Como incluir serviços adicionais em contratos recorrentes

Se a sua empresa presta serviços como desenvolvimento e manutenção de software (TI), publicidade, contabilidade, consultoria ou atividades de ensino, é comum que você tenha cobranças recorrentes com variações de valores devido a serviços adicionais.

Além dos pagamentos, a emissão das notas fiscais também pode depender desta variação de valores. Algumas empresas querem gerar uma única cobrança, porém em alguns casos precisam emitir duas notas fiscais (devido a tributações distintas dos serviços, por exemplo).

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Serviço fixo mensal: R$ 1.000,00
  • Serviço adicional esporádico: R$ 500,00

 

É possível lançar na Conta Azul:

  • Contrato com parcela editada: R$ 1.500,00
  • Contrato + venda avulsa: Contrato R$ 1.000,00 e Venda avulsa R$ 500,00

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você cadastre os serviços separadamente na Conta Azul, crie um contrato informando os serviços recorrentes e quando houver o serviço adicional, adicione ele ao contrato, ou lance uma venda avulsa.

 

Atenção!

Não recomendamos:

  • Apenas editar o valor no contrato quando houver serviço adicional, pois dessa forma seu cliente pode questionar a diferença do valor.

  • Adicionar serviços com código de tributação diferente em um mesmo contrato quando se deseja emitir NFS-e, nesse caso é necessário emitir NFS-e separadas.

  • Incluir valores de reembolso no contrato (por exemplo, despesas com transporte, papelaria, etc), pois o reembolso não é tributável e não deve constar na NFS-e.

  • Adicionar produtos no contrato quando o item adicional for um produto atrelado ao serviço, pois o ERP não emitirá a nota fiscal mista.

 

Conheça o passo a passo para faturar e cobrar corretamente.

 

Cadastrar os serviços

1. Serviços

Para cadastrar separadamente seu serviço recorrente e os serviços adicionais:

  1. Acesse Vendas > Cadastros > Serviços > Novo serviço

  2. Preencha as informações conforme consta na sua prefeitura 

  3. Para concluir, clique em Salvar:

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Dica!

Cadastre novos serviços em + Novo > Serviço.

 

O único campo obrigatório é o nome do serviço, porém, você pode preencher o tipo de serviço (prestado, tomado ou prestado e tomado), os dados fiscais e os dados de impostos.

Entenda os campos de preenchimento do serviço.

 

Registrar a vendas

1. Venda recorrente (contrato)

Para registrar a venda recorrente:

  1. Acesse Vendas > Contratos > Novo contrato, ou clique em + Novo > Contrato

  2. Preencha atentamente as informações do contrato

  3. Selecione o serviço fixo e informe o valor da cobrança recorrente

  4. Para concluir, clique em Salvar:

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Dica!

Sugerimos preencher a categoria financeira e o centro de custo que corresponda ao serviço prestado, e assim ter mais facilidade na análise de performance.

 

2. Venda avulsa

Ao lançar uma venda avulsa, você poderá descrever detalhes do serviço e cobrança adicionais, assim como emitir a nota fiscal separadamente, se necessário.

Para lançar uma venda:

  1. Acesse Vendas > Vendas e orçamentos > Nova venda, ou clique em + Novo > Venda

  2. Preencha as informações da venda

  3. Ao informar o item vendido, escolha o serviço ou produto adicional

  4. Para concluir, clique em Salvar:

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No preenchimento da venda, em Observações de pagamento detalhe qual o serviço prestados e demais informações (por exemplo: Serviço adicional de consultoria), assim o cliente tem acesso na venda.

Se for necessária a emissão da nota fiscal, preencha também as Observações complementares da nota fiscal.

 

3. Editar venda recorrente (contrato)

Se preferir editar o contrato ao invés de criar uma venda avulsa, você deverá escolher entre:

  • Editar o valor do serviço prestado, emitir apenas uma cobrança e na emissão da nota fiscal, preencher as Observações complementares da nota fiscal para formalizar o serviço adicional e a alteração de valor.

  • Adicionar dois serviços ao contrato, com descrição e valores individuais, emitir apenas uma cobrança e uma NFS-e, que terá os dados fiscais apenas do primeiro serviço informado. 

 

Importante!

A partir da data da venda informada no contrato, o ERP automatizará a criação da venda e quando configurados a emissão e envio de fatura, NFS-e e cobranças.

Por isso, quando souber que o contrato recorrente terá edições frequentes, não habilite as automações.

Se os envios automáticos do contrato estiverem ativos, edite o contrato antes da data da automatização.

 

Para editar apenas uma venda do contrato:

  1. Acesse Vendas > Contratos

  2. Localize o contrato desejado e clique sobre ele

  3. Na tela de Histórico do contrato (logo abaixo do contrato), clique em Ver detalhes na parcela que precisará editar

  4. Ao abrir a parcela, clique em Ações da venda > Editar a venda

  5. Faça os ajustes necessários e para concluir, clique em Salvar:

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Atenção!

