Como acompanhar cronograma de faturamento por projeto

Se a sua empresa presta serviços como engenharia, arquitetura ou construção civil, é comum que você ofereça projetos com cronograma de pagamento atrelado a fases concluídas.

Além do pagamento, a emissão das notas fiscais também pode depender deste cronograma.

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes projetos pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Valor do Projeto: R$ 1.100.000

 

Cronograma de recebimento

  • Parcela 01: R$ 350.000 em 20/05
  • Parcela 02: R$ 300.000 em 20/06
  • Parcela 03: R$ 250.000 em 20/07
  • Parcela 04: R$ 200.000 em 20/08

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você lance uma venda para cada fase ou etapa do cronograma para ter controle de datas e valores, e ainda assim ter flexibilidade para realizar edições.

 

Atenção!

Não recomendamos registrar:

  • Uma única venda avulsa com 4 parcelas, pois a NFS-e é emitida com o valor total da venda e não da parcela.

  • Um contrato com 4 recorrências, pois os valores as vendas recorrentes precisam ser iguais, e neste caso, o recebimento é sob demanda.

  • Um contas a receber, pois a emissão da NFS-e será sempre a partir de uma venda de serviço.

 

Conheça o passo a passo para lançar a venda de maneira que você gere as cobranças e notas fiscais.

 

Registrar a venda do projeto

1. Venda

Lance uma venda avulsa para cada uma das parcelas previstas no cronograma de pagamento, ou seja, neste exemplo serão registradas 4 (quatro) vendas avulsas, que precisarão ajustes dos valores conforme os recebimentos.

Para isso:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda, ou clique em + Novo > Venda

  2. Preencha as informações da venda com o valor e vencimento da primeira parcela

  3. Atente-se à categoria financeira e centro de custo
    Se necessário, cadastre o centro de custo (por exemplo: Ação 2024) no preenchimento da venda
  4. Salve a venda, e com as informações já registradas, clique em Ações da venda > Clonar

  5. Altere a próxima venda com o valor e vencimento da próxima parcela

  6. Repita este processo, até que todas as parcelas tenham sido criadas com o serviço, valor e vencimento acordados com seu cliente:

projeto.gif

 

Preencha o centro de custo na venda, com essa informação seus relatórios e análises por projetos serão mais assertivos.

 

Importante!

De acordo com o preenchimento das Informações de pagamento, no momento de salvar a venda, será possível gerar cobranças, mas você pode realizar esse processo em outro momento.

 

2. Categoria financeira

Defina a categoria financeira referente a prestação do serviço (por exemplo: Serviço de obra), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar uma categoria financeira:

  1. Acesse Financeiro > Cadastros > Categorias financeiras

  2. Clique em Nova categoria de receita

  3. Preencha Descrição, Aparecer dentro de e Associar com DRE

  4. Para concluir, clique em Salvar:

projeto.gif

 

Caso tenha criado a venda e precise editar a categoria financeira:

  1.  Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Aplique os filtros necessários para encontrar as parcelas

  3. Selecione todas as parcelas referente ao projeto

  4. Clique em Ações > Editar

  5. No campo Categoria, selecione a categoria financeira correta

  6. Para concluir, clique em Salvar:

projeto.gif

 

 

3. Centro de custo

Defina o centro de custo referente a prestação do serviço (por exemplo: Projeto 2024), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar um centro de custo:

  1. Acesse Financeiro > Cadastros > Centros de custo

  2. Clique em Novo centro de custo

  3. Preencha Código e Nome

  4. Para concluir, clique em Salvar:

projeto.gif

 

Caso tenha criado a venda e precise editar o centro de custo:

  1.  Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Aplique os filtros necessários para encontrar as parcelas

  3. Selecione todas as parcelas referente ao projeto

  4. Clique em Ações > Editar

  5. No campo Centro de custo, selecione o centro de custo correto

  6. Para concluir, clique em Salvar:

projeto.gif

 

4. Observações complementares

No preenchimento da venda, em Observações complementares da nota fiscal > Observações detalhe qual a etapa concluída (por exemplo: Fase 01 do projeto XPTO), assim o cliente tem acesso na nota.

Caso tenha criado a venda e precise editar as Observações complementares da nota fiscal:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamento

  2. Aplique os filtros necessários para encontrar a venda

  3. Ao abrir a venda, clique em Ações da venda > Editar

  4. Em Observações complementares da nota fiscal > Observações preencha as informações que devem aparecer em sua nota fiscal

  5. Para concluir, clique em Salvar:

projeto.gif

 

Gerar as cobranças

Com as vendas lançadas na Conta Azul de acordo com o cronograma do projeto, a emissão das cobranças pode ser feita em poucos cliques.

 

Dica!

Para gerar a cobrança pela Conta Azul, utilize os lançamentos financeiros criados com a venda e evite duplicidade dos valores.

