Relatórios: como criar e editar relatórios

Por padrão, a criação de relatórios terá a visualização em tabela (linhas e colunas), mas após definir os campos do relatório você poderá escolher a apresentação em gráfico para analisar as informações.

Ao passar o mouse sobre o botão Gráfico, escolha o formato mais adequado.

Colunas: indicado para comparar valores entre diferentes agrupamentos ou mostrar mudanças ao longo de períodos distintos.

Barras: indicado para comparar valores entre diferentes agrupamentos de forma horizontal, facilitando a leitura quando as categorias possuem nomes longos.

Linhas: indicado para mostrar tendências e mudanças de dados ao longo do tempo de forma contínua.

Dispersão: indicado para mostrar a relação entre duas variáveis numéricas e identificar padrões ou correlações.

Pizza: indicado para mostrar a proporção ou percentual de diferentes categorias em relação a um todo.

Colunas empilhadas: indicado para mostrar a composição de agrupamentos e a contribuição de cada parte para o total em diferentes grupos.

Combinação: indicado para comparar diferentes tipos de dados ou várias medidas em um único gráfico, permitindo a visualização de relações entre elas.

Valores múltiplos: indicado para comparar várias séries de dados ao longo de um eixo comum, destacando diferenças e tendências entre elas

Caso queira mudar a visualização de gráfico para tabela, basta clicar em Tabela e as informações serão ajustadas.

Em Editar campos, você vai definir os elementos que vão aparecer em seu relatório, ou seja, vai definir o que terá no relatório.

Após escolher os campos que você deseja analisar, construa a estrutura do relatório, ou seja, como e onde cada informação deve aparecer

Ao clicar em Editar campos, a tela Campos será aberta. Nesta tela, selecione os itens e defina se eles serão apresentados em linhas, colunas, como filtros e os valores calculados para análise.

Passo a passo para trocar posição de colunas e linhas:

1. Clique em Editar campos
   
   
2. Clique sobre o campo que deseja trocar
   
   
3. Arraste para o local em que deseja visualizar
   
   
4. Para concluir, clique em Aplicar.

Entenda o que significa cada quadro no menu Campos e como editar as informações:

Se o relatório tiver mais de uma linha ou coluna selecionadas, é possível que o relatório seja gerado agrupando as informações.

Você pode expandir as informações de cada linha/coluna ou expandir todas as linhas:

• Para expandir uma linha ou coluna de cada vez, clique Expandir ▶
• Para expandir todas as linhas ou colunas, clique em Expandir todas as linhas

Para reorganizar a apresentação dessas informações agrupadas, ou seja, para destacar um item que esteja minimizado, clique em Editar campos e arraste o item que deseja destacar como primeiro na ordem do quadro.

Por exemplo:

• Você tem um relatório que apresenta as categorias financeiras e as formas de pagamento que estão relacionadas às categorias nos lançamentos financeiros.
  
  Então, você terá as categorias financeiras na primeira coluna e ao expandir a linha de determinada categoria, será apresentado o valor de cada forma de pagamento relacionada à categoria.
  
  
• Se você quiser ver a forma de pagamento na coluna principal, e as categorias financeiras relacionadas à determinada forma de pagamento:
  
  
  • Clique em Editar campos e arraste o item Forma de pagamento acima do item Categoria financeira.
    
    
  • Para concluir, clique em Aplicar.

Ainda em Editar campos, você encontrará o atalho para Adicionar fórmula.

Utilize este recurso para criar operações (fórmulas) entre dois campos.

Para adicionar fórmula, você deverá selecionar um campo e um operador para seguir com o processo:

1. Clique sobre o campo e arraste os valores para o quadro em branco.
   
   
2. Informe os operadores e funções desejados para a fórmula.
   
   
3. Se necessário, inclua mais valores e funções à fórmula.
   
   
4. Para concluir, clique em Aplicar.

Segue lista de todos os operadores e funções suportados nas fórmula criadas:

Ao passar o mouse sobre o atalho Formatar, você poderá clicar em Formatar células ou Formatação condicional.

Ao clicar em Formatar células, você personaliza a visualização como alinhamento do texto, separador e símbolos em todo o relatório.

Passo a passo para formatar células:

Clique em Formatar > Formatar células, escolha a formatação desejada:

• Selecionar valor: escolha entre Valor padrão ou outros itens informados no campo Valores selecionados - se necessário, selecione uma ou mais opções
  
  
• Alinhamento de texto: escolha entre à direita, à esquerda ou centralizar
  
  
• Separador de milhares: escolha entre ponto ( . ), vírgula ( , ), espaço ou nenhum separador
  
  
• Separador decimal: escolha entre ponto ( . ) ou vírgula ( , )
  
  
• Casas decimais: escolha entre nenhum ou de zero (0) até nove (9)
  
  
• Símbolo monetário: digite o símbolo desejado
  
  
• Formato monetário negativo: escolha se o número e o sinal de negativo ( - ) aparecerão antes ou depois do símbolo monetário ou entre parênteses.
  
