O ciclo de despesas na Conta Azul Pro começa quando você lança uma saída no Contas a pagar e termina quando essa saída é confirmada pela conciliação bancária.
Entre esses dois momentos, o sistema mantém um registro estruturado de tudo o que a empresa deve pagar, está pagando e já pagou, alimentando automaticamente o Fluxo de caixa e o DRE.
Este artigo explica cada etapa do ciclo e como elas se conectam.
Visão geral do ciclo
O ciclo completo de uma despesa na Conta Azul Pro percorre quatro etapas em sequência:
-
Lançamento no Contas a pagar: a despesa entra no sistema antes ou no momento do pagamento.
-
Acompanhamento do vencimento: a despesa fica em aberto até ser paga, visível nos filtros de "a vencer" e "vencidas".
-
Baixa: o sistema registra o pagamento, manualmente ou via conciliação bancária automática.
- Conciliação: a baixa é confirmada contra o extrato bancário, garantindo que o saldo do ERP bate com o saldo real do banco.
Etapa 1: Lançamento no Contas a pagar
Toda despesa começa como um lançamento em Financeiro > Contas a pagar. Você pode lançar uma despesa à vista, parcelada ou recorrente - dependendo do tipo de compromisso.
Neste momento, você define três informações que vão determinar como a despesa aparece nos relatórios: o valor, a data de vencimento e a categoria financeira. A categoria é o que conecta o lançamento ao DRE.
- Saiba como lançar uma despesa à vista
- Saiba como lançar uma despesa parcelada
- Saiba como lançar uma despesa recorrente
Importante!
Documentos avulsos - boletos recebidos, notas fiscais de fornecedores, comprovantes - podem entrar no ciclo pela Conta AI Captura, que lê o documento e sugere o lançamento no Contas a pagar já com os dados preenchidos.
Etapa 2: Acompanhamento do vencimento
Com a despesa lançada, ela entra na lista de Contas a pagar em aberto. Você consegue filtrar por período, fornecedor ou categoria para visualizar o que está por vencer e o que já venceu sem pagamento.
Essa visão alimenta o Fluxo de caixa com as saídas previstas, o que permite projetar o saldo disponível nos próximos dias e semanas antes de qualquer pagamento ser efetuado.
Etapa 3: Baixa
A baixa é o registro de que a despesa foi paga. Ela pode acontecer de duas formas:
- Baixa manual: você acessa o lançamento no Contas a pagar e informa o pagamento diretamente.
- Baixa via conciliação: quando o banco está integrado ao ERP, o sistema identifica a saída no extrato e propõe a conciliação com o lançamento correspondente. Ao confirmar, a baixa é feita automaticamente.
A baixa via conciliação é o caminho de menor esforço e maior confiabilidade, pois vincula o pagamento registrado no ERP à movimentação real do banco.
Etapa 4: Conciliação bancária
A conciliação confirma que o que está no ERP corresponde ao que aconteceu no banco. Uma despesa baixada sem conciliação pode existir no sistema sem evidência real de pagamento. Uma saída no banco sem lançamento correspondente cria divergência de saldo.
O objetivo é que, ao final do processo, o saldo da conta no ERP seja idêntico ao saldo do extrato bancário.
- Saiba como ativar a conciliação bancária automática
- Veja o manual completo para bater o saldo da conciliação
Dica!
O ciclo funciona melhor quando as despesas recorrentes - aluguel, fornecedores fixos, serviços mensais - estão lançadas com antecedência.
Isso garante que o Fluxo de caixa projete saídas reais, não apenas as que você lembrou de lançar hoje.
Comentários
0 comentário