Quando um funcionário paga uma despesa da empresa do próprio bolso - uma corrida de aplicativo, uma refeição de cliente, um material comprado com urgência - o ERP precisa registrar isso em dois momentos: a despesa em si (que afeta o resultado da empresa) e o pagamento do reembolso ao funcionário (que afeta o caixa).
Fazer os dois registros corretamente é o que garante que o DRE reflita o custo real e que o funcionário receba o valor exato de volta. Este artigo descreve as três etapas do ciclo completo de reembolso.
Visão geral do ciclo
- Registrar a despesa no Contas a pagar: com a categoria correta e o funcionário como "fornecedor".
- Conciliar com o pagamento: quando o reembolso for efetivado, vincular a saída bancária ao lançamento.
- Pagar o reembolso ao funcionário: registrar a transferência ou pagamento via Conta PJ ou banco externo.
Etapa 1: Registrar a despesa no Contas a pagar
Assim que o funcionário comunicar o gasto, registre a despesa no ERP para que ela impacte o resultado do mês correto - independentemente de quando o reembolso será pago.
- Acesse Financeiro > Contas a pagar > Nova despesa.
- Preencha os campos obrigatórios:
Data de competência: a data em que a despesa aconteceu (quando o funcionário pagou), não a data de hoje.
Fornecedor: cadastre ou selecione o funcionário. Isso facilita rastrear reembolsos por colaborador nos relatórios.
Descrição: descreva o gasto claramente (ex.: "Reembolso - deslocamento reunião cliente - João Silva").
Valor: o valor pago pelo funcionário, com base no comprovante.
Categoria financeira: classifique conforme a natureza real da despesa - a categoria que você usaria se a empresa tivesse pago diretamente.
Por exemplo, se o funcionário pagou um jantar de cliente, use a categoria de Despesas comerciais ou Representação, não uma categoria genérica de "Reembolso".
- Clique em Salvar.
Classifique a despesa pela sua natureza real, não por "Reembolso a funcionário". Isso garante que o gasto apareça no grupo correto do DRE.
Uma despesa de deslocamento deve aparecer em Despesas de Viagem; um material de escritório deve aparecer em Materiais de Escritório.
Consulte seu contador se tiver dúvida sobre a categoria adequada.
Dica!
Peça que os funcionários enviem os comprovantes pelo WhatsApp da Conta AI Captura.
O sistema lê o documento e sugere o lançamento no Contas a pagar automaticamente, com valor, data e fornecedor pré-preenchidos.
Você só revisa, ajusta a categoria e salva.
Etapa 2: Pagar o reembolso ao funcionário
Quando o pagamento ao funcionário for realizado, o ERP precisa registrar a saída do caixa e vincular ao lançamento criado na Etapa 1.
Se o pagamento for feito via Conta PJ da ContaAzul IP:
- Acesse Financeiro > Contas a pagar e localize o lançamento do reembolso.
- Clique em Ações > Pagar pela Conta PJ e siga o fluxo de pagamento no aplicativo Conta Azul de Bolso.
- Após o pagamento, a movimentação aparece no extrato da Conta PJ e pode ser conciliada automaticamente ao lançamento.
Se o pagamento for feito via banco externo (transferência, Pix por outro banco):
- Realize a transferência ao funcionário fora do ERP.
- Aguarde a movimentação aparecer no extrato bancário no ERP (via integração automática ou importação OFX).
- Na tela de Conciliações pendentes, localize a saída e clique em Buscar lançamento.
- Selecione o lançamento de reembolso correspondente e clique em Conciliar.
Como acompanhar reembolsos pendentes
Para saber quais reembolsos ainda estão em aberto (funcionários que ainda não foram pagos de volta), acesse Financeiro > Contas a pagar e filtre por Fornecedor (o nome do funcionário).
Os lançamentos com status Em aberto são os reembolsos pendentes.
Se você usa centros de custo, criar um centro de custo específico para reembolsos facilita a análise consolidada - principalmente em empresas com vários colaboradores realizando compras externas.
Atenção!
Não registre o reembolso como receita no Contas a receber - mesmo que o funcionário vá "devolver" o comprovante.
A despesa foi da empresa, não do funcionário. O fluxo correto é sempre: despesa no Contas a pagar + pagamento da empresa ao funcionário. Registrar como receita distorce o resultado do DRE.
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