Para realizar os primeiros cadastros na Conta Azul você precisa dedicar tempo e atenção, mas este processo pode ser acelerado ao importar planilhas com os dados de clientes, produtos, fornecedores e financeiro. Para cada tipo de informação, oferecemos uma planilha padrão com especificidades de preenchimento.
Dica: No cabeçalho da planilha, em cada uma das colunas haverá uma nota com instruções especiais para o preenchimento, passe o mouse sobre o aviso para ler com atenção.
De modo geral, siga as orientações para preenchimento da planilha:
- O download de cada planilha é realizado na tela do respectivo cadastro:
- Ao abrir o arquivo, apague as linhas com os dados previamente preenchidos, pois esses são apenas exemplos de como preencher.
- O cabeçalho que contém o nome de cada coluna deve ser mantido, assim como todas as colunas do modelo padrão.
- Caso você modifique a estrutura da planilha, pode receber o erro ao importar:
Planilha fora do padrão. Coluna [Nome da coluna] não encontrada ou na ordem incorreta.
- Caso você modifique a estrutura da planilha, pode receber o erro ao importar:
- Para as planilhas de clientes, produtos e fornecedores, é possível importar 500 linhas por vez. Se necessário importar mais dados, divida as informações em várias planilhas respeitando o limite e faça a importação de cada uma delas.
- Para a planilha do financeiro, o tamanho limite do documento para importação é 10mb. Verifique se a planilha que você preencheu respeita o tamanho através da pasta onde ela está salva.
- Não utilize caracteres especiais, como: ' " ! @ # % ¨ & * ( ) ª º § + _ - ? ° [ { } ] : ;
- As células não podem conter fórmulas. Cole as informações planilha utilizando o atalho Editar > Colar Especial > Texto não formatado, para não perder a formatação padrão das células.
Ou mantenha o cursor do mouse na célula que deseja colar a informação, e pressione em seu teclado: Ctrl + Shift + V. Escolha sempre a opção de Texto sem formatação:
- Verifique se não ficou espaços entre os dados informados, principalmente quando as informações são coladas.
- A planilha deve estar no formato .CSV ou .XLS (Excel).
Atenção: utilize apenas as colunas que estão na planilha, se forem incluídas novas colunas diferentes da planilha modelo, estas não serão importadas.
Planilha padrão clientes
A planilha modelo permite o cadastro de pessoa física e jurídica de uma vez só.
Ao preencher a planilha, fique atento:
- Nome do cliente é o único campo obrigatório.
- CNPJ e CPF devem ser válidos.
- Quando informar um cliente pessoa jurídica deixe as colunas CPF e RG em branco.
- Quando informar um cliente pessoa física deixe as colunas Razão Social, CNPJ, Optante pelo SIMPLES, Inscrição Estadual, Indicador de inscrição estadual, Inscrição Suframa e Inscrição Municipal em branco.
- Colunas com informações numerais (CEP, CPF, telefone) não devem ter pontuação.
- Optante pelo SIMPLES: Preencha com Sim ou Não.
- Indicador de inscrição estadual: Preencha com Contribuinte, Não contribuinte ou Contribuinte isento.
- Data de nascimento / Fundação: utilize o formato DIA/MES/ANO.
Se o CPF ou CNPJ já estiver cadastrado na Conta Azul, o mesmo será ignorado automaticamente durante a importação.
Planilha padrão produtos
Ao importar seus produtos, você realiza o preenchimento de informações do produto, estoque, pesos e dimensões e dados fiscais. Você pode informar dados de e-commerce e anexar fotos, após a importação da planilha.
Ao preencher a planilha, fique atento:
- Nome do produto é o único campo obrigatório.
- Para preencher uma quantidade fracionada de produto, utilize o ponto final no lugar da vírgula. Por exemplo, para cadastrar um quilo e meio, preencha 1.5 na coluna Quantidade.
-
Unidade: informe a unidade de medida - caso a unidade preenchida na planilha não exista na Conta Azul, a mesma será criada automaticamente.
-
Origem: preencha apenas o número correspondente à origem do produto (exemplo: 0 para origem nacional, 1 para origem estrangeira - importação direta, etc).
- O Tipo de produto (exemplo: mercadoria para revenda, matéria-prima, embalagem, etc) é a única informação fiscal não preenchida via planilha.
Caso haja itens com o mesmo código de produto já cadastrados na Conta Azul, vamos ignorar a importação deles automaticamente.
Planilha padrão fornecedor
A planilha modelo permite o cadastro de pessoa física e jurídica de uma vez só, quando informar um fornecedor pessoa jurídica deixe as colunas CPF e RG em branco, e quando informar um cliente pessoa física deixe as colunas Razão Social, CNPJ, Optante pelo SIMPLES, Inscrição Estadual, Indicador de inscrição estadual, Inscrição Suframa e Inscrição Municipal em branco.
Ao preencher a planilha, fique atento:
- Nome do fornecedor é o único campo obrigatório.
