conta Azul:

  • Venda avulsa: para possibilitar o controle financeiro e emissão de nota fiscal
  • Orçamento: para controlar as sessões e os valores disponíveis

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você cadastre seus serviços (pacotes), informe o serviço em uma venda que permita a emissão da NFS-e se desejar.

Na sequência, faça a gestão em orçamentos, apenas para lançar posteriormente as horas, sessões, etc. já realizadas ou consumidas do pacote pelo seu cliente.

 

Atenção!

Não recomendamos:

  • Transformar o orçamento em venda, pois o orçamento será apenas para controle das sessões e não vai impactar no financeiro.

 

Conheça o passo a passo para faturar e cobrar corretamente.

 

Cadastrar o serviço

Para cadastrar separadamente seu serviço recorrente e os serviços adicionais:

  1. Acesse Vendas > Cadastros > Serviços > Novo serviço

  2. Preencha as informações conforme consta na sua prefeitura 

  3. Para concluir, clique em Salvar:

servi.gif

 

Dica!

Cadastre novos serviços em + Novo > Serviço.

 

O único campo obrigatório é o nome do serviço, porém, você pode preencher o tipo de serviço (prestado, tomado ou prestado e tomado), os dados fiscais e os dados de impostos.

Entenda os campos de preenchimento do serviço.

 

Registrar a venda avulsa

Ao lançar uma venda avulsa, você poderá descrever detalhes do valor recebido referente o pacote, assim como emitir a nota fiscal, se necessário.

Para lançar uma venda:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda, ou clique em + Novo > Venda

  2. Preencha as informações da venda

  3. Para concluir, clique em Salvar:

servi.gif

 

Ao preencher a venda, atente-se às condições e formas de pagamento negociadas com seu cliente.

 

Lançar o orçamento

Ao lançar o orçamento, descreva o pacote contratado, adicione os serviços e detalhe cada item conforme consumo (por exemplo: uma sessão de 1 hora, na data 01/05).

Para lançar um orçamento:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Novo orçamento, ou clique em + Novo > Orçamento

  2. Preencha as informações do orçamento

  3. Clique em Salvar:

servi.gif

 

Dica!

Se o recebimento do valor total do pacote já foi feito e você já lançou a venda, o orçamento servirá apenas como controle do consumo da venda já lançada, e se necessário, você poderá compartilhar com seu cliente.

 

Edite o orçamento conforme seu cliente consumir o pacote de serviços, por exemplo:

  1. Acesse o orçamento, clique em Ações > Editar

  2. Em Itens do orçamento, faça a edição na primeira linha, informando em Detalhes do item, o proporcional consumido e o valor referente essa utilização

  3. Clique em + Adicionar nova linha e informe:
    O mesmo pacote de serviço
    Em Detalhes do item, informe o saldo de consumo e o valor correspondente

  4. Para concluir, clique em Salvar:

servi.gif

 

Na próxima edição, repita o processo acima, até que o pacote todo seja consumido por seu cliente:

servi.gif

 

Controlar os excedentes do pacote

No controle dentro do orçamento entenda se o cliente excedeu o pacote contratado.

Se houver valor excedente, crie uma nova venda avulsa e siga com a cobrança e emissão de nota fiscal.

 

Emitir notas fiscais

Uma vez que a venda avulsa já foi criada, basta emitir a NFS-e a partir dela.

 

Importante!

Acesse o artigo NFS-e: como configurar e entenda como preparar o ERP para emitir suas notas fiscais de serviço.

 

Para emitir a NFS-e:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos

  2. Encontre a venda e clique sobre ela

  3. Clique em Nota fiscal > Emitir Nota fiscal

  4. Se você não pulou nenhuma etapa de configuração e preenchimento, a nota virá completamente preenchida pronta para salvar e transmitir.

  5. Verifique as informações com atenção e salve a nota fiscal, clicando em Salvar

  6. Revise o preenchimento, se estiver tudo correto, clique em Emitir Agora!

    nfse.gif

 

Suas notas fiscais de serviço estarão disponíveis para consulta em Vendas > Notas fiscais de serviço. Nesta tela, aparecerão as notas do mês corrente, mas você pode aplicar filtros.

Encontre sua nota fiscal e entenda sua situação.

Compras e fornecedores

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar produtos utilizados na sua prestação do serviço.

Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.

Financeiro

Uma vez que a venda avulsa já foi criada, o lançamento de contas a receber também é gerado no financeiro, de acordo com as condições de pagamento negociadas com seu cliente.

Entenda como controlar suas receitas.

 

Atenção!

Aplique filtros no contas a receber por cliente, centro de custo, período e muito mais.

Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Não temos relatórios que detalham a evolução dos orçamentos, mas, para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Relatório Mais vendidos

O relatório de mais vendidos proporciona uma visão detalhada dos serviços mais prestados em um determinado período, permitindo acompanhar o faturamento separando seus serviços.

Para realizar a análise de itens mais vendidos:

  1. Acesse Relatórios > Vendas > Mais vendidos

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. Clique em Gerar relatório

  4. As informações será distribuídas em colunas:

    Produtos/Serviços - nome de cada produto ou serviço vendido.
    Quantidade - indica quantos foram vendidos no período.
    Valor Faturado - total de faturamento de cada item.
    Percentual Faturado (%) - sobre valor faturado para cada item, mas em percentual.
    Valor Total - demonstra a soma total dos produtos e serviços vendidos.

 

 

Importante!

Na coluna Valor faturado será apresentado o último valor que foi vendido.

 

Relatório Posição de contas

O relatório de posição de contas tem o objetivo de auxiliar no seu controle financeiro, apresentando todos os lançamentos conforme a situação de clientes e fornecedores, e a posição dos recebimentos e pagamentos — o que já foi emitido, o que já foi pago ou recebido e o que falta pagar ou receber.

Para gerar o relatório:

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Posição de contas

  2. Selecione a opção Contas a receber

  3. Você pode escolher em filtrar o relatório em:

    Mostrar valor líquido (total - tarifas)
    Mostrar valor bruto (sem subtrair tarifas)

  4. Defina o período e clique em Filtrar Relatório:

Relatório Posição de contas 2.gif

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