Aprenda a acompanhar um cronograma de faturamento por projeto lançando uma venda por fase, configurando cobranças, emitindo NFS-e, automatizando a busca de NFS-e tomadas e registrando compras.
No fim, veja como monitorar tudo pelos relatórios financeiros.
Se a sua empresa presta serviços como engenharia, arquitetura ou construção civil, é comum que você ofereça projetos com cronograma de pagamento atrelado a fases concluídas.
Além do pagamento, a emissão das notas fiscais também pode depender deste cronograma.
Importante!
Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes projetos pode ser realizada no Conta Azul.
Vamos utilizar um exemplo:
- Valor do Projeto: R$ 1.100.000
Considerando que a empresa receberá por etapas concluídas, o cronograma de pagamento será distribuído conforme os marcos do projeto.
Isso permite acompanhar com precisão as vendas, cobranças e emissão das NFS-e a cada fase.
Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você lance uma venda para cada fase ou etapa do cronograma para ter controle de datas e valores, e ainda assim ter flexibilidade para realizar edições.
Atenção!
Não recomendamos registrar:
- Uma única venda avulsa com 4 parcelas, pois a NFS-e é emitida com o valor total da venda e não da parcela.
- Um contrato com 4 recorrências, pois os valores as vendas recorrentes precisam ser iguais, e neste caso, o recebimento é sob demanda.
- Um contas a receber, pois a emissão da NFS-e será sempre a partir de uma venda de serviço.
Conheça o passo a passo para lançar a venda de maneira que você gere as cobranças e notas fiscais.
Registrar a venda do projeto
1. Venda
Lance uma venda avulsa para cada uma das parcelas previstas no cronograma de pagamento, ou seja, neste exemplo serão registradas 4 (quatro) vendas avulsas, que precisarão ajustes dos valores conforme os recebimentos.
Para isso:
- Acesse Serviços > Vendas de serviço > Nova venda, ou clique em + Novo registro > Venda.
- Preencha as informações da venda com o valor e vencimento da primeira parcela.
- Atente-se à categoria financeira e centro de custo.
Se necessário, cadastre o centro de custo (por exemplo: Ação 2024) no preenchimento da venda, para contrato é possível configurar por Serviço ou Produto, assim já o ativará automaticamente quando incluir o item.
- Salve a venda, e com as informações já registradas, clique em Ações da venda > Clonar.
- Altere a próxima venda com o valor e vencimento da próxima parcela.
- Repita este processo, até que todas as parcelas tenham sido criadas com o serviço, valor e vencimento acordados com seu cliente.
2. Categoria financeira
Com as vendas criadas, é importante categorizar cada uma delas corretamente para garantir a organização do financeiro e a correta análise posterior.
- Na venda, selecione a Categoria financeira que representa a natureza da receita (ex.: Serviços de Engenharia).
- Se necessário, utilize Subcategorias para detalhar ainda mais a origem da receita.
- Finalize salvando as alterações.
Observações complementares
No preenchimento da venda, em Observações complementares da nota fiscal > Observações detalhe qual a etapa concluída (por exemplo: Fase 01 do projeto XPTO), assim o cliente tem acesso na nota.
Caso tenha criado a venda e precise editar as Observações complementares da nota fiscal:
- Acesse Serviços > Vendas de serviços.
- Aplique os filtros necessários para encontrar a venda.
- Ao abrir a venda, clique em Ações da venda > Editar.
- Em Observações complementares da nota fiscal > Observações preencha as informações que devem aparecer em sua nota fiscal.
- Para concluir, clique em Salvar.
Gerar as cobranças
Para gerar as cobranças em cada fase do projeto, você poderá utilizar: Cobranças Conta Azul, Pix cobrança e boletos.
- Acesse a venda correspondente à fase concluída e gere a cobrança de acordo com o meio escolhido.
- Envie a cobrança ao cliente e acompanhe o status de pagamento.
- Ao receber, concilie o recebimento para manter o financeiro atualizado.
Emitir a NFS-e
Para emitir a NFS-e referente a cada etapa do projeto concluída:
- Na venda referente à fase concluída, clique em Emitir NFS-e.
- Preencha as informações da NFS-e conforme o serviço prestado (código do serviço, município, alíquota etc.).
- As informações do tomador e do serviço prestado, serão trazidas de acordo com o preenchimento nos cadastros.
- Garanta que seus dados estão preenchidos corretamente (CNPJ, inscrição municipal, endereço) em Dados da empresa.
- Verifique todos os campos com atenção e salve a nota fiscal, clicando em Salvar.
- Com todos os campos corretamente preenchidos, sua nota estará pronta para emissão.
- Revise o preenchimento, se estiver tudo correto, clique em Emitir Agora!
Na tela da NFS-e, atente-se aos campos de preenchimento.
Nas próximas vezes, a sua nota poderá ser emitida com apenas um clique.
Notas fiscais de compra
Para acompanhar as notas fiscais de compra relacionadas ao projeto, você pode ativar a busca automática de NFS-e tomadas (serviços contratados) ou lançar manualmente.
Observação: a busca automática está disponível para municípios homologados.
Para configurar a importação automática na Conta Azul:
- Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NFS-e > Configurar.
- Nesta tela, caso sua cidade seja atendida, clique em Configurar notas de serviços contratados (NFS-e tomada).
- Confirme na opção Ativar busca automática para serviços tomados.
- Clique em Salvar.
Com a busca automática das NFS-e Tomadas configuradas com sucesso, o ERP também automatizará a criação das Compras e Contas a Pagar referente as Notas Fiscais.
Cadastro manual de compra
- Acesse Compras > Compras.
- Clique em Nova compra.
- Preencha as informações necessárias e salve.
Lançamentos no caixa
A principal vantagem deste relatório é a possibilidade de filtrá-lo pelo regime de competência, ou seja, visualizar as movimentações de acordo com sua data de realização, independente da data de vencimento ou pagamento.
Com isso, é possível compará-lo com o DRE Gerencial, por exemplo.
- Acesse Relatórios > Financeiro > Lançamentos no caixa.
- Nesta tela, escolha a visualização por data de Caixa ou Competência.
- Você ainda pode filtrar por Conta e por Período.
- As informações serão carregadas em tela para sua análise.
- Caso queira baixar o relatório em PDF, clique em Imprimir.
No PDF, constará as principais informações dos lançamentos, de acordo com o filtro utilizado.
Será considerado todos os lançamentos que constam no financeiro: vendas, compras, contas a pagar e receber, transferências e saldos iniciais.
Análise de pagamento
O relatório de análise de pagamento apresenta os pagamentos já baixados, agrupados por categoria, permitindo uma análise completa das despesas do projeto ou da empresa.
- Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de pagamento.
- Utilize os filtros por período, conta e categoria para refinar os dados.
- As informações serão exibidas para consulta e você pode imprimir o relatório em PDF, se preferir.
Análise de recebimento
O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.
Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.
O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.
- Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento.
- Filtre pelos campos desejados para visualizar os dados do projeto.
- Caso deseje, clique em Imprimir para gerar o PDF do relatório.
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