Como acompanhar cronograma de faturamento por projeto

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você lance uma venda para cada fase ou etapa do cronograma para ter controle de datas e valores, e ainda assim ter flexibilidade para realizar edições.

Conheça o passo a passo para lançar a venda de maneira que você gere as cobranças e notas fiscais.

Registrar a venda do projeto

1. Venda

Lance uma venda avulsa para cada uma das parcelas previstas no cronograma de pagamento, ou seja, neste exemplo serão registradas 4 (quatro) vendas avulsas, que precisarão ajustes dos valores conforme os recebimentos.

Para isso:

1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda, ou clique em + Novo > Venda.
   
   
2. Preencha as informações da venda com o valor e vencimento da primeira parcela.
   
   
3. Atente-se à categoria financeira e centro de custo
   Se necessário, cadastre o centro de custo (por exemplo: Ação 2024) no preenchimento da venda
   
4. Salve a venda, e com as informações já registradas, clique em Ações da venda > Clonar.
   
   
5. Altere a próxima venda com o valor e vencimento da próxima parcela.
   
   
6. Repita este processo, até que todas as parcelas tenham sido criadas com o serviço, valor e vencimento acordados com seu cliente.

Preencha o centro de custo na venda, com essa informação seus relatórios e análises por projetos serão mais assertivos.

2. Categoria financeira

Defina a categoria financeira referente a prestação do serviço (por exemplo: Serviço de obra), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar uma categoria financeira:

1. Acesse Financeiro > Cadastros > Categorias financeiras.
   
   
2. Clique em Nova categoria de receita.
   
   
3. Preencha Descrição, Aparecer dentro de e Associar com DRE.
   
   
4. Para concluir, clique em Salvar.

Caso tenha criado a venda e precise editar a categoria financeira:

1.  Acesse Financeiro > Contas a receber.
   
   
2. Aplique os filtros necessários para encontrar as parcelas.
   
   
3. Selecione todas as parcelas referente ao projeto.
   
   
4. Clique em Ações > Editar.
   
   
5. No campo Categoria, selecione a categoria financeira correta.
   
   
6. Para concluir, clique em Salvar.

3. Centro de custo

Defina o centro de custo referente a prestação do serviço (por exemplo: Projeto 2024), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar um centro de custo:

1. Acesse Financeiro > Cadastros > Centros de custo.
   
   
2. Clique em Novo centro de custo.
   
   
3. Preencha Código e Nome.
   
   
4. Para concluir, clique em Salvar.

Caso tenha criado a venda e precise editar o centro de custo:

1.  Acesse Financeiro > Contas a receber.
   
   
2. Aplique os filtros necessários para encontrar as parcelas.
   
   
3. Selecione todas as parcelas referente ao projeto.
   
   
4. Clique em Ações > Editar.
   
   
5. No campo Centro de custo, selecione o centro de custo correto.
   
   
6. Para concluir, clique em Salvar.

4. Observações complementares

No preenchimento da venda, em Observações complementares da nota fiscal > Observações detalhe qual a etapa concluída (por exemplo: Fase 01 do projeto XPTO), assim o cliente tem acesso na nota.

Caso tenha criado a venda e precise editar as Observações complementares da nota fiscal:

1. Acesse Vendas > Vendas e orçamento.
   
   
2. Aplique os filtros necessários para encontrar a venda.
   
   
3. Ao abrir a venda, clique em Ações da venda > Editar.
   
   
4. Em Observações complementares da nota fiscal > Observações preencha as informações que devem aparecer em sua nota fiscal.
   
   
5. Para concluir, clique em Salvar.

Gerar as cobranças

Com as vendas lançadas na Conta Azul de acordo com o cronograma do projeto, a emissão das cobranças pode ser feita em poucos cliques.

Você pode escolher emitir as Cobranças da Conta Azul (boleto, Pix cobrança e cartão de crédito via link) ou emitir boletos registrados de outros bancos diretamente do ERP.

Para emitir cobranças na Conta Azul, é necessário:

• ter os dados da empresa preenchidos
• ter o cadastro do cliente preenchido, (incluindo o CNPJ ou CPF e endereço válidos - consulte o CEP e se o endereço é válido no site dos Correios)
• já ter configurado uma forma de cobrança

Para emitir a cobrança a partir de uma venda:

1. Acesse o menu Vendas > Vendas e orçamentos e clique sobre a venda.
   
   
2. Em Informações financeiras, clique em Ações > Gerar cobrança.
   
   
3. Escolha a melhor opção para emitir seu boleto ou outro tipo de cobrança.
   
   
4. Conclua as configurações e clique em Emitir cobrança.

Ao clicar em Emitir cobrança, o link para impressão ou download do boleto será gerado.