As vendas do contratos ficam como previsão e com a numeração zerada até a data de geração delas, definida no momento do cadastro do Contrato.

Por serem previsão, não podem ser editadas ou gerado boleto, por exemplo, mas caso precise, você pode antecipar as vendas conforme a sua necessidade.

Quando uma venda que possui configuração de envio automático habilitada é antecipada, a cobrança será emitida e enviada ao cliente no mesmo momento, assim como a NFS-e.

 

Gerar cobranças

Você poderá gerar uma cobrança única ou várias cobranças de acordo com a opção escolhida para informar os valores adicionais.

Se você realizou a edição do contrato, inserindo o serviço adicional à uma parcela da venda recorrente, a cobrança será gerada normalmente pelo ERP com a configuração de envio automático ou com o envio manual.

 

Para facilitar a gestão do contrato, recomendamos:

 

Se você preferiu manter o contrato com o valor recorrente e uma venda avulsa com o serviço adicional, gere as cobranças separadamente:

 

Dica!

Para empresas que utilizam as Cobranças da Conta Azul, recomendamos combinar a cobrança gerada no contrato e a cobrança gerada na venda avulsa em uma cobrança apenas.

 

Emitir notas fiscais

A emissão da NFS-e vai depender de como você lançou o serviço recorrente: editando o contrato ou adicionando uma venda avulsa.

Se você realizou a edição do contrato, inserindo o serviço adicional à uma parcela da venda recorrente, a NFS-e será gerada normalmente pelo ERP com a configuração de emissão automática ou com o envio manual.

 

Importante!

Quando uma venda que possui configuração de envio automático habilitada for antecipada, a NFS-e será emitida e enviada ao cliente no mesmo momento, assim como a cobrança.

 

Se você preferiu manter o contrato com o valor recorrente e uma venda avulsa com o serviço adicional, gere as NFS-e separadamente:

Compras e fornecedores

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar as peças utilizadas na sua prestação do serviço.

Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.

 

Dica! 

Caso não gere vendas dos produtos, atualize manualmente a saída das peças do estoque.

Financeiro

Uma vez que o seu recebimento já foi lançado como venda recorrente, ou seja, na criação automática dos contratos, os valores das vendas serão lançados diretamente no contas a receber.

Entenda como controlar inadimplência.

 

Controlar inadimplência

Na Conta Azul você tem vários recursos para evitar a inadimplência garantindo que seus clientes recebam as faturas pontualmente e ajudando a manter o fluxo de caixa do seu negócio.

Na criação do contrato você pode ativar a emissão e envio automático da fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e.

Se preferir emitir a cobrança manualmente, assim que a venda for gerada você poderá enviar ao seu cliente.

 

Importante!

Se emitir boleto por seu banco, e não por Cobranças da Conta Azul, gere o arquivo de remessa e envie à instituição financeira após emissão das cobranças.

 

Além das automações e gestão de inadimplências, você poderá filtrar o que está em aberto sempre que necessário.

Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Atenção!

No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.

Por serem apenas previsões, não aparecem nos relatórios antes da automação.

 

Relatório Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas. O relatório fornece uma visão clara dos recebimentos por categorias financeiras, ajudando a monitorar o desempenho financeiro e a identificar áreas de melhoria

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

Para realizar a análise de recebimentos:

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimentos

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por Categoria, clique na aba categoria, encontre o categoria e clique sobre ela.

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Mais vendidos

O relatório de mais vendidos proporciona uma visão detalhada dos serviços mais prestados em um determinado período, permitindo acompanhar o faturamento separando seus serviços, Para o seu cenário, implantação e mensalidade.

 

Atenção!

No caso de contratos, os lançamentos financeiros serão gerados automaticamente, respeitando a data configurada como data da venda.

Antes da automação, não aparecem nos relatórios por serem apenas previsões.

 

Para realizar a análise de itens mais vendidos:

  1. Acesse Relatórios > Vendas > Mais vendidos

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. Clique em Gerar relatório

  4. As informações será distribuídas em colunas:

    Produtos/Serviços - nome de cada produto ou serviço vendido.
    Quantidade - indica quantos foram vendidos no período.
    Valor Faturado - total de faturamento de cada item.
    Percentual Faturado (%) - sobre valor faturado para cada item, mas em percentual.
    Valor Total - demonstra a soma total dos produtos e serviços vendidos.

 

 

Importante!

Na coluna Valor faturado será apresentado o último valor que foi vendido.

 

Itens por cliente

Neste relatório de itens por clientes, é fácil identificar quais serviços cada cliente adquiriu. Ele permite filtrar tanto por cliente quanto por item, facilitando a análise detalhada.

Para realizar a análise de itens por cliente:

  1. Acesse Relatórios > Vendas > Itens por cliente

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. Se necessário, aplique o filtro de clientes e itens

  4. Clique em Gerar relatório:

 

Importante!

O relatório Itens por cliente considera a visão de competência, ou seja, a data de criação da venda e não o vencimento do recebimento gerado.

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