- CNPJ e CPF devem ser válidos.
- Colunas com informações numerais (CEP, CPF, telefone) não devem ter pontuação.
- Indicador de inscrição estadual: Preencha com Contribuinte, Não contribuinte ou Contribuinte isento.
- Data de nascimento / Fundação: utilize o formato DIA/MES/ANO.
Se o CPF ou CNPJ já estiver cadastrado na Conta Azul, o mesmo será ignorado automaticamente durante a importação.
Planilha padrão lançamentos financeiros
Ter as informações corretas no ERP é fundamental para sua gestão, por isso, reserve alguns minutos para concluir este processo com atenção. A importação de lançamentos em planilha passa por três etapas:
- Primeiro: você envia uma planilha,
- Segundo: confirma os dados encontrados,
- Terceiro: finaliza a importação.
Para realizar a importação é preciso que a planilha esteja no modelo padrão, a qual você pode acessar através do menu Financeiro > Extrato de Movimentações > Importar planilha > Fazer Download.
Ao preencher a planilha, fique atento:
- Cada planilha importada, cadastrará os lançamentos em apenas uma conta financeira, por isso, se tiver movimentações de várias contas, preencha cada planilha individualmente de acordo com a respectiva conta financeira.
- Todos os lançamentos de saída, ou seja, contas a pagar, devem conter o sinal de negativo (-) à frente do valor (exemplo: -154,00). O símbolo não pode ser adicionado via fórmula ou edição especial.
- É possível cadastrar contas a receber e contas a pagar através da planilha. Lançamentos do tipo transferência devem ser cadastrados diretamente no ERP.
-
Data de Pagamento/recebimento: se refere ao pagamento tanto do seu cliente, quanto para o seu fornecedor (data de baixa).
- Esse campo não pode ser preenchido com uma data futura, caso contrário você terá o erro na importação:
Linha [Nº da linha] com baixa em data futura.
- Esse campo não pode ser preenchido com uma data futura, caso contrário você terá o erro na importação:
- Se o campo Data de pagamento/recebimento estiver em branco, vamos importar o lançamento como aberto. Se houver alguma data informada, o ERP vai considerar essa data como a baixa.
-
Valor: deve conter apenas o número (e símbolo de menos no caso de saída), não insira o símbolo de real ($).
- Se atente também para o preenchimento da vírgula (,), evitando erros de digitação que podem impedir a importação da planilha.
- Se atente também para o preenchimento da vírgula (,), evitando erros de digitação que podem impedir a importação da planilha.
- Caso seu contador já tenha bloqueado o período, você não poderá importar lançamentos na data bloqueada.
- Categorias, centros de custo, clientes e fornecedores não identificados no sistema, serão cadastrados.
- É possível importar quantas planilhas precisar, atualmente o tamanho máximo de cada planilha é de 10 Mb.
- Se tiver lançamentos parcelados, é necessário lançar as parcelas separadamente com as respectivas datas e valores de cada parcela.
- Não é possível criar lançamentos recorrentes através da importação de planilha.
O que significa cada coluna na planilha padrão lançamentos financeiros
A nossa planilha possui algumas colunas com os dados que precisamos para importar suas movimentações. A seguir, você pode acompanhar o significado de cada item da planilha, para garantir que sua importação seja feita corretamente.
Atenção: caso um campo obrigatório não seja preenchido na planilha você receberá o erro ao importar:
O valor na coluna [Nome da coluna] na linha [Nº da linha] deve ser informado.
- Data de Competência: é a data em que a compra/venda foi realizada.
*Campo obrigatório - Data de Vencimento: este campo deve ser preenchido com a data de vencimento dos lançamentos financeiros.
*Campo obrigatório - Data de Pagamento: data em que a movimentação foi paga/recebida.
*Caso este campo fique sem preenchimento, o lançamento será criado em aberto no sistema - Valor: este campo deve ser preenchido com o valor do lançamento. Para recebimentos, preencha apenas com o valor, e para pagamentos, sempre coloque o sinal de menos (-) antes do valor.
*Campo obrigatório - Categoria: é uma maneira de você organizar suas receitas e despesas.
*Campo obrigatório - Descrição: informação resumida sobre o lançamento.
*Campo obrigatório - Cliente/Fornecedor: para recebimentos será identificado como cliente e para pagamentos será identificado como fornecedor.
*Campo opcional - CNPJ/CPF Cliente/Fornecedor: Identificador do cliente ou fornecedor.
*Campo opcional - Centro de custo: para classificar os lançamentos financeiros.
*Campo opcional - Observações: informações complementares referentes aos lançamentos.
*Campo opcional
Dica: Ao cadastrar um lançamento com os campos "Cliente/Fornecedor" ou "CNPJ/CPF Cliente/Fornecedor" preenchido, iremos validar se o mesmo já existe cadastrado no ERP. Caso já haja cadastro, será selecionado, se não, será criado um cadastro.
