A Caixa de entrada da Conta Azul Pro foi desenvolvida para simplificar e agilizar a tarefa de registrar suas contas a pagar no ERP.
Ao receber um arquivo, nossa IA (inteligência artificial) irá ler e interpretar as principais informações dos documentos para sugerir a inserção deste lançamento no ERP.
Assim, você só precisará revisar as informações pré-preenchidas tornando a atualização dos lançamentos financeiros mais rápida e eficiente e aumentando a produtividade e o controle sobre a gestão do seu negócio.
Para usar a Caixa de entrada você poderá:
- Fazer upload (importar) de um ou mais documentos no ERP - limite de 10MB por arquivo.
- Cadastrar e enviar documentos pelo seu WhatsApp - limite de 5MB por imagem.
- Enviar arquivos em PDF ou imagens de documentos de contas a pagar como comprovante de pagamento, boleto, guias de tributo, notas fiscais, dentre outros.
Importante!
A extração da IA irá funcionar mesmo com vários documentos em um único arquivo (por exemplo: uma foto com dois comprovantes de pagamento ou um PDF com mais de um arquivo).
Porém a leitura e interpretação é mais eficiente quando há somente um documento por arquivo anexado.
Para utilizar a Caixa de entrada:
- Na Conta Azul Pro, acesse o menu Caixa de entrada.
- Acione o botão ↑ Clique aqui ou arraste arquivos para importar para buscar em seu computador os documentos (em PDF ou imagem) e anexar individualmente ou em lote (vários documentos de uma vez).
- Após o envio, a IA do ERP vai apresentar um resumo sobre os Dados extraídos do documento, como data de vencimento, valor, fornecedor, entre outros dados relevantes para um lançamento financeiro.
- Clique em Revisar e criar para gerar um novo lançamento a partir dos dados extraídos.
- Ao Revisar e criar um novo lançamento de contas a pagar a partir da Caixa de entrada, o sistema verifica se o fornecedor já existe e, se não, cria um novo automaticamente.
Além disso, com base nos dados extraídos, o sistema sugere a categoria financeira do lançamento (repetindo a última usada para o fornecedor ou sugerindo via IA).
- Para concluir, clique em Salvar.
Dica!
Após gerar o lançamento financeiro, acesse Financeiro > Extrato de movimentações ou Contas a pagar para consultar as informações.
O documento original importado será anexado automaticamente ao futuro lançamento financeiro.
Envio de documentos via WhatsApp para a Caixa de entrada
Se o documento está salvo no seu celular ou em conversas do WhatsApp, você pode enviar diretamente do seu WhatsApp para a Caixa de entrada da Conta Azul.
Assim, integramos sua rotina de trabalho ao ERP, melhoramos sua experiência e otimizamos a operação financeira do seu negócio.
Como configurar o envio de documentos via WhatsApp para a Caixa de entrada
Para configurar o envio de documentos via WhatsApp para a Caixa de entrada da Conta Azul:
- Na Conta Azul Pro, acesse o menu Configurações e plano > Mais configurações....
- Em Caixa de entrada, clique sobre Recebimento de documentos via WhatsApp.
Dica!
Na Conta Azul Pro, acesse o menu Caixa de entrada e clique no ícone de engrenagem ⚙️ para acessar as Configurações do Recebimento de documentos via WhatsApp.
- Clique em Configurar.
Para configurar seu número de celular, você deve iniciar uma conversa pelo WhatsApp e enviar o código (único por usuário) em uma nova conversa.
A partir dessa conversa, você poderá enviar os documentos para a Caixa de entrada.
- Após clicar em Configurar, você poderá escolher a configuração via link ou QR Code, ambos os caminhos te levam para uma conversa com a Conta Azul no WhatsApp.
Se você utiliza o WhatsApp Web, copie o link e clique em Acessar WhatsApp, na nova conversa, cole o código e envie.
Se estiver com seu celular, faça a leitura do QR Code, automaticamente uma nova conversa será aberta. Envie o código inserido na conversa e aguarde o retorno.
O QR Code mostrado nas configurações de Recebimento de documentos via WhatsApp expira em 5 minutos. Após esse tempo, atualize a página para visualizar um novo QR Code.
- Uma vez autenticado, o número de celular será vinculado à conta do usuário e você receberá a mensagem:
Tudo certo por aqui!
✅ Seu número foi cadastrado e agora você já pode enviar documentos para a Caixa de entrada da Conta Azul.
📎 Aceitamos arquivos PDF ou imagem (até 5 MB). Organizar suas contas a pagar ficou muito mais simples! - Na Conta Azul Pro, a tela de Configurar recebimento de documentos atualizará para Configurado.
Boas práticas!
- Assim que concluir a configuração do seu número, salve o contato no WhatsApp como Conta Azul IA, dessa forma, você terá mais facilidade para iniciar uma nova conversa sempre que precisar.
- O contato Conta Azul IA (+55 47 3170-5744) aceitará apenas o envio de documentos para a Caixa de entrada, ou seja, não é possível conversar ou mandar outros tipos de mensagens para este contato.
- É possível configurar seu número de WhatsApp em mais de um usuário da Conta Azul Pro, então, se você tem mais de uma licença e acessa o ERP por diferentes e-mails, basta configurar individualmente a Caixa de entrada de cada acesso.
Como enviar documentos via WhatsApp para a Caixa de entrada
Para enviar documentos via WhatsApp para a Caixa de entrada da Conta Azul:
- Abra seu WhatsApp (pelo celular ou computador) e clique sobre a conversa com a Conta Azul IA (+55 47 3170-5744).
- Insira o(s) documento(s) em PDF ou imagem (limite de 5MB).
- Envie o(s) documento(s).
- Assim que você enviar o documento, receberá a mensagem:
Arquivo enviado com sucesso!
Visualize o documento na sua Caixa de entrada, na Conta Azul Pro. - Os documentos enviados via WhatsApp aparecem automaticamente na Caixa de entrada do Conta Azul Pro.
- Todo documento enviado por WhatsApp, terá o ícone do aplicativo para identificar a origem e o nome do usuário que enviou o arquivo.
Como alterar o número de WhatsApp para envio de documentos
Cada usuário da Conta Azul Pro poderá ter apenas um número de WhatsApp vinculado à Caixa de entrada. Se você precisa que mais pessoas tenham permissão de enviar documentos para a Caixa de entrada, cadastre um novo usuário para cada colaborador.
Para alterar o número de WhatsApp para envio de documentos para Caixa de entrada da Conta Azul:
- Na Conta Azul Pro, acesse o menu Configurações e plano > Mais configurações....
- Em Caixa de entrada, clique sobre Recebimento de documentos via WhatsApp Editar.
- Em número cadastrado, você visualizará o nome do seu usuário, o número do telefone configura e o ícone de lixeira 🗑️ para Remover número.
- Clique no ícone de lixeira 🗑️ para Remover número.
- Para confirmar a ação, clique em Remover número.
- Assim que número for removido, para configurar um novo WhatsApp, repita o processo de configuração.
A Caixa de entrada da Conta Azul Pro representa um avanço significativo na gestão financeira para donos de negócio e parceiros.
Ao automatizar o processo de leitura e registro de documentos financeiros via IA, a ferramenta promete reduzir o trabalho manual, minimizar erros e liberar tempo para focar em outras áreas essenciais da sua empresa.
Utilizando esta funcionalidade, a atualização do seu ERP se torna mais ágil, contribuindo para maior produtividade e um controle financeiro mais preciso.
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