 

Você pode escolher emitir as Cobranças da Conta Azul (boleto, Pix cobrança e cartão de crédito via link) ou emitir boletos registrados de outros bancos diretamente do ERP.

Para emitir cobranças na Conta Azul, é necessário:

 

Para emitir a cobrança a partir de uma venda:

  1. Acesse o menu Vendas > Vendas e orçamentos e clique sobre a venda

  2. Em Informações financeiras, clique em Ações > Gerar cobrança

  3. Escolha a melhor opção para emitir seu boleto ou outro tipo de cobrança

  4. Conclua as configurações e clique em Emitir cobrança:

cobr.gif

 

Ao clicar em Emitir cobrança, o link para impressão ou download do boleto será gerado.

 

Atenção!

Se emitir boleto por seu banco, e não por Cobranças da Conta Azul, gere o arquivo de remessa e envie à instituição financeira após emissão das cobranças.

 

Emitir nota fiscal de serviço (NFS-e)

Toda NFS-e emitida na Conta Azul deve ser gerada a partir de uma venda e uma vez que você lançou como vendas cada etapa do cronograma do projeto,  a emissão de NFS-e poderá ser feita em poucos cliques.

 

Importante!

Antes da emissão, entenda como configurar sua nota fiscal de serviço.

 

Após salvar a venda do serviço, você poderá emitir a NFS-e.

  1. Clique sobre a venda e depois em Nota fiscal.

  2. Na sequência, clique em Emitir nota fiscal.

  3. Preencha as informações com atenção:

    • Os campos referentes aos impostos da nota serão habilitados somente após informar o código de serviço prestado.

    • As informações do cliente (dados cadastrais, inscrição municipal, endereço) e serviço prestado, serão trazidas de acordo com o preenchimento nos cadastros.

  4. Garanta que seus dados estão preenchidos corretamente (CNPJ, inscrição municipal, endereço) em Dados da empresa.

  5. Verifique todos os campos com atenção e salve a nota fiscal, clicando em Salvar.

  6. Com todos os campos corretamente preenchidos, sua nota estará pronta para emissão.

  7. Revise o preenchimento, se estiver tudo correto, clique em Emitir Agora!

nfse.gif

 

Na tela da NFS-e, atente-se aos campos de preenchimento.

Nas próximas vezes, a sua nota poderá ser emitida com apenas um clique.

Compras e fornecedores

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e mesmo que você não tenha um estoque de produtos para gerenciar, outras compras podem ser realizadas durante a execução do seu projeto.

Conheça o passo a passo para lançar a nota fiscal de compra e como gerenciar as parcelas a pagar.

 

Notas fiscais de compra 

Entenda como ativar a busca automática de notas de compras de produto e a busca de serviços tomados, para o controle de contas a pagar. 

Para utilizar a importação automática de notas na Conta Azul, você precisa ter:

 

Busca automática de NF-e recebidas

A busca automática de notas fiscais de compra serve para trazer as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ para o ERP. Para isso, você utiliza o arquivo XML das suas notas de compra. 

 

Atenção!

O processo de importação automática de NF-e recebidas ocorre apenas para as notas fiscais no modelo 55.

 

Para configurar a busca automática da nota fiscal:

  1. Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NF-e > Configurar.

  2. No final da tela, clique em ☑ Quero que a Conta Azul importe automaticamente as NF-e recebidas (emitidas contra meu CNPJ):

conf.gif

 

Busca automática de NFS-e

Na Conta Azul, além de emitir as notas fiscais de serviço (NFS-e) diretamente pelo ERP, é possível também importar de forma totalmente automática as NFS-e que foram emitidas pelo sistema da prefeitura, automatizando a escrituração e o controle financeiro, fiscal e contábil. 

Antes de fazer a configuração, é necessário preencher os dados da empresa e conferir se sua cidade está homologada

Para configurar a importação automática na Conta Azul:

  1. Acesse Configurações e plano > Configurações de Nota Fiscal > Busca automática de NFS-e > Configurar ou Editar.

  2. Preencha sua Inscrição Municipal, e as credenciais de acesso ao sistema da prefeitura.

  3. Ao final da página, você deve permitir que a Conta Azul busque as NFS-e prestados, além disso, haverá a opção que permite a Conta Azul gerar uma venda automaticamente.

  4. Ou seja, sempre que sua NFS-e for importada, nós criaremos uma venda e automaticamente será lançado um contas a receber no seu financeiro:

conf.gif

 

Busca automática de NFST-e

Na Conta Azul, além de emitir as notas fiscais de serviço diretamente pelo ERP, é possível também buscar as Notas Fiscais de Serviços Tomados, ou seja, notas de serviços emitidas por seu fornecedor prestador de serviço.

 

Importante!

Algumas prefeituras não permitem importar NFS-e de serviços tomados.

Consulte se a sua cidade está homologada com a Conta Azul.

