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Preenchimento de planilha modelo para importar dados

Para realizar os primeiros cadastros na Conta Azul você precisa dedicar tempo e atenção, mas este processo pode ser acelerado ao importar planilhas com os dados de clientes, produtos, fornecedores e financeiro. 

Para cada tipo de informação, oferecemos uma planilha padrão com especificidades de preenchimento.

 

Dica!

No cabeçalho da planilha, em cada uma das colunas haverá uma nota com instruções especiais para o preenchimento, passe o mouse sobre o aviso para ler com atenção.

 

planilha.gif

 

Preenchimento padrão

De modo geral, siga as orientações para preenchimento da planilha:

  • O download de cada planilha é realizado na tela do respectivo cadastro:
  • Ao abrir o arquivo, apague as linhas com os dados previamente preenchidos, pois esses são apenas exemplos de como preencher.


  • O cabeçalho que contém o nome de cada coluna deve ser mantido, assim como todas as colunas do modelo padrão.
    • Caso você modifique a estrutura da planilha, pode receber o erro ao importar:
      Planilha fora do padrão. Coluna [Nome da coluna] não encontrada ou na ordem incorreta.


  • Para as planilhas de clientes, produtos e fornecedores, é possível importar 500 linhas por vez. Se necessário importar mais dados, divida as informações em várias planilhas respeitando o limite e faça a importação de cada uma delas.


  • Para a planilha do financeiro, o tamanho limite do documento para importação é 10mb. Verifique se a planilha que você preencheu respeita o tamanho através da pasta onde ela está salva.


  • Não utilize caracteres especiais, como: ' " ! @ # % ¨ & * ( ) ª º § + _ - ? ° [ { } ] : ;


  • As células não podem conter fórmulas. Cole as informações planilha utilizando o atalho Editar > Colar Especial > Texto não formatado, para não perder a formatação padrão das células.
    excel.gif


    Ou mantenha o cursor do mouse na célula que deseja colar a informação, e pressione em seu teclado: Ctrl + Shift + V. Escolha sempre a opção de Texto sem formatação:
    excel.gif


  • Verifique se não ficou espaços entre os dados informados, principalmente quando as informações são coladas.


  • A planilha deve estar no formato .CSV ou .XLS (Excel).

Atenção!

Utilize apenas as colunas que estão na planilha, se forem incluídas novas colunas diferentes da planilha modelo, estas não serão importadas.

Planilha padrão clientes

A planilha modelo permite o cadastro de pessoa física e jurídica de uma vez só.

Ao preencher a planilha, fique atento:

  • Nome do cliente é o único campo obrigatório.

  • CNPJ e CPF devem ser válidos.

  • Quando informar um cliente pessoa jurídica deixe as colunas CPF e RG em branco.

  • Quando informar um cliente pessoa física deixe as colunas Razão Social, CNPJ, Optante pelo SIMPLES, Inscrição Estadual, Indicador de inscrição estadual, Inscrição Suframa e Inscrição Municipal em branco.

  • Colunas com informações numerais (CEP, CPF, telefone) não devem ter pontuação.

  • Optante pelo SIMPLES: Preencha com Sim ou Não.

  • Indicador de inscrição estadual: Preencha com Contribuinte, Não contribuinte ou Contribuinte isento.

  • Data de nascimento / Fundação: utilize o formato DIA/MES/ANO.

 

Se o CPF ou CNPJ já estiver cadastrado na Conta Azul, o mesmo será ignorado automaticamente durante a importação.

Planilha padrão produtos

Ao importar seus produtos, você realiza o preenchimento de informações do produto, estoque, pesos e dimensões e dados fiscais.
Você pode informar dados de e-commerce e anexar fotos, após a importação da planilha.

Ao preencher a planilha, fique atento:

  • Nome do produto é o único campo obrigatório.

  • Para preencher uma quantidade fracionada de produto, utilize o ponto final no lugar da vírgula. Por exemplo, para cadastrar um quilo e meio, preencha 1.5 na coluna Quantidade.

  • Unidade: informe a unidade de medida - caso a unidade preenchida na planilha não exista na Conta Azul, a mesma será criada automaticamente.

  • Origem: preencha apenas o número correspondente à origem do produto (exemplo: 0 para origem nacional, 1 para origem estrangeira - importação direta, etc).

  • O Tipo de produto (exemplo: mercadoria para revenda, matéria-prima, embalagem, etc) é a única informação fiscal não preenchida via planilha.


Caso haja itens com o mesmo código de produto já cadastrados na Conta Azul, vamos ignorar a importação deles automaticamente.

Planilha padrão fornecedor

A planilha modelo permite o cadastro de pessoa física e jurídica de uma vez só, quando informar um fornecedor pessoa jurídica deixe as colunas CPF e RG em branco, e quando informar um cliente pessoa física deixe as colunas Razão Social, CNPJ, Optante pelo SIMPLES, Inscrição Estadual, Indicador de inscrição estadual, Inscrição Suframa e Inscrição Municipal em branco.

