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Pergunta Frequente

Como importar suas notas de compra de forma automática

Amanda Brietzig
Amanda Brietzig
- Atualizado

A importação automática de notas fiscais de compra serve para trazer as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ para a plataforma. Para isso, você utiliza o arquivo XML das suas notas de compra.

O arquivo XML (Extensible Markup Language), de forma resumida, é a versão digital da nota fiscal propriamente dita. Ele é usado para registrar as informações relativas à Nota Fiscal Eletrônica e possui 44 dígitos, obedecendo um padrão nacional de escrituração fiscal.

Este artigo fala sobre os seguintes tópicos:


O que é e como funciona a importação automática do XML de notas de compra na Conta Azul

A importação automática do XML de notas fiscais de compra é o processo de comunicação que acontece entre a Conta Azul e a Secretaria da Fazenda Nacional (Sefaz Nacional), com a utilização do seu certificado digital, para trazer as notas fiscais que foram emitidas contra o seu CNPJ para a plataforma.

Com ela, você pode dar entrada no seu estoque e gerar compras de forma rápida, sem necessidade de importar o XML das suas notas de compra de forma manual.

Esse fluxo completo começa quando o seu fornecedor emite uma nota fiscal para você. Assim que essa nota foi emitida, ela é encaminhada para a Sefaz do estado do fornecedor e posteriormente direcionada para a Sefaz Nacional. Esse processo de direcionamento da Sefaz Estadual para a Nacional pode levar cinco horas ou mais, e depende se alguma Sefaz está com instabilidade ou não.

Assim que a nota fiscal constar na Sefaz Nacional, ela ficará disponível na regra de busca automática da Conta Azul, que é atualizada de hora em hora com as notas fiscais que constam na Sefaz Nacional.

Ou seja, a Conta Azul atualiza a busca de hora em hora, mas a sua nota pode demorar cinco horas ou mais para aparecer na Sefaz Nacional e, por isso, pode não aparecer na sua tela de notas de compra de imediato, mas quando ela constar na Sefaz Nacional, será puxada automaticamente para a plataforma.

Se passou mais de 24 horas e sua nota ainda não constar na plataforma, entre em contato com o nosso suporte pelo e-mail suporte@contaazul.com, que vamos identificar o ocorrido e realizar a tratativa necessária para o seu caso.


Pré-requisitos para utilizar essa funcionalidade

Para utilizar a importação automática de XML de notas de compra na plataforma, você precisa ter os dados da sua empresa cadastrados, com um CNPJ válido preenchido, e ter o certificado digital A1 importado na Conta Azul.

Os dados da empresa você pode preencher acessando o ícone da Engrenagem > Dados da empresa. Mais detalhes sobre o cadastro dos dados e marca da sua empresa clicando aqui

Para importar o certificado digital A1, acesse o ícone da Engrenagem > Certificado Digital e importe ou adquira um certificado. Para mais informações sobre importação do certificado digital A1, clique aqui

Com essas informações cadastradas na plataforma, basta acessar Compras > Notas de Compra e clicar em Buscar notas da Receita, que a plataforma buscará suas notas fiscais de compra.


Como fazer a importação automática do XML das notas de compra

Na primeira vez que você for importar suas notas de compra, você deve ir Compras > Notas de Compra e clicar em Buscar Notas da Receita.

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Nesse momento, a plataforma vai importar as notas fiscais dos últimos 90 dias encontradas na Receita, sendo limitada a 50 eventos. Eventos, aqui, significa qualquer ação em relação à nota, como emissão, cancelamento ou emissão de carta de correção para uma nota fiscal.

Ou seja, se você emitiu uma nota fiscal e, nesta nota, existem 20 cartas de correção vinculadas, a plataforma conseguirá buscar essa nota, suas 20 cartas de correção e ainda outros 29 eventos.

Depois de importar pela primeira vez, a tela de Notas de Compra é atualizada e a plataforma começa a procurar as notas constantemente. Isso significa que a regra de busca de 90 dias, limitada a 50 eventos, é apenas para a configuração da funcionalidade.

Assim, quando as notas forem encontradas, você só precisará clicar em Baixar notas da Receita, que suas notas serão importadas para a plataforma.

Com suas notas importadas, você pode enviá-las ao seu contador conectado à Conta Azul também pela tela de Compras > Notas de Compra, clicando em Enviar NFe’s para o contador.

Se você ainda não tem contador conectado e quer entender mais sobre como ele pode ajudar no seu negócio, clique aqui

Depois de ter suas notas importadas na plataforma, você pode gerar suas compras. Para isso, você pode seguir nosso passo a passo de como gerar compras clicando aqui


Não está buscando as minhas notas de compra na Conta Azul. E agora?

Se a plataforma não está conseguindo buscar suas notas de compra na Receita, você pode testar essas ações para validar:

Confira a validade do seu certificado digital

Se o certificado digital que você usa na plataforma estiver vencido, não será possível realizar a busca automática. Nesse caso, o ideal é entrar em contato com a sua certificadora para renovar seu certificado.

Se você já fez a renovação do seu certificado digital, clique aqui para seguir o passo a passo de como importar esse novo arquivo para a plataforma.

E lembre-se: para usar essa funcionalidade de busca automática, você precisa de um certificado digital do modelo A1. Você pode entender a diferença entre os modelos A1 e A3 clicando aqui

Verifique o CNPJ cadastrado nos dados da empresa

Se você alterou o CNPJ cadastrado na Conta Azul, entre em contato com nosso suporte, para realizarmos a configuração com seu novo CNPJ. Assim, suas notas voltarão a baixar normalmente.

Você pode falar com a gente pelo chat disponível no canto inferior direito na plataforma ou pelo e-mail suporte@contaazul.com

Certifique-se de que a nota foi emitida para o CNPJ correto

Se você possui mais de uma empresa, ou faz o controle de matriz e filial pela plataforma, confirme com o seu fornecedor para qual das empresas, qual CNPJ, a nota fiscal foi emitida.

Você pode consultar a nota fiscal que o fornecedor emitiu no site da Sefaz Nacional clicando aqui e informando a chave de acesso da nota. Ali, você consegue saber se a nota foi emitida para o CNPJ correto conferindo o destinatário que mostra na tela.

Ao final da tela, você pode validar se já passou de 24 horas da emissão da nota fiscal no item “Data Inclusão AN”. Se passou do período informado nesse campo e a nota ainda não foi baixada, entre em contato com o nosso suporte para verificarmos o motivo de ela não ter sido baixada automaticamente.


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