Nota fiscal de devolução: como emitir

Para iniciar o preenchimento de uma nota de devolução, é fundamental que a NF-e original esteja em mãos para apoio no preenchimento. 

É na NF-e original que você encontrará os dados necessários e saberá o tipo de devolução que deverá emitir.

Antes de emitir sua nota fiscal de devolução, é necessário validar:

• Se os dados da sua empresa estão completos
• Se o certificado digital (A1 ou A3) já está cadastrado no ERP
• Se os dados de clientes, fornecedores e produtos completos.

Para configurar as notas fiscais de produto, acesse Vendas > Configurações > Configurar notas fiscais.

Ao lado de Emissão de nota fiscal eletrônica - NF-e, clique em Configurar e preencha as informações da sua empresa.

Na Conta Azul, há dois tipos de operação para notas de devolução: venda e compra. Além da finalidade fiscal ser diferente, o caminho para emissão no ERP também varia de acordo com o tipo de operação.

Venda

A operação de venda devolve produtos de uma nota fiscal de venda. Por exemplo, quando uma venda é enviada para o destinatário pessoa física, e o produto não é aceito.

Se você gerou NF-e de venda destes produtos, essa é a operação que você deve seguir. 

Compra

A operação de compra devolve produtos de uma nota fiscal de compra. Por exemplo: quando o fornecedor te envia um produto e o mesmo chega danificado.

Se você recebeu a compra e precisa devolver esses produtos, essa é a operação que você deve seguir.

Se todos os produtos da nota fiscal serão devolvidos e a nota fiscal era de venda, ou seja, a mercadoria saiu do seu estoque, mas agora precisa retornar pois foi devolvida:

1. Acesse Vendas > Notas fiscais de produto
   
   
2. Encontre a nota fiscal de venda de produto emitida pela Conta Azul
   
   
3. Clique em Ações > Gerar NF-e de devolução
   
   
4. Confirma se todas as informações preenchidas automaticamente serão mantidas
   
   
5. Selecione corretamente a CFOP de devolução
   

    

   • Se a nota fiscal for uma devolução de venda, a operação é Entrada e o CFOP deve iniciar em 1 (para operações dentro do mesmo estado) ou 2 (para operações entre diferentes estados).
     
     
   • Se a nota fiscal for uma devolução de compra, a operação é Saída e o CFOP deve iniciar em 5 (para operações dentro do mesmo estado) ou 6 (para operações entre diferentes estados).
     
     
6. Com tudo correto, clique em Salvar
   
   
7. Uma vez que os dados foram todos preenchidos e estão corretos, faça a transmissão para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), clique em Transmitir nota fiscal.

Se você precisa alterar algum dado que foi preenchido automaticamente, por exemplo, a transportadora, cancele este preenchimento e faça a emissão manual.

Acesse Vendas > Notas fiscais de produto > Criar > Devolução de venda manual.

Os itens devolvidos serão ajustados automaticamente no estoque. Se necessário, o valor do financeiro deverá ser ajustado manualmente.

Após realizar a emissão da nota fiscal de devolução de venda, atualize o lançamento financeiro como Perda.

Se houver comissionamento para seu vendedor ou outras análises realizadas pelos relatórios de vendas, desconsidere manualmente a venda que teve nota fiscal de devolução emitida.

Nota fiscal de devolução parcial

Se apenas alguns produtos da nota fiscal serão devolvidos, gere uma nota fiscal de devolução parcial, informando apenas a quantidade que de fato será devolvida.

Explicamos tudo sobre a nota fiscal de devolução parcial (venda ou compra) e como emitir.

Se a nota fiscal era de compra, ou seja, a mercadoria entrou no seu estoque, mas agora precisa sair pois foi devolvida:

1. Acesse Vendas > Notas fiscais de produto > Nova > Devolução de compra manual
   
   
2. Preencha atentamente as informações relacionadas à sua nota fiscal, para isso, utilize a NF-e original
   
   
3. Selecione corretamente a CFOP de devolução
   

    

   • Se a nota fiscal for uma devolução de compra, a operação é Saída e o CFOP deve iniciar em 5 (para operações dentro do mesmo estado) ou 6 (para operações entre diferentes estados).
      
   • Se a nota fiscal for uma devolução de venda, a operação é Entrada e o CFOP deve iniciar em 1 (para operações dentro do mesmo estado) ou 2 (para operações entre diferentes estados).
      
4. Com tudo correto, clique em Salvar
   
   
5. Uma vez que os dados foram todos preenchidos e estão corretos, faça a transmissão para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), clique em Transmitir nota fiscal.