  
• Valor nulo: digite como o campo de valor nulo será representado (exemplo com hífen ou em branco)
  
  
• Formatar como porcentagem: escolha entre Sim ou Não se o valor será apresentado como porcentagem

Ao criar uma Formatação condicional, você define o que realçar ou tornar determinadas células fáceis de identificar por cor e tamanho em todo o relatório.

Passo a passo para personalizar a formatação condicional:

Clique em Formatar > Formatação condicional, escolha a formatação desejada:

• Valor: Todos os valores ou valor personalizado
  
  
• Condição: Escolha entre:
  Menor que
  Menor ou igual a
  Maior que
  Maior ou igual a
  Igual a
  Diferente de
  Está entre
  Vazio
  
  
• Valor de referência: Digite o valor de referência para a condição
  
  
• Formatar: Clique em A para escolher a cor do texto e a cor para realçar o fundo da célula

Após ajustar a condição ou cores desejadas, para concluir, clique em Aplicar.

Para desfazer a formatação condicional, clique com o botão direito do mouse em qualquer resultado e clique em Formatação condicional, e clique em X.

Em Configurar, você definirá como os valores totais e subtotais serão apresentados nos relatórios, assim como a visualização padrão do relatório.

Na lista de Totais gerais, você poderá escolher uma das seguintes opções:

• Não mostrar totais gerais
• Mostrar totais gerais: uma linha e uma coluna serão adicionadas ao relatório para apresentar o total dos resultados
• Mostrar apenas para linhas: uma coluna será adicionada ao relatório para apresentar o total dos resultados de cada linha
• Mostrar apenas para colunas: uma linha será adicionada ao relatório para apresentar o total dos resultados de cada coluna

Na lista de Subtotais, você poderá escolher uma das seguintes opções:

• Não mostrar subtotais
• Mostrar subtotais: uma linha e uma coluna serão adicionadas entre cada agrupamento do relatório para apresentar o subtotal dos resultados de cada grupo
• Mostrar apenas para linhas: uma linha será adicionada entre cada agrupamento do relatório para apresentar o subtotal dos resultados de cada grupo
• Mostrar apenas para colunas: uma coluna será adicionada entre cada agrupamento do relatório para apresentar o subtotal dos resultados de cada grupo

Na lista de Visualização, você poderá escolher uma das seguintes opções:

• Compacta: agrupar em linhas: ao expandir as linhas, as informações agrupadas serão apresentadas na vertical (linhas abaixo do item principal).
• Compacta: agrupar em colunas: ao expandir as linhas, as informações agrupadas serão apresentadas na horizontal (uma nova coluna ao lado do item principal).
• Tabela tradicional: todas as informações estarão expandidas, sem agrupamento.

Ao concluir as edições, clique em Salvar e escolha entre duas opções para gravar suas edições. 

• Salvar alterações: estará disponível na edição ou criação de um relatório personalizado, ou seja, um relatório criado ou editado por você.
  
  Se optar por Salvar alterações, o relatório permanecerá o mesmo.

• Salvar novo relatório: estará disponível para todos os relatórios, criados ou não pela Conta Azul.
  
  Se optar por Salvar novo relatório, informe o Nome do relatório personalizado e um novo relatório será criado.

Você poderá renomear um relatório no momento de salvá-lo.

Para remover definitivamente um relatório, a edição deve estar aberta. Basta clicar em Excluir.

Ao clicar em Excluir, aparecerá a mensagem Você está excluindo "____________". Essa ação não poderá ser desfeita. Para criar outro relatório, selecione os campos e depois clique em Salvar., para avançar, clique em Excluir e o relatório será removido.

Para ignorar as edições realizadas ou fechar a tela de edição do relatório, clique em x Fechar edição.

Ao clicar em Fechar edição, aparecerá a mensagem Você perderá todas as edições feitas?, para avançar, clique em Descartar edições e a edição será fechada.

Encontre o valor que deseja analisar, clique com o botão direito do mouse e clique em Detalhar item.

Uma janela será aberta com as informações que compõem ou que totalizam o resultado.

Clique com o botão direito do mouse em qualquer resultado e clique em Sumarizar, escolha a fórmula (cálculo) utilizada para calcular as informações de todo o relatório.

