Contratos: como cadastrar

Na Conta Azul, a funcionalidade de contratos tem o objetivo de automatizar as vendas (produto ou serviço) que são recorrentes, e assim, elas serão geradas de forma automática, conforme a recorrência configurada. Além disso, é possível configurar que o ERP, além de gerar as vendas, também emita e envie para seus clientes a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) e as cobranças.

Dica: Qual é a diferença entre Contratos e Vendas na Conta Azul?

Para criar um contrato, clique em Vendas > Contratos > Novo contrato > Preencha os dados em tela > Salvar:

Todo contrato criado, ficará disponível ao acessar Vendas > Contratos.

Sobre as datas do contrato:

• Data da venda: data que será gerada a primeira venda, e a partir do segundo mês, o dia preenchido será considerado para criação automática da venda, ou seja, será neste dia de cada mês que a automação acontecerá.
  Após a criação do contrato, não é possível alterar a data da venda.
  
  
  
• Término da Recorrência: neste campo, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado. 
  • Se escolher Em um período específico, será necessário preencher a Data de término
  • Se escolher Nunca (Indeterminado), o contrato continuará gerando as vendas 
    Se necessário, altere a data de vigência do seu contrato.

• Vencer sempre no: data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente, ou seja, a data de vencimento.
  O vencimento do contrato, pode ser configurado para o mesmo mês, para o mês seguinte ou com um prazo maior do que 30 dias, basta selecionar o mês no calendário ao lado
  
  

Por exemplo: você tem um contrato mensal de 12 meses com seu cliente, iniciando em 09/03/2023. A cobrança e a nota fiscal precisam ser enviadas todo dia 1º com vencimento no 15º dia de cada mês. Então preencha no contrato:

• Término da Vigência: Selecione Em um período específico e informe a Data de término 09/03/2024.
  
  
• Data da venda: 01/04/2023
  A primeira nota fiscal deve ser emitida manualmente, neste caso, antecipe a venda e emita a primeira nota fiscal e para os próximos meses, nesta data (dia 1º) a cobrança e a nota fiscal serão geradas e enviadas ao seu cliente automaticamente.
  
  
• Vencer sempre no: 15º dia do mês
  Dessa forma, a data de vencimento de todas as cobranças será no dia 15 de cada mês.

Contrato com vigência menor que 24 meses

Caso o contrato mensal tenha vigência menor que 2 anos, você terá os valores mensais apresentados tanto no contrato, como no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações).

Por exemplo:

• Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência de 12 meses e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/02/2024.

Atenção: A Conta Azul gera sempre 24 vendas a partir da criação do contrato, sendo assim, se criar um contrato com recorrência semestral e término indesejado, o ERP irá gerar as vendas para os próximos 12 anos.

Contrato mensal com vigência maior que 24 meses

Se o contrato mensal tiver vigência maior que 2 anos, os lançamentos serão criados para os primeiros 24 meses e na virada de cada mês, um novo lançamento será gerado.

Por exemplo:

• Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência de 60 meses e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2025.
  • Em abril de 2023, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2025 será apresentada e assim sucessivamente.
    
    
• Você criou um contrato mensal em 09/03/2023 com vigência Indeterminada e a primeira cobrança em 03/2023. Os valores mensais do contrato serão apresentados no próprio contrato e também no Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações) até 09/03/2025.
  • Em abril de 2023, quando acessar o contrato ou o Financeiro (Contas a receber e Extrato de movimentações), a venda de 09/04/2025 será apresentada e assim sucessivamente.

Após criado, o contrato pode ser consultado e se necessário, faça a impressão da Venda criada para encaminhar ao seu cliente:

Atenção!

As ações automáticas do contrato como: gerar a venda, boleto, nota fiscal (quando ativas no contrato) só serão realizadas se sua conta estiver ativa. Se no período de automação da venda, boleto e nota sua conta estiver bloqueada, essa ação automática não será realizada.

Após reativar sua conta, será necessário que gerar a venda, boleto e nota manualmente, e nos próximos meses, com a conta ativa, o fluxo automático retorna.