O contrato é uma espécie de acordo feito entre duas ou mais pessoas que assumem determinados compromissos entre si dentro de um período estabelecido por ambas as partes.
Na Conta Azul, a funcionalidade de Contratos tem o objetivo de automatizar as vendas que são recorrentes, e assim, elas serão geradas de forma automática todo mês. Além disso, é possível também configurar que a plataforma, além de gerar as vendas, também emita e envie para seus clientes a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) e os boletos.
Neste artigo, você irá conferir:
- Qual é a diferença entre Contratos e Vendas
- Como cadastrar um contrato na Conta Azul
- Como configurar a emissão de Nota Fiscal de Serviço e boletos automaticamente
- [Vídeo] Como cadastrar seus contratos na plataforma
Qual é a diferença entre Contratos e Vendas
As vendas são cadastradas na Conta Azul quando sua empresa presta um serviço ou vende o produto para o cliente uma única vez, independente se o pagamento será à vista ou parcelado.
A funcionalidade de Contratos permite configurar a geração de vendas automáticas, ou seja, sua utilização é indicada quando sua empresa irá prestar um serviço ou vender um mesmo produto para o mesmo cliente todo mês, durante certo período de tempo.
Exemplos:
- Vendas: sua empresa prestou um serviço de jardinagem para o cliente neste mês e o pagamento será em 12x.
- Contratos: sua empresa irá prestar o serviço de jardinagem para o cliente uma vez por mês nos próximos 12 meses.
Como cadastrar um contrato na Conta Azul
Acesse o menu Vendas > Contratos e clique em Novo contrato.
Na tela de cadastro, você deverá preencher os seguintes campos:
- Cliente: o cliente com o qual o contrato foi negociado.
- Número: este campo tem seu número gerado automaticamente, seguindo a sequência de vendas. Caso a primeira venda do seu contrato seja no dia corrente, este número é considerado para a venda; caso o primeiro contrato seja criado com uma data futura, esse número aparecerá, porém, não será considerado na venda, uma vez que a venda somente será criada na data especificada no contrato.
- Categoria: categoria financeira referente às vendas do contrato.
- Data da venda: data que será gerada a primeira venda, e a partir do segundo mês, o dia preenchido será considerado para criação automática da venda. Após a criação do contrato, não é possível alterar a data da venda.
- Cobrar sempre no: data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente, ou seja, a data de vencimento.
- Término da Vigência: neste campo, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado. Você pode saber como alterar a data de vigência do seu contrato neste outro artigo
- Data de término: Caso o período do contrato tenha um prazo específico, selecione neste campo a data de término de vigência.
Após o preenchimento desses campos, você deverá incluir os seus produtos ou serviços, detalhando caso necessário e informando a quantidade e o valor. O campo Subtotal é calculado automaticamente.
Se desejar, você poderá adicionar mais linhas de produtos/serviços, clicando em Adicionar mais uma linha.
Importante: para emitir notas fiscais corretamente, preencha somente produtos ou somente serviços. No caso de estar vendendo ambos para o cliente, o ideal é cadastrar dois contratos diferentes.
Os últimos campos para preenchimentos são estes, e eles não são obrigatórios:
- Forma de pagamento: descreva a forma de cobrança;
- Observação: insira informações relevantes para você e seu cliente;
- Vendedor Responsável: vendedor responsável pelo contrato.
Se não quiser configurar o envio automático da Nota Fiscal de Serviço ou boletos, clique em Salvar.
Como configurar a emissão de Nota Fiscal de Serviço e boletos automaticamente
No campo Configuração de envio automático, marque a opção Enviar e-mail com a fatura a cada mês. Assim, os campos de boleto e nota fiscal de serviço serão disponibilizados:
Com esta opção marcada, toda venda gerada pelo contrato, irá encaminhar por e-mail o boleto para pagamento automaticamente, conforme data e geração da venda informado no contrato.
É necessário estar cadastrado no Receba Fácil Boleto Conta Azul ou ter a conta bancária configurada para emissão de boletos.
Para automatizar a emissão e o envio da Nota Fiscal de Serviço é necessário salvar o contrato, ir na primeira venda gerada pelo contrato, e emitir a nota fiscal manualmente. Depois, retorne ao contrato, clique em Editar e marque a opção Emitir e disponibilizar a Nota Fiscal de serviço junto à fatura.
Importante: por padrão, as vendas futuras do contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas
Feito isso, basta clicar em Salvar.
Para as próximas vendas que o contrato gerar, a plataforma irá enviar automaticamente a nota fiscal de serviço, incluindo boleto e lembrete de vencimento se estas opções estiverem marcadas.
[Vídeo] Como cadastrar seus contratos na plataforma
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