Uma despesa percorre quatro etapas dentro do ERP antes de estar completamente registrada: o documento chega, o lançamento é criado no Contas a pagar, o extrato bancário confirma o pagamento e a baixa é registrada via conciliação.
Entender esse ciclo é o que diferencia um financeiro organizado de um com lançamentos em aberto acumulados, saldos que não batem e relatórios que não refletem a realidade.
Este artigo descreve cada etapa do ciclo e as ferramentas disponíveis na Conta Azul Pro para executar cada uma.
Visão geral do ciclo
O ciclo completo de uma despesa tem quatro etapas principais:
-
Captura: o documento da despesa (boleto, nota fiscal, comprovante) é recebido e os dados são extraídos.
-
Provisionamento: o lançamento é criado no Contas a pagar, com data de competência, vencimento, categoria e valor. A despesa passa a existir no ERP e impacta os relatórios previstos.
-
Pagamento: o valor sai da conta bancária da empresa. Neste momento, o extrato do banco registra a saída.
- Conciliação e baixa: o sistema vincula a movimentação bancária ao lançamento do Contas a pagar. O lançamento recebe o status Pago e a baixa é registrada.
O ciclo está completo quando o lançamento está com status Pago e a movimentação bancária está Conciliada. Enquanto um desses dois elementos estiver pendente, o ciclo está incompleto.
Etapa 1 - Captura: como o documento entra no ERP
Existem três formas de capturar uma despesa na Conta Azul Pro:
-
Manual: você acessa Financeiro > Contas a pagar > Nova despesa e preenche os dados diretamente.
Indicado para despesas sem documento ou quando os dados já estão disponíveis.
-
Via Conta AI Captura: você envia o boleto, nota fiscal ou comprovante por upload, WhatsApp ou e-mail. O sistema lê o documento, extrai os dados e sugere o lançamento pronto para revisão.
Você confirma e o lançamento é criado no Contas a pagar. Indicado para qualquer despesa com documento.
-
Via DDA: se a empresa tem a Conta PJ da ContaAzul IP com DDA ativo, boletos emitidos contra o CNPJ da empresa aparecem automaticamente no ERP antes de você lançá-los.
Indicado para despesas recorrentes de fornecedores que emitem boleto.
Etapa 2 - Provisionamento: o lançamento no Contas a pagar
Com o documento em mãos (ou com os dados disponíveis), o lançamento é criado em Financeiro > Contas a pagar. Os campos essenciais são:
-
Data de competência: o mês em que a despesa aconteceu - essa data define em qual período ela aparece no DRE.
-
Data de vencimento: o prazo para pagamento - essa data define em qual mês a despesa aparece como Prevista no Fluxo de caixa.
-
Categoria financeira: a classificação da despesa, que determina em qual grupo do DRE o valor vai aparecer.
- Valor: o valor total da despesa ou da parcela.
Após salvar, o lançamento aparece com status Em aberto no Contas a pagar e já impacta os relatórios financeiros: o DRE mostra a despesa no mês de competência e o Fluxo de caixa exibe o valor na coluna Previsto do mês de vencimento.
Etapa 3 - Pagamento: a saída do caixa
O pagamento pode ser realizado de duas formas:
-
Direto pela Conta PJ da ContaAzul IP: o pagamento é feito pelo aplicativo Conta Azul de Bolso ou pelo ERP.
A movimentação aparece automaticamente no extrato da conta no ERP, pronta para conciliação.
- Por banco externo: o pagamento é feito fora do ERP. A movimentação entra no ERP via integração bancária automática (Open Finance) ou importação manual de extrato OFX.
Neste momento, o lançamento no Contas a pagar ainda está Em aberto - o ERP ainda não sabe que o pagamento ocorreu. A etapa seguinte é o que fecha o ciclo.
Etapa 4 - Conciliação e baixa
A conciliação é o processo de vincular a movimentação bancária (a saída que apareceu no extrato) ao lançamento correspondente no Contas a pagar. Quando o vínculo é feito, duas coisas acontecem simultaneamente:
- O lançamento no Contas a pagar recebe o status Pago.
- A movimentação bancária recebe o status Conciliada.
Atenção!
Lançamentos no Contas a pagar marcados como Pago sem conciliação bancária correspondente distorcem o saldo das contas financeiras.
O correto é que o status Pago e a conciliação bancária estejam sempre alinhados. Se um lançamento foi marcado como Pago manualmente mas não há movimentação bancária correspondente, o saldo da conta no ERP não vai bater com o extrato real do banco.
A conciliação pode ser feita de três formas:
-
Automática: o ERP identifica a correspondência entre o lançamento e a movimentação bancária por valor e data, e concilia sem intervenção manual. Configure em Financeiro > Contas financeiras > Configurar conciliação automática.
-
Manual - Buscar lançamento: na tela de conciliação, você localiza a movimentação bancária, clica em Buscar lançamento e vincula ao lançamento existente no Contas a pagar.
- Manual - Novo lançamento: na tela de conciliação, você cria o lançamento diretamente a partir da movimentação bancária. Útil para despesas avulsas que não foram provisionadas previamente.
Dica!
Ative a conciliação automática para reduzir o trabalho manual nas despesas recorrentes.
O ERP vai conciliar automaticamente os lançamentos cujo valor e data de vencimento correspondam à movimentação bancária, deixando para revisão manual apenas os casos que precisam de atenção.
Artigos relacionados
- Veja como a Conta AI Captura automatiza a captura de documentos e criação de lançamentos
- Entenda como o DDA detecta boletos antes de você lançar no Contas a pagar
- Veja como ativar e configurar a conciliação bancária automática
- Veja como lançar despesas recorrentes no Contas a pagar
- Entenda como funciona o ciclo completo de despesas na Conta Azul Pro
Comentários
0 comentário