Nem toda despesa entra pelo planejamento. Uma manutenção emergencial, uma taxa inesperada, um pagamento feito fora do fluxo normal, às vezes a saída já aconteceu e você só descobre quando olha o extrato bancário.
Nesse caso, o lançamento precisa ser registrado de forma retroativa para que o Contas a pagar, o DRE e o Fluxo de caixa reflitam o gasto corretamente.
Este artigo explica os dois caminhos para registrar uma despesa avulsa não prevista, e quando usar cada um.
Dois caminhos, mesma origem
O ponto de partida é sempre o mesmo: você identificou uma saída de caixa que não tem lançamento correspondente no ERP.
A diferença entre os dois caminhos é onde você começa a regularização:
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Caminho 1 - Pelo Contas a pagar: você cria o lançamento manualmente e depois concilia. Recomendado quando você tem os dados da despesa em mãos (valor exato, fornecedor, categoria) antes de acessar o extrato.
- Caminho 2 - Pela conciliação: você parte diretamente do movimento bancário e cria o lançamento a partir dele. Recomendado quando você descobre a despesa olhando o extrato no ERP e não tem o documento físico disponível.
Caminho 1: Registrar pelo Contas a pagar
- Acesse Financeiro > Contas a pagar > Nova despesa.
- Preencha os campos obrigatórios:
Data de competência: use a data em que a despesa ocorreu - não a data de hoje.
Descrição: identifique o gasto de forma clara (ex.: "Manutenção elétrica - emergência 15/05").
Valor: o valor exato da despesa.
Categoria financeira: classifique conforme a natureza do gasto.
- Em Condições de pagamento, selecione À vista.
- Se o pagamento já foi realizado, marque ☑ Pago e informe a data do pagamento.
- Clique em Salvar.
Após salvar, acesse a conciliação da conta bancária correspondente e vincule este lançamento à movimentação do extrato.
Caminho 2: Registrar pela conciliação
Use este caminho quando você está na tela de conciliação e encontra uma saída bancária sem lançamento correspondente no ERP.
- Acesse Financeiro > Contas financeiras e clique sobre a conta bancária.
- Na aba Conciliações pendentes, localize a movimentação de saída sem lançamento.
- Na coluna da direita, clique em Novo lançamento.
- Preencha Descrição, Categoria, Fornecedor e Centro de custo (se aplicável).
- Se precisar complementar mais informações, clique em Completar informações antes de conciliar.
- Clique em Conciliar. O lançamento é criado e conciliado em uma única etapa.
Atenção!
Antes de criar um novo lançamento pela conciliação, verifique se a despesa já não foi lançada em outra categoria ou com outra descrição.
Use o botão Buscar lançamento para checar duplicidades antes de prosseguir.
Usando a Conta AI Captura para despesas com documento
Se você tem o boleto, a nota fiscal ou o comprovante da despesa avulsa, a Conta AI Captura automatiza parte do trabalho: ela lê o documento, extrai os dados (valor, vencimento, fornecedor) e sugere o lançamento no Contas a pagar pronto para revisão. Você só confirma ou ajusta os dados e salva.
Para usar, acesse Financeiro > Conta AI Captura e envie o documento por upload, WhatsApp ou e-mail. Veja o passo a passo em Conta AI Captura: como funciona.
Importante!
Despesas avulsas registradas retroativamente impactam o DRE e o Fluxo de caixa do mês correspondente à data de competência informada - não do mês em que o lançamento foi criado no sistema.
Por isso, preencha a data de competência com o mês real do gasto.
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