Se for necessário emitir uma nota fiscal de devolução de exportação, o processo de preenchimento e emissão da nota fiscal de devolução continua o mesmo, mas você deve garantir que foi informado um cliente estrangeiro.

Nota fiscal de devolução parcial

Se apenas alguns produtos da nota fiscal serão devolvidos, gere uma nota fiscal de devolução parcial, informando apenas a quantidade que de fato será devolvida.

Explicamos tudo sobre a nota fiscal de devolução parcial (venda ou compra) e como emitir.

Para acessar as notas já emitidas e baixar o PDF da nota, acesse Vendas > Notas Fiscais de Produto.

Suas notas fiscais serão separadas por mês, conforme a data de emissão de cada nota.

A Conta Azul não emite notas fiscais que anulem uma operação de devolução, como notas de estorno ou anulação.

Por isso, se a sua NF-e de devolução foi emitida dentro de 24 horas realize o cancelamento da nota de devolução.

Acesse Vendas > Notas fiscais de produto, encontre a nota fiscal de devolução que precisa cancelar e clique em Ações > Cancelar Nota fiscal.

Preencha o Motivo do cancelamento e para concluir, clique em Solicitar cancelamento.

Se o cancelamento não for possível, verifique com o seu contador como proceder.

O seu contador é a pessoa indicada para orientar sobre o preenchimento dos dados fiscais. Caso tenha dúvidas sobre qual informar, procure-o para orientação, garantindo o preenchimento correto de sua nota fiscal.

Atenção:

• Se a nota fiscal for uma devolução de venda, a operação é Entrada e o CFOP deve iniciar em 1 (para operações dentro do mesmo estado) ou 2 (para operações entre diferentes estados).
  
  
• Se a nota fiscal for uma devolução de compra, a operação é Saída e o CFOP deve iniciar em 5 (para operações dentro do mesmo estado) ou 6 (para operações entre diferentes estados).
  
  
• Se a sua empresa for do regime tributário Simples Nacional, será possível emitir a nota fiscal utilizando o Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN): 101, 102, 103, 201, 202, 203, 300, 400, 500 e 900.
  
  
• Se a sua empresa for do regime tributário Normal, será possível emitir a nota fiscal utilizando o Código de Situação Tributária (CST): 00, 10, 20, 30, 40, 41, 50, 51, 60, 70 e 90.

Os campos para preenchimento dos impostos serão mostrados em tela conforme a situação tributária informada no produto, em Alíquotas > Informar.

Caso a situação tributária informada pelo seu contador não habilite a alíquota que você deseja informar, verifique com ele qual outro código pode ser utilizado, ou se o imposto que está tentando informar de fato deve ser preenchido na nota de devolução.

Atenção:

• O campo Alíquota do ICMS será habilitado nas CSOSN 201, 202, 203 e 900; e nas CST 00, 10, 20, 51, 70 e 90 (conforme regime tributário informado nos Dados da empresa).
  
  
• O campo Alíquota do ICMS-ST será habilitado nas CSOSN 201, 202, 203 e 900; e nas CST 10, 30, 70 e 90 (conforme regime tributário informado nos Dados da empresa).
  
  
• O campo Alíquota de crédito do ICMS será habilitado nas CSOSN 101, 201 e 900 (disponível somente para empresas do Simples Nacional).
  
  
• Os campos IPI, PIS, e COFINS serão habilitados somente para empresas do regime tributário Normal. A alíquota desses tributos será preenchida conforme situação tributária escolhida.

Conforme orientação do seu contador ou solicitação do seu cliente ou fornecedor, pode ser necessário o destaque de impostos no PDF da nota fiscal (Danfe).

Se a empresa que está emitindo a nota fiscal é do Simples Nacional, fique atento aos impostos que podem ou não serem destacados.

Atenção:

• O ICMS será destacado ao informar a CSOSN 900 (Outros), e preencher a alíquota do ICMS no campo próprio.

• O IPI não é destacado por emitentes do Simples Nacional. Para que a informação conste no PDF, recomendamos além de informar no campo Valor do IPI devolvido, incluir uma observação no campo Informações Complementares Contribuinte. 

• Para empresas do regime Normal o IPI será destacado normalmente ao preencher a alíquota em campo próprio.

Quando a devolução é do tipo Compra, nos dados fiscais do produto clique em Informar, selecione a Situação Tributária ICMS. 

Clique sobre IPI e ICMS-ST devolvido e preencha com os valores.

Atenção:

• Valor do ICMS ST devolvido: Esse campo soma no valor total da nota fiscal e integra a base de cálculo do ICMS caso informado. Será demonstrado no XML no campo VOutros, enquanto que no PDF sairá no campo Despesas Acessórias.
  
