Contratos: emissão e envio automático de NFS-e e cobrança

As vendas do Contrato são geradas de acordo com o intervalo preenchido na configuração de recorrência do mesmo (mensal, trimestral, anual, entre outros).

Sendo assim, com as configurações de envio automático habilitadas, no mesmo momento em que a venda é gerada, a cobrança e a nota fiscal de serviço (NFS-e) também serão, e tudo será enviado para o cliente em um único e-mail, sem a necessidade de fazer qualquer ação.

Você pode escolher emitir e enviar automaticamente:

  • Fatura (resumo da venda), cobrança e NFS-e,
  • Fatura (resumo da venda) e cobrança,
  • Fatura (resumo da venda) e NFS-e.

 

Antes de habilitar, preste atenção:

  • Esta opção está liberada apenas para emissão de NFS-e, ou seja, para contratos de venda de serviços.

  • A emissão da primeira NFS-e precisa ser manual.

  • Caso ocorra alguma falha na emissão da nota, é necessário fazer os ajustes e emiti-la manualmente.

  • Se precisar editar alguma informação fiscal (por exemplo, alíquota), edite o cadastro de serviço e o mantenha atualizado.

  • Após a emissão, será enviado para o cliente o PDF da RPS ou da NFS-e, de acordo com a integração com a sua prefeitura.

 

Sobre as datas do Contrato

Existem 3 campos essenciais para preenchimento: Término da Recorrência, Data da venda e Vencer sempre no. Para que não haja dúvida no preenchimento, conheça o exemplo abaixo:

Você tem um contrato de 12 meses com seu cliente, iniciando em 09/03/2023. A cobrança e a nota fiscal precisam ser enviadas todo dia 1º com vencimento no 15º dia de cada mês. Então preencha no contrato:

  • Data da venda: 01/04/2023
    A primeira nota fiscal deve ser ser emitida manualmente, neste caso, antecipe a venda e emita a primeira nota fiscal e para os próximos meses, nesta data (dia 1º) a cobrança e a nota fiscal serão geradas e enviadas ao seu cliente automaticamente.

  • Término da Vigência: Selecione Em um período específico e informe a Data de término 09/03/2024.
    Assim totalizamos 12 meses de vigência, uma vez que a primeira cobrança será para o próximo mês.

  • Vencer sempre no: 15º dia do mês
    Dessa forma, a data de vencimento de todas as cobranças será no dia 15 de cada mês.

contrato.gif

Configurar envio automático

Acesse Vendas > Contrato > Novo contrato. Preencha as informações do Contrato e no final da tela, você terá a Configurações de envio automático:

emissão e envio automático de NFS-e e boleto.gif

 

Marque os campos:

  • Enviar a fatura das vendas dia __ do mês: para enviar a venda por e-mail para o cliente automaticamente assim que for gerada;

  • Gerar e enviar a cobrança automaticamente com vencimento para dia __ do mês: para emitir a cobrança e enviar com a venda automaticamente;

  • Emitir e enviar a nota fiscal de serviço automaticamente: para emitir a NFS-e e enviar com a venda automaticamente.

 

Dica!

Ative os Lembretes de vencimento para que seu cliente receba notificações por WhatsApp, SMS e e-mail.

 

É possível ativar a o envio automático de um contrato de venda já criado. Basta acessar Vendas > Contratos, clicar sobre o contrato e logo após em Editar. Com o Contrato aberto para edição, realize a mesma edição mencionada acima.

Consultar situação de envio automático

Para verificar a situação do envio, acesse Vendas > Contratos, clique sobre o contrato desejado. Em Configuração de envio automático, confirme se Enviar a fatura, Disponibilizar cobrança e Enviar lembretes de vencimento estão com a situação Ativo.

 

Dica!

Verifique se os Lembretes de vencimento estão ativos.

 

Em Histórico do contrato, encontre a venda que deseja consultar, clique em Ver detalhes. Na próxima tela, encontre o campo Envio da venda e confirme o E-mail que receberá a venda, Situação e Data e hora de envio:

envio.gif

 

Caso tenha informado mais de um destinatário para receber o e-mail e ao menos um deles tenha visualizado, a situação será E-mail visualizado:

 

Os lembretes enviados apenas por e-mail, possuem mais uma opção de visualização de envio e leitura. Encontre a venda e passe o mouse sobre o ícone:

  • Para ver a data que o e-mail foi enviado, caso apareça apenas este ícone, significa que seu cliente não visualizou o e-mail.

 

  • Para ver a data que seu cliente visualizou o e-mail.

 

Como se tratam de envios automáticos do contrato, os ícones de envio não aparecem no financeiro, essa informação de envio aparece apenas na venda.

 

Importante:

  • A nota fiscal e a cobrança serão gerados na mesma data da venda configurada na criação do contrato.

    Além disso, é necessário estar cadastrado nas Cobranças da Conta Azul (Boleto, Pix cobrança e Link de pgto) ou ter a conta bancária configurada para emissão de boletos.

  • Por padrão, as vendas futuras do Contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas.

    Se uma venda que possui configuração de envio automático habilitada for antecipada, a cobrança e a NFS-e (quando ativada) serão emitidas e enviadas ao cliente.

  • As ações automáticas do Contrato como: gerar a venda, cobrança, nota fiscal (quando ativas no Contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa.

    Se no período de automação da venda, cobrança e nota sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.

    Após reativar sua conta, será necessário que gerar a venda, cobrança e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.

  • Caso não consiga habilitar a opção Emitir e enviar a nota fiscal de serviço automaticamente, significa que a primeira NFS-e ainda precisa ser emitida manualmente.

  • As vendas e cobranças só são enviados automaticamente na primeira venda se a data da venda informada no contrato for futura à data que está sendo criado o contrato, exemplo:

    Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 15/01, mesmo que seja configurado o envio automático de venda e cobrança, o envio não será feito nessa primeira venda, apenas nas vendas futuras.

    Se o contrato é criado no dia 16/01, com a data de venda 17/01, no dia 17/01 será gerado e enviado de forma automática a venda e o cobrança.

  • As vendas já geradas, não são editadas ao editar contrato.

    Ao salvar qualquer edição na emissão e envio automático de NFS-e e cobrança, a seguinte mensagem será apresentada:

    Essa mensagem é apresentada sempre que alguma edição é realizada, se selecionar Apenas essa venda no dia [...], então somente a provisão da venda editada será alterada. Ao selecionar Esta e as vendas seguintes, todas as vendas provisionadas serão alteradas.

    Caso escolha Esta e as vendas seguintes, todas as vendas previstas serão excluídas e novas vendas serão criadas conforme as edições feitas. Se for necessário editar determinada venda que já tenha sido gerada no contrato, acesse a venda e realize a edição manualmente.

  • Para habilitar ou desabilitar a emissão e envio automático de venda, NFS-e e cobrança para todo o contrato, selecione Esta e as vendas seguintes.

Esse artigo foi útil?
Usuários que acharam isso útil: 30 de 41

Comentários

0 comentário

Por favor, entre para comentar.