Emitir nota fiscal de serviço (NFS-e)

Toda NFS-e emitida na Conta Azul deve ser gerada a partir de uma venda e uma vez que você lançou como vendas cada etapa do cronograma do projeto,  a emissão de NFS-e poderá ser feita em poucos cliques.

Após salvar a venda do serviço, você poderá emitir a NFS-e.

1. Clique sobre a venda e depois em Nota fiscal.
   
   
2. Na sequência, clique em Emitir nota fiscal.
   
   
3. Preencha as informações com atenção:
   
   
   • Os campos referentes aos impostos da nota serão habilitados somente após informar o código de serviço prestado.
     
     
   • As informações do cliente (dados cadastrais, inscrição municipal, endereço) e serviço prestado, serão trazidas de acordo com o preenchimento nos cadastros.
     
     
4. Garanta que seus dados estão preenchidos corretamente (CNPJ, inscrição municipal, endereço) em Dados da empresa.
   
   
5. Verifique todos os campos com atenção e salve a nota fiscal, clicando em Salvar.
   
   
6. Com todos os campos corretamente preenchidos, sua nota estará pronta para emissão.
   
   
7. Revise o preenchimento, se estiver tudo correto, clique em Emitir Agora!

Na tela da NFS-e, atente-se aos campos de preenchimento.

Nas próximas vezes, a sua nota poderá ser emitida com apenas um clique.

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e mesmo que você não tenha um estoque de produtos para gerenciar, outras compras podem ser realizadas durante a execução do seu projeto.

Conheça o passo a passo para lançar a nota fiscal de compra e como gerenciar as parcelas a pagar.

Notas fiscais de compra 

Entenda como ativar a busca automática de notas de compras de produto e a busca de serviços tomados, para o controle de contas a pagar. 

Para utilizar a importação automática de notas na Conta Azul, você precisa ter:

• Os dados da sua empresa cadastrados
  Com um CNPJ válido preenchido.
  
  
• O certificado digital A1 importado na Conta Azul
  Cadastrado no mesmo CNPJ preenchido nos dados da sua empresa no ERP.

Busca automática de NF-e recebidas

A busca automática de notas fiscais de compra serve para trazer as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ para o ERP. Para isso, você utiliza o arquivo XML das suas notas de compra. 

Para configurar a busca automática da nota fiscal:

1. Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NF-e > Configurar.
   
   
2. No final da tela, clique em ☑ Quero que a Conta Azul importe automaticamente as NF-e recebidas (emitidas contra meu CNPJ).

Busca automática de NFS-e

Na Conta Azul, além de emitir as notas fiscais de serviço (NFS-e) diretamente pelo ERP, é possível também importar de forma totalmente automática as NFS-e que foram emitidas pelo sistema da prefeitura, automatizando a escrituração e o controle financeiro, fiscal e contábil. 

Antes de fazer a configuração, é necessário preencher os dados da empresa e conferir se sua cidade está homologada. 

Para configurar a importação automática na Conta Azul:

1. Acesse Configurações e plano > Configurações de Nota Fiscal > Busca automática de NFS-e > Configurar ou Editar.
   
   
2. Preencha sua Inscrição Municipal, e as credenciais de acesso ao sistema da prefeitura.
   
   

3. Ao final da página, você deve permitir que a Conta Azul busque as NFS-e prestados, além disso, haverá a opção que permite a Conta Azul gerar uma venda automaticamente.
   
   

4. Ou seja, sempre que sua NFS-e for importada, nós criaremos uma venda e automaticamente será lançado um contas a receber no seu financeiro.

Busca automática de NFST-e

Na Conta Azul, além de emitir as notas fiscais de serviço diretamente pelo ERP, é possível também buscar as Notas Fiscais de Serviços Tomados, ou seja, notas de serviços emitidas por seu fornecedor prestador de serviço.