  
• Valor do IPI devolvido: Esse campo soma no valor total da nota fiscal e pode ou não integrar a base de cálculo do ICMS caso informado. Será demonstrado diretamente no XML, sem destaque no PDF da nota.
  
  
• % Da mercadoria devolvida: Porcentagem da mercadoria devolvida de acordo com a nota de referência - com base na quantidade de produto devolvido e não na quantidade da mercadoria da nota fiscal.

Após informar o valor do IPI no campo Valor do IPI devolvido, configure se será somado na base de cálculo do ICMS, conforme a nota fiscal original que está devolvendo.

• Somar IPI na base de cálculo do ICMS: o campo Nota para consumidor final deve estar marcado como Sim.
  
  
• Não somar IPI na base de cálculo do ICMS: o campo Nota para consumidor final deve estar marcado como Não.

Se a nota original possuir frete e este foi cobrado da sua empresa, na nota de devolução é necessário devolver o valor, pois este compõe a base de cálculo.

O frete é calculado por rateio na nota fiscal, ou seja, cada produto terá um % de frete embutido na sua base de cálculo.

Se a devolução for parcial, é possível que você encontre divergências devido o rateio da despesa entre os itens.

Caso encontre, orientamos a validação com o contador sobre como proceder, pois atualmente o ERP calcula o frete de acordo com o valor e os itens informados na nota fiscal, não sendo possível ajustar sua forma de rateio.

Ao comparar o valor da base de cálculo do ICMS na Conta Azul com a nota fiscal original que está devolvendo, ou o valor total das notas fiscais, você pode encontrar divergências.

Isso ocorre porque algum dado não está preenchido corretamente, ou a nota fiscal está em algum cenário que não atendemos no momento.

Atenção:

• Revise os seguintes dados junto do seu contador a fim de encontrar a divergência:
  • Quantidade e valor unitário dos produtos devolvidos: o valor unitário é o mesmo da nota fiscal original, o que irá influenciar na base de cálculo e no valor total é a quantidade.
    
    Caso a devolução seja total, a quantidade deve ser a mesma da nota fiscal original, e caso a devolução seja parcial, essa quantidade deve corresponder à quantidade devolvida.
    
    
  • Redução da base de cálculo: pelo XML da nota fiscal original é possível conferir se há redução da base de cálculo, e em seguida aplicar o mesmo percentual no respectivo campo na Conta Azul.
    
    
  • IPI: o IPI caso informado irá somar no valor total da nota fiscal, assim como pode integrar a base de cálculo do ICMS ou não.
    
    Se na nota fiscal original o IPI integrar na base de cálculo de ICMS, o mesmo deve ocorrer na nota de devolução informando o campo Nota para consumidor final como Sim.
    
    Se o imposto não estiver somando na base do ICMS, o mesmo campo deve constar como Não na Conta Azul.
    
    
  • ICMS-ST: caso presente na nota fiscal original, também deverá ser informado na nota fiscal de devolução na Conta Azul. Verifique a situação tributária correspondente a esse imposto, e informe no ERP junto da alíquota.
    
    
  • ICMS desonerado: se na nota fiscal original constar o valor do ICMS desonerado, observe se o mesmo desconta do valor total da nota e, se sim, preencha de acordo no ERP.
    
    
  • Adicionais: seguro, frete, despesas acessórias e desconto também influenciam na base de cálculo do ICMS e no valor total da nota. Caso presentes na nota fiscal original que está devolvendo, informe os devidos valores na Conta Azul.

Quando a empresa que emitiu a nota fiscal de venda ou compra é do Regime Normal, ela tem a opção de utilizar a CST 51 - Diferimento, na qual o valor do ICMS é diferido da nota fiscal.

Se a empresa que está devolvendo a mercadoria é do Simples Nacional, não é possível emitir a nota usando a CST 51 por não pertencer ao seu regime.

No momento a Conta Azul não atende esse cenário, portanto indicamos validar com o seu contador como proceder neste caso.

O processo de preenchimento e emissão da nota fiscal de devolução continua o mesmo, mas você deve garantir que foi informado um cliente estrangeiro. 

A emissão da nota de devolução não exclui a venda e/ou contas a receber que originou a nota fiscal que está sendo devolvida (quando emitida na Conta Azul).

Para desconsiderar o recebimento da venda que foi devolvida é preciso fazer a baixa manual do financeiro nos casos de devolução parcial ou marcar o lançamento como Perda quando feita a devolução integral da mercadoria.