Como registrar e acompanhar locação de equipamentos

Se a sua empresa presta serviços e atua com aluguel de equipamentos, como notebooks, impressoras, tablets, ou se é uma construtora que além de prestar o serviço faz o aluguel de equipamentos, é comum que você precise ter o controle da circulação desses produtos.

Além da gestão de locação dos produtos, a emissão das notas fiscais também pode depender da entrada e saída dos itens. 

Após realizar os cadastros iniciais no ERP, a gestão do faturamento destes serviços pode ser realizada no Conta Azul.

 

Vamos utilizar um exemplo:

  • Equipamento locado: Notebook
  • Valor de locação: R$ 100,00

 

É possível lançar na Conta Azul:

  • Financeiro: contas a receber
  • Notas fiscais: remessa (saída do produto) e retorno (entrada do produto)

 

Entenda como simplificar o processo de gestão dos serviços realizados, custos, dos recebimentos e da emissão de notas fiscais:

Faturamento e cobrança

Se a sua empresa se enquadra no perfil citado acima, sugerimos que você cadastre os produtos na Conta Azul, cadastre também os serviços realizados, lance a locação apenas no financeiro e controle a movimentação dos itens pela nota fiscal.

 

Atenção!

Não recomendamos:

  • Registrar a locação do bem como uma venda, pois, ao emitir a nota fiscal de remessa a saída do produto será duplicada do estoque.

  • Emitir nota fiscal de serviço (NFS-e), pois não houve prestação de serviço, apenas um empréstimo do bem.

 

Conheça o passo a passo para faturar e cobrar corretamente.

 

Realizar cadastros para controle de locação

1. Produtos

Para cadastrar separadamente seus produtos:

  1. Acesse Estoque > Cadastros > Produtos

  2. Clique em Novo produto ou Criar meu primeiro produto

  3. Complete todas as informações do produto

  4. Para concluir, clique em Salvar:

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Dica!

Cadastre novos serviços em + Novo > Produto.

 

2. Centro de custo

Defina o centro de custo referente ao equipamento que será locado (por exemplo: notebook), isso vai facilitar a análise de relatórios financeiros.

Para criar um centro de custo:

  1. Acesse Financeiro > Cadastros > Centros de custo
      
  2. Clique em Novo centro de custo

  3. Preencha Código e Nome

  4. Para concluir, clique em Salvar:

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Registrar recebimento da locação

Crie um contas a receber com o valor cobrado pelo aluguel do equipamento e se necessário, anexe o contrato de locação e utilize o campo de observações para registrar a data de devolução do equipamento.

Para criar o lançamento de contas a receber:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita

  2. Preencha as informações com atenção

  3. Em Valor, informe o valor cobrado pelo aluguel

  4. Preencha categoria financeira específica de locações

  5. Selecione o centro de custo identificando o equipamento

  6. Se for uma locação recorrente, marque a opção Repetir lançamento

  7. Caso este valor já esteja em sua conta bancária, marque como Recebido

  8. Em Observação informe a data da devolução do equipamento

  9. E em Anexo, adicione o contrato de locação

  10. Para concluir, clique em Salvar

 

Dica!

Preencha a categoria financeira e o centro de custo que corresponda ao produto locado, e assim ter mais facilidade na análise de performance.

 

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Gerar cobrança

Com o lançamento criado, você pode gerar a cobrança para evitar a inadimplência garantindo que seus clientes recebam as faturas pontualmente e ajudando a manter o fluxo de caixa do seu negócio.

 

Dica!

Utilize as Cobranças da Conta Azul ou outros bancos para otimizar este processo.

 

Emitir notas fiscais

A atualização dos produtos no seu estoque será realizada a partir da emissão das notas fiscais de:

  • Remessa: saída do produto no estoque - não gera movimentação financeira.

  • Retorno: entrada do produto no estoque - não gera movimentação financeira.

 

Importante!

Para a emissão de notas fiscais de produto (remessa e retorno) é necessário ter inscrição estadual liberada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) e certificado digital.