Entenda as opções de sumarização:

Grupo 1: Medidas de Tendência Central e Dispersão

• Soma: Agrega ou soma os valores numéricos de um campo, geralmente usado para métricas como vendas totais ou quantidade total.
• Contagem: Conta o número de ocorrências de um campo, útil para saber quantos clientes, produtos ou transações existem.
• Contagem distinta: Conta o número de valores únicos em um campo, ideal para descobrir quantos clientes diferentes fizeram compras ou quantos produtos distintos foram vendidos.
• Média: Calcula a média dos valores numéricos de um campo, como a média de vendas por cliente ou a média de preço por produto.
• Mediana: Encontra o valor do meio em um campo numérico ordenado, menos afetada por valores extremos do que a média.
• Produto: Resultado da multiplicação de todas as células selecionadas.
• Mínimo: Identifica o menor valor em um campo numérico, como o menor preço ou a menor quantidade vendida.
• Máximo: Identifica o maior valor em um campo numérico, como o maior preço ou a maior quantidade vendida.
• Desvio padrão populacional: mede a dispersão de todos os valores em uma população em relação à média da população.
• Desvio padrão amostral: estima a dispersão dos valores em uma população com base em uma amostra, indicando a variabilidade dos dados na amostra.

Grupo 2: Cálculos Percentuais

• Porcentagem do total: Calcula a porcentagem que cada valor representa em relação ao total geral.
• % do total da coluna: Calcula a porcentagem que cada valor representa em relação ao total da coluna em que se encontra.
• % do total da linha: Calcula a porcentagem que cada valor representa em relação ao total da linha em que se encontra.
• % da coluna pai: Calcula a porcentagem que cada valor representa em relação ao total da coluna pai (nível superior na hierarquia) ao qual pertence.
• % da linha pai: Calcula a porcentagem que cada valor representa em relação ao total da linha pai (nível superior na hierarquia) ao qual pertence.

Grupo 3: Análise de Variação

• Índice:
• Diferença da coluna: Calcula a diferença entre os valores de uma coluna em relação a um período anterior, base de comparação ou outro campo.
• Diferença da linha: Calcula a diferença entre os valores de uma linha em relação a um período anterior, base de comparação ou outro campo.
• % de Diferença da coluna: Expressa a diferença como uma porcentagem, facilitando a comparação da variação em diferentes períodos ou categorias da coluna.
• % de Diferença da linha: Expressa a diferença como uma porcentagem, facilitando a comparação da variação em diferentes períodos ou categorias da linha.

Grupo 4: Totais Acumulados

• Totais acumulados da coluna: Calcula o total acumulado das colunas ao longo de uma dimensão (tempo, categoria, etc.), mostrando como o valor se acumula ao longo do tempo ou em diferentes categorias.
• Totais acumulados da linha: Calcula o total acumulado das linhas ao longo de uma dimensão (tempo, categoria, etc.), mostrando como o valor se acumula ao longo do tempo ou em diferentes categorias.

Ao formatar números, você personaliza a visualização como alinhamento do texto, separador e símbolos em todo o relatório.

Passo a passo para formatar números:

Clique com o botão direito do mouse em qualquer resultado e clique em Formatar números, escolha a formatação desejada:

• Selecionar valor: escolha entre Valor padrão ou Valor (soma), ou selecione ambos
  
  
• Alinhamento de texto: escolha entre à direita, à esquerda ou centralizar
  
  
• Separador de milhares: escolha entre ponto ( . ), vírgula ( , ), espaço ou nenhum separador
  
  
• Separador decimal: escolha entre ponto ( . ) ou vírgula ( , )
  
  
• Casas decimais: escolha entre nenhum ou de zero (0) até nove (9)
  
  
• Símbolo monetário: digite o símbolo desejado
  
  
• Formato monetário positivo: escolha se o número aparecerá antes ou depois do símbolo monetário
  
  
• Formato monetário negativo: escolha se o número e o sinal de negativo ( - ) aparecerão antes ou depois do símbolo monetário ou entre parênteses.
  
  
• Valor nulo: digite como o campo de valor nulo será representado (exemplo com hífen ou em branco)
  
  
• Formatar como porcentagem: escolha entre Sim ou Não se o valor será apresentado como porcentagem

Ao criar uma formatação condicional, você define o que realçar ou tornar determinadas células fáceis de identificar por cor e tamanho em todo o relatório.

Passo a passo para aplicar formatação condicional:

Clique com o botão direito do mouse em qualquer resultado e clique em Formatação condicional, escolha a formatação desejada:

• Valor: Todos os valores ou valor personalizado
  
  
• Condição: Escolha entre:
  Menor que
  Menor ou igual a
  Maior que
  Maior ou igual a
  Igual a
  Diferente de
  Está entre
  Vazio
  
  
• Valor de referência: Digite o valor de referência para a condição
  
  
• Formatar: Clique em A para escolher a cor do texto e a cor para realçar o fundo da célula

Após ajustar a condição ou cores desejadas, para concluir, clique em Aplicar.

Para desfazer a formatação condicional, clique com o botão direito do mouse em qualquer resultado e clique em Formatação condicional, e clique em Remover condição X.

Passo a passo para remover valores:

Clique com o botão direito do mouse sobre uma célula da coluna que deseja excluir e clique em Remover valor.