Ao lançar uma despesa no Contas a pagar, você preenche dois campos de data: a data de competência e a data de vencimento. Esses dois campos não são sinônimos e a diferença entre eles determina em qual mês a despesa vai aparecer no DRE e no Fluxo de caixa.
Preencher um dos campos errado é a causa mais comum de lançamentos que "somem" do relatório ou aparecem no mês errado.
Este artigo explica o que cada data significa, como cada relatório a usa, e o que checar quando os números não batem.
O que é a data de competência
A data de competência é a data em que a despesa aconteceu - quando o serviço foi prestado, o produto foi entregue ou a obrigação foi gerada. Ela não tem relação com quando o pagamento vai sair do caixa.
Exemplo: a conta de energia de março é de competência de março, mesmo que o boleto vença em abril e o pagamento só seja efetivado em abril.
O DRE Gerencial usa a data de competência por padrão. Isso significa que a despesa de energia aparece no resultado de março no DRE, o mês em que o gasto gerou impacto no negócio, independentemente de quando foi paga.
O que é a data de vencimento
A data de vencimento é o prazo combinado com o fornecedor para que o pagamento seja realizado. É a data que o Fluxo de caixa mensal usa para calcular os valores previstos, o que está programado para sair do caixa em cada mês.
Usando o mesmo exemplo: o boleto de energia com vencimento em 10 de abril aparece na coluna Previsto do Fluxo de caixa de abril.
Como cada relatório usa cada data
A tabela abaixo resume qual data cada relatório principal considera:
| Relatório | Data que considera |
|---|---|
|
DRE Gerencial Filtro padrão: competência |
Usa a data de competência. A despesa aparece no mês em que aconteceu, não em que foi paga. Esse é o resultado econômico do negócio. |
|
Fluxo de caixa mensal Coluna Previsto |
Usa a data de vencimento. Mostra o que está programado para sair do caixa em cada mês. |
|
Fluxo de caixa mensal Coluna Realizado |
Usa a data da baixa (pagamento efetivo). Mostra o que de fato saiu do caixa. |
|
Contas a pagar Listagem |
Exibe os lançamentos filtrados pela data de vencimento por padrão. Ajuste o filtro de período para encontrar lançamentos por competência se necessário. |
Importante!
O DRE também pode ser gerado pelas visões Vencimento ou Baixa - basta alterar o filtro Filtrar período por no topo do relatório, quando disponível.
Para entender as diferenças entre as três visões do DRE, consulte DRE: diferença entre as visões de competência, vencimento e baixa.
O erro mais comum: competência e vencimento no mesmo mês por hábito
Um erro frequente é preencher a data de competência igual à data de vencimento em todos os lançamentos, sem pensar no mês real do gasto. Quando isso acontece:
- A despesa de março lançada com competência de abril aparece no DRE de abril, distorcendo o resultado do mês errado.
- O DRE de março fica subestimado, parece que a empresa gastou menos do que realmente gastou naquele período.
- Ao comparar meses, o gestor vê variações que não refletem o que aconteceu de verdade no negócio.
Dica!
Uma boa prática é usar a data da nota fiscal ou do documento como data de competência.
Isso garante que o lançamento fique no mês correto do DRE, independentemente de quando o boleto vence ou o pagamento é realizado.
O que checar quando a despesa não aparece no mês esperado
Se um lançamento não está aparecendo no relatório do mês que você esperava, siga esta ordem de verificação:
- Acesse Financeiro > Contas a pagar e localize o lançamento. Verifique as datas de Competência e Vencimento registradas.
- Confirme qual visão o relatório que você está consultando usa: o DRE usa competência por padrão; o Fluxo de caixa usa vencimento para Previsto e baixa para Realizado.
- Se a data de competência estiver errada, acesse Ações > Editar lançamento e corrija o campo Data de competência. O relatório vai refletir a correção automaticamente.
Atenção!
Não compare diretamente os valores do DRE com os valores exibidos em Contas a pagar ou Extrato de movimentações.
Cada tela usa critérios de período diferentes, o que naturalmente gera valores distintos para o mesmo intervalo de datas. Para entender por que isso acontece, consulte DRE: por que os valores diferem das telas do Financeiro.
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