 

Para configurar a importação automática na Conta Azul:

  1. Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NFS-e > Configurar.

  2. Nesta tela, caso sua cidade seja atendida, clique em Configurar notas de serviços contratados (NFS-e tomada).

  3. Confirme na opção Ativar busca automática para serviços tomados.

  4. Clique em Salvar:

conf.gif

 

Com a busca automática das NFS-e Tomadas configuradas com sucesso, o ERP também automatizará a criação das Compras e Contas a Pagar referente as Notas Fiscais.

 

Cadastro manual de compra

Para compras ou despesas relacionados a um projeto que por alguma razão as notas não sejam importadas automaticamente, lançar manualmente em Compras:

 

Dica!

Caso seu cliente solicite que as notas fiscais de despesas sejam enviadas para ele, acesse a nota fiscal, realize o download individualmente e envie as notas para o mesmo.

 

Parcelas a pagar da compra

Após lançar ou importar a Compra, informe o centro de custo nos lançamentos financeiros.

O centro de custo não será informado diretamente na compra, por isso:

  1. Acesse Compras > Parcelas a pagar

  2. Encontre o lançamento e clique sobre ele

  3. Em Centro de custo, clique em Editar centro de custo

  4. Informe o centro de custo do projeto 

  5. Para concluir, clique em Salvar: compra.gif

 

Dica!

Se a despesa não teve origem por uma compra e mesmo assim você precisa vincular o fornecedor ao pagamento, acesse Financeiro > Contas a pagar > Nova despesa.

Preencha o lançamento com fornecedor e centro de custo relacionado ao projeto.

Financeiro

Uma vez que os lançamentos financeiros do seu projeto foram criados com o respectivo centro de custo, você poderá controlar as receitas e despesas em poucos cliques.

 

Controlar receitas por projeto

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber

  2. Clique em Mais filtros > Centro de custo

  3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar

  4. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

finan.gif

 

Importante!

Aplicando o filtro, todos os lançamentos que possuem o centro de custo escolhido serão apresentados.

Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por centro de custo.

 

Controlar despesas por projeto

  1. Acesse Financeiro > Contas a pagar

  2. Clique em Mais filtros > Centro de custo

  3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar

  4. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

finan.gif

 

Importante!

Aplicando o filtro, todos os lançamentos que possuem o centro de custo escolhido serão apresentados.

Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por centro de custo.

Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes seu projeto, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Lançamentos no caixa

A principal vantagem deste relatório é a possibilidade de filtrá-lo pelo regime de competência, ou seja, visualizar as movimentações de acordo com sua data de realização, independente da data de vencimento ou pagamento. Com isso, é possível compará-lo com o DRE Gerencial, por exemplo.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Lançamentos no caixa

  2. Nesta tela, escolha a visualização por data de Caixa ou Competência

  3. Você ainda pode filtrar por Conta e por Período

  4. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  5. Caso queira baixar o relatório em PDF, clique em Imprimir:

rela.gif

 

No PDF, constará as principais informações dos lançamentos, de acordo com o filtro utilizado.

Será considerado todos os lançamentos que constam no financeiro: vendas, compras, contas a pagar e receber, transferências e saldos iniciais.

Os lançamento virão divididos por centro de custo e você terá a visão completa do seu projeto:

 

Análise de pagamento

O relatório de análise de pagamento agrupa os pagamentos já baixados, por categorias ou centros de custo, permitindo uma análise mais profunda dos gastos, como quanto a empresa está gastando com pessoal, despesas administrativas e matéria-prima.

O relatório de Análise de pagamento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de pagamento

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.

    Você verá os valores e rateio dos valores:

Relatório Análise de Pagamento 3.gif

 

Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.

Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.

    Você verá os valores e rateio dos valores:

Relatório Análise de Recebimento 3.gif

 

Extrato de movimentações (resultado do projeto)

O Extrato de Movimentações é o lugar mais recomendado para acompanhar o resultado do projeto considerando as entradas e saídas, para isso:

  1. Acesse Financeiro > Extrato de movimentações

  2. Clique em Mais filtros > Centro de custo

  3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar

  4. Em Mais filtros, clique sobre Tipo e selecione Despesa e Receita

  5. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos:

finan.gif

 

Importante!

Aplicando o filtro, todos os lançamentos que possuem o centro de custo escolhido serão apresentados.

Os lançamentos filtrados apresentarão o valor total da parcela e não o valor rateado por centro de custo. 

 

Na planilha baixada, você terá a visão dos valores rateados - de parcelas já baixadas e também as que estão em aberto:

rela.gif

 

Dica! 

Atente-se aos filtros aplicados por data e situação, para entender quais os valores por centro de custo estão em atraso, em aberto ou quitados. 

 

Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$), você terá o total do lançamento:

 

Nas últimas colunas da planilha, caso exista rateio de categoria e/ou centro de custo, os valores serão destacados individualmente conforme a divisão realizada no lançamento:

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