Para configurar a importação automática na Conta Azul:

1. Acesse Configurações e plano > Configurações de notas fiscais > Busca automática de NFS-e > Configurar.
   
   
2. Nesta tela, caso sua cidade seja atendida, clique em Configurar notas de serviços contratados (NFS-e tomada).
   
   
3. Confirme na opção Ativar busca automática para serviços tomados.
   
   
4. Clique em Salvar.

Com a busca automática das NFS-e Tomadas configuradas com sucesso, o ERP também automatizará a criação das Compras e Contas a Pagar referente as Notas Fiscais.

Cadastro manual de compra

Para compras ou despesas relacionados a um projeto que por alguma razão as notas não sejam importadas automaticamente, lançar manualmente em Compras:

• Compra de produto: como lançar
  
  
• Compra de serviços tomados: como lançar
  
  
• Importação manual do XML de compra: como fazer

Parcelas a pagar da compra

Após lançar ou importar a Compra, informe o centro de custo nos lançamentos financeiros.

O centro de custo não será informado diretamente na compra, por isso:

1. Acesse Compras > Parcelas a pagar.
   
   
2. Encontre o lançamento e clique sobre ele.
   
   
3. Em Centro de custo, clique em Editar centro de custo.
   
   
4. Informe o centro de custo do projeto.
   
   
5. Para concluir, clique em Salvar.

Uma vez que os lançamentos financeiros do seu projeto foram criados com o respectivo centro de custo, você poderá controlar as receitas e despesas em poucos cliques.

Controlar receitas por projeto

1. Acesse Financeiro > Contas a receber.
   
   
2. Clique em Mais filtros > Centro de custo.
   
   
3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar.
   
   
4. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos.

Controlar despesas por projeto

1. Acesse Financeiro > Contas a pagar.
   
   
2. Clique em Mais filtros > Centro de custo.
   
   
3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar.
   
   
4. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos.

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes seu projeto, recomendamos os seguintes relatórios:

Lançamentos no caixa

A principal vantagem deste relatório é a possibilidade de filtrá-lo pelo regime de competência, ou seja, visualizar as movimentações de acordo com sua data de realização, independente da data de vencimento ou pagamento. Com isso, é possível compará-lo com o DRE Gerencial, por exemplo.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Lançamentos no caixa.
   
   
2. Nesta tela, escolha a visualização por data de Caixa ou Competência.
   
   
3. Você ainda pode filtrar por Conta e por Período.
   
   
4. As informações serão carregadas em tela para sua análise.
   
   
5. Caso queira baixar o relatório em PDF, clique em Imprimir.

No PDF, constará as principais informações dos lançamentos, de acordo com o filtro utilizado.

Será considerado todos os lançamentos que constam no financeiro: vendas, compras, contas a pagar e receber, transferências e saldos iniciais.

Os lançamento virão divididos por centro de custo e você terá a visão completa do seu projeto.

Análise de pagamento

O relatório de análise de pagamento agrupa os pagamentos já baixados, por categorias ou centros de custo, permitindo uma análise mais profunda dos gastos, como quanto a empresa está gastando com pessoal, despesas administrativas e matéria-prima.

O relatório de Análise de pagamento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de pagamento.
   
   
2. Nesta tela, filtre por Período.
   
   
3. As informações serão carregadas em tela para sua análise.
   
   

4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.
   
   Você verá os valores e rateio dos valores.

Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.

Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento.
   
   
2. Nesta tela, filtre por Período.
   
   
3. As informações serão carregadas em tela para sua análise.
   
   

4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.
   
   Você verá os valores e rateio dos valores.

Extrato de movimentações (resultado do projeto)

O Extrato de Movimentações é o lugar mais recomendado para acompanhar o resultado do projeto considerando as entradas e saídas, para isso:

1. Acesse Financeiro > Extrato de movimentações.
   
   
2. Clique em Mais filtros > Centro de custo.
   
   
3. Selecione o centro de custo do projeto e clique em Aplicar.
   
   
4. Em Mais filtros, clique sobre Tipo e selecione Despesa e Receita.
   
   
5. Se necessário, ajuste o período da busca para contemplar mais ou menos lançamentos.

Na planilha baixada, você terá a visão dos valores rateados - de parcelas já baixadas e também as que estão em aberto.

Nas colunas Valor (R$) e Valor Original (R$), você terá o total do lançamento.

Nas últimas colunas da planilha, caso exista rateio de categoria e/ou centro de custo, os valores serão destacados individualmente conforme a divisão realizada no lançamento.