 

Após realizar a configuração da nota fiscal de produto, siga com as emissões:

 

1. Nota fiscal de remessa - Controle de movimentação de saída do equipamento

A nota fiscal eletrônica de remessa será emitida para controlar a saída do equipamento locado:

  1.  Acesse Vendas > Notas fiscais de produto > Nova > Nota de Remessa

  2. Selecione o Motivo da remessa > Comodato

  3. Selecione a Operação > Saída

  4. Preencha atentamente as informações relacionadas à sua nota fiscal

  5. Informe um CFOP com a especificação de remessa para saída do estoque 

    Por exemplo: CFOP 5908 ou 6908 - Remessa de bem por conta de contrato de comodato

  6. Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.

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Com todas as informações devidamente preenchidas, sua nota fiscal será transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado e ao ser emitida, o seu cliente receberá a nota fiscal por e-mail.

 

Atenção!

O CFOP de saída deve iniciar em 5 (para operações dentro do mesmo estado) ou 6 (para operações entre diferentes estados).

 

Caso tenha alguma dúvida sobre o que inserir no quadro de configuração dos tributos do produto, converse com o seu contador.

 

2. Nota fiscal de retorno - Controle de movimentação de entrada do equipamento

A nota fiscal eletrônica de retorno será emitida para controlar a saída do equipamento locado:

  1.  Acesse Vendas > Notas Fiscais de Produto > Nova > Nota de Retorno

  2. Selecione o Motivo do retorno > Comodato

  3. Selecione a Operação > Entrada

  4. Preencha atentamente as informações relacionadas à sua nota fiscal

  5. Informe um CFOP com a especificação de retorno para entrada do estoque 

    Por exemplo: CFOP 1909 / 2909 - Retorno de bem remetido por conta de contrato de comodato

  6. Clique em Salvar Nota Fiscal > Transmitir Nota Fiscal.

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Com todas as informações devidamente preenchidas, sua nota fiscal será transmitida para a Secretaria da Fazenda do seu estado e ao ser emitida, o seu cliente receberá a nota fiscal por e-mail.

 

Atenção!

O CFOP de entrada deve iniciar em 1 (para operações dentro do mesmo estado) ou 2 (para operações entre diferentes estados).

 

Caso tenha alguma dúvida sobre o que inserir no quadro de configuração dos tributos do produto, converse com o seu contador.

Compras e fornecedores

Atenção!

Não recomendamos movimentar manualmente os produtos no estoque, para evitar problemas em caso de fiscalização na sua empresa.

 

A Conta Azul oferece muitas soluções para acelerar a gestão de suas compras e controlar as peças utilizadas na sua prestação do serviço.

Uma maneira eficaz e prática de realizar esse acompanhamento é ativar a busca automática das notas fiscais. Dessa forma, seu financeiro será atualizado automaticamente e os produtos darão entrada no estoque.

Financeiro

Uma vez que pelo estoque não é possível controlar os produtos locados para cada cliente, sugerimos que os lançamentos financeiros sejam criados com o centro de custo referente produto locado. Assim, você poderá gerar relatórios mais assertivos.

Além deste controle, pelo contas a receber, você pode gerar recibo aos seus clientes.

Entenda como controlar suas receitas.

 

Registrar recebimento da locação

Crie um contas a receber com o valor cobrado pelo aluguel do equipamento e se necessário, anexe o contrato de locação e utilize o campo de observações para registrar a data de devolução do equipamento.

Para criar o lançamento de contas a receber:

  1. Acesse Financeiro > Contas a receber ou + Novo > Receita

  2. Preencha as informações com atenção

  3. Em Valor, informe o valor cobrado pelo aluguel

  4. Preencha categoria financeira específica de locações

  5. Selecione o centro de custo identificando o equipamento

  6. Caso seja uma locação recorrente marque a opção Repetir lançamento

  7. Caso este valor já esteja em sua conta bancária, marque como Recebido

  8. Em Observação informe a data da devolução do equipamento

  9. E em Anexo, adicione o contrato de locação

  10. Para concluir, clique em Salvar

 

Dica!

Preencha a categoria financeira e o centro de custo que corresponda ao produto locado, e assim ter mais facilidade na análise de performance.

 

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Gerar recibo

O contratante da locação dos equipamentos deve receber um recibo com as informações do aluguel para controle fiscal, esse recibo é válido como comprovante da operação.

Com o lançamento financeiro da locação do equipamento criado, você pode emitir o recibo desde que o lançamento já esteja baixado (salvo como Recebido).

Para gerar o recibo:

  