Ao preencher a planilha, fique atento:

  • Nome do fornecedor é o único campo obrigatório.

  • CNPJ e CPF devem ser válidos.

  • Colunas com informações numerais (CEP, CPF, telefone) não devem ter pontuação.

  • Indicador de inscrição estadual: Preencha com Contribuinte, Não contribuinte ou Contribuinte isento.

  • Data de nascimento / Fundação: utilize o formato DIA/MES/ANO.

Se o CPF ou CNPJ já estiver cadastrado na Conta Azul, o mesmo será ignorado automaticamente durante a importação.

Planilha padrão lançamentos financeiros

Ter as informações corretas no ERP é fundamental para sua gestão, por isso, reserve alguns minutos para concluir este processo com atenção. A importação de lançamentos em planilha passa por três etapas:

  1. Você envia uma planilha,
  2. Confirma os dados encontrados,
  3. Finaliza a importação.

 

Para realizar a importação é preciso que a planilha esteja no modelo padrão, a qual você pode acessar através do menu Financeiro > Extrato de Movimentações > Importar planilha > Fazer Download.

Ao preencher a planilha, fique atento:

  • Cada planilha importada, cadastrará os lançamentos em apenas uma conta financeira, por isso, se tiver movimentações de várias contas, preencha cada planilha individualmente de acordo com a respectiva conta financeira.

  • Todos os lançamentos de saída, ou seja, contas a pagar, devem conter o sinal de negativo (-) à frente do valor (exemplo: -154,00). O símbolo não pode ser adicionado via fórmula ou edição especial.

  • É possível cadastrar contas a receber e contas a pagar através da planilha. Lançamentos do tipo transferência devem ser cadastrados diretamente no ERP.

  • Data de Pagamento/recebimento: se refere ao pagamento tanto do seu cliente, quanto para o seu fornecedor (data de baixa).
    • Esse campo não pode ser preenchido com uma data futura, caso contrário você terá o erro na importação:
      Linha [Nº da linha] com baixa em data futura.

  • Se o campo Data de pagamento/recebimento estiver em branco, vamos importar o lançamento como aberto. Se houver alguma data informada, o ERP vai considerar essa data como a baixa.

  • Valor: deve conter apenas o número (e símbolo de menos no caso de saída), não insira o símbolo de real ($).
    • Se atente também para o preenchimento da vírgula (,), evitando erros de digitação que podem impedir a importação da planilha.

  • Caso seu contador já tenha bloqueado o período, você não poderá importar lançamentos na data bloqueada.

  • Categorias, centros de custo, clientes e fornecedores não identificados no sistema, serão cadastrados.

  • É possível importar quantas planilhas precisar, atualmente o tamanho máximo de cada planilha é de 10 Mb.

  • Se tiver lançamentos parcelados, é necessário lançar as parcelas separadamente com as respectivas datas e valores de cada parcela.

  • Não é possível criar lançamentos recorrentes através da importação de planilha.
O que significa cada coluna na planilha padrão lançamentos financeiros?

A nossa planilha possui algumas colunas com os dados que precisamos para importar suas movimentações. A seguir, você pode acompanhar o significado de cada item da planilha, para garantir que sua importação seja feita corretamente.

 

Atenção!

Caso um campo obrigatório não seja preenchido na planilha você receberá o erro ao importar:

O valor na coluna [Nome da coluna] na linha [Nº da linha] deve ser informado.

 

  • Data de Competência: é a data em que a compra/venda foi realizada.
    *Campo obrigatório

  • Data de Vencimento: este campo deve ser preenchido com a data de vencimento dos lançamentos financeiros.
    *Campo obrigatório

  • Data de Pagamento: data em que a movimentação foi paga/recebida.
    *Caso este campo fique sem preenchimento, o lançamento será criado em aberto no sistema

  • Valor: este campo deve ser preenchido com o valor do lançamento. Para recebimentos, preencha apenas com o valor, e para pagamentos, sempre coloque o sinal de menos (-) antes do valor.
    *Campo obrigatório

  • Categoria: é uma maneira de você organizar suas receitas e despesas.
    *Campo obrigatório

  • Descrição: informação resumida sobre o lançamento.
    *Campo obrigatório

  • Cliente/Fornecedor: para recebimentos será identificado como cliente e para pagamentos será identificado como fornecedor.
    *Campo opcional

  • CNPJ/CPF Cliente/Fornecedor: Identificador do cliente ou fornecedor.
    *Campo opcional

  • Centro de custo: para classificar os lançamentos financeiros.
    *Campo opcional

  • Observações: informações complementares referentes aos lançamentos.
    *Campo opcional

Dica!

Ao cadastrar um lançamento com os campos Cliente/Fornecedor ou CNPJ/CPF Cliente/Fornecedor preenchido, iremos validar se o mesmo já existe cadastrado no ERP.

Caso já haja cadastro, será selecionado, se não, será criado um cadastro.

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