Gerenciar suas negociações antes de concretizar a venda, permite que você tome decisões mais assertivas, tenha melhor controle financeiro e mais organização.
Com a Conta Azul, seu cliente tem acesso a um orçamento detalhado, compreendendo todos os custos envolvidos no projeto.
Ao investir em uma boa gestão de orçamentos, a sua empresa ganha em organização, eficiência e competitividade, além de fortalecer o relacionamento com seus clientes.
Entenda como realizar a gestão de orçamentos pela Conta Azul, clique sobre o assunto do seu interesse:
O orçamento é uma ferramenta para registrar uma proposta de venda ao seu cliente, podendo ser aceito ou não. Essa proposta será analisada por seu cliente e você poderá controlar o status desse orçamento como: aceito, recusado ou venda.
Para criar um orçamento:
- Acesse Vendas > Vendas e orçamentos.
- Clique em Novo orçamento.
- Selecione a Situação da negociação, se o orçamento está:
Em andamento: quando o orçamento ainda não foi aprovado nem recusado por seu cliente.
Aprovado: quando o orçamento já foi aceito por seu cliente e a venda será realizada.
Recusado: quando o orçamento não foi aceito pelo cliente.
- Informe o cliente.
Para cadastrar seu cliente na criação do orçamento, clique em Cliente > + Adicionar novo cliente.
- Preencha a Data do orçamento, Validade do orçamento e o Vendedor responsável.
- Você pode preencher a Descrição e a Previsão de entrega, ambos são campos opcionais.
O campo Descrição tem o limite de 5000 caracteres e o campo Previsão de entrega do produto ou serviço tem limite de 255 caracteres.
- Em Itens do orçamento, informe os produtos ou serviços que compõem a negociação.
- Em Observações de pagamento, inclua informações sobre o pagamento que podem ser relevantes para você e seu cliente.
Se preenchido, este campo aparecerá na impressão do orçamento.
- Em Observações complementares da nota fiscal, inclua informações que podem ser relevantes para o seu cliente.
Se preenchida, esta informação será exibida no XML e no PDF ou DANFE da nota fiscal.
- Para concluir, clique em Salvar.
Atenção!
O orçamento de produto não altera estoque, somente se você mudar a situação da negociação para venda.
Se a situação se mantiver como orçamento, o saldo no estoque continuará o mesmo.
Após salvar seu orçamento, para enviar ao cliente, clique em Enviar por e-mail. O campo E-mail(s) para envio, será preenchido com o e-mail do seu cliente.
Se necessário personalize a mensagem e se quiser receber o orçamento em seu e-mail, clique em Quero receber uma cópia das informações e documentos por e-mail, e uma cópia será enviada para o usuário que realizar esta ação.
Para concluir, clique em Enviar.
O orçamento pode ser enviado 10 vezes ao seu cliente.
Você consegue editar a situação de um orçamento, ou seja, informar se ele já foi aceito, recusado ou se voltou para em andamento.
Para isso editar a situação do orçamento:
- Acesse Vendas > Vendas e orçamentos.
- Localize o orçamento desejado e clique em Ações > Editar.
- Em Situação da negociação, escolha a situação atual do orçamento.
Em andamento: quando o orçamento ainda não foi aprovado nem recusado por seu cliente.
Aprovado: quando o orçamento já foi aceito por seu cliente e a venda será realizada.
Recusado: quando o orçamento não foi aceito pelo cliente.
- Para concluir, clique em Salvar.
Para filtrar seus orçamentos:
- Acesse Vendas > Vendas e orçamentos.
- Clique em Mais filtros > Tipo de negociação.
- Selecione apenas a opção Orçamento e clique em Aplicar.
- Além deste filtro, clique nas abas:
Cancelados: para visualizar apenas orçamentos recusados
Previstos: para visualizar apenas orçamentos em andamento
Aprovados: para visualizar apenas orçamentos aprovados
- Utilize outros filtros como Período, Cliente e Produto/Serviço para refinar a busca do orçamento desejado.
Quando o orçamento é aprovado e segue para o momento de faturar, para transformar em venda:
- Acesse Vendas > Vendas e orçamentos.
- Localize o orçamento desejado, clique em Ações > Criar venda ou clique sobre o orçamento e clique em Criar Venda.
- Automaticamente a venda será aberta para preenchimento.
- Escolha qual o Tipo da venda:
Venda avulsa
Venda recorrente (contrato)
- Se optar pelo Tipo da venda > Venda avulsa, complete os campos necessários.
Os campos Cliente, Itens da venda e Valor total serão preenchidos de acordo com o orçamento.
- Se optar pelo Tipo da venda > Venda recorrente (contrato), complete os campos necessários do contrato.
Os campos Cliente, Itens da venda e Valor total serão preenchidos de acordo com o orçamento.
- Preencha atentamente as informações necessárias para cobrança e faturamento, altere o que for necessário.
- Para concluir, clique em Salvar.
Ao salvar, caso seja uma venda de produto, o estoque será atualizado e as informações de pagamento serão alimentadas no financeiro.
Importante!
Após alterar a situação do orçamento para venda, não é possível voltar para orçamento.
Se for o caso, você pode fazer a exclusão dessa venda.
É fundamental que você tenha visão inclusive dos orçamentos recusados, mas se um orçamento foi criado erroneamente, para excluí-lo:
- Acesse Vendas > Vendas e orçamentos.
- Localize o orçamento desejado, clique Ações > Excluir.
- Para concluir, clique em Excluir orçamento.
Dica!
Para excluir orçamentos em lote, selecione os orçamentos desejados e clique em Excluir > Excluir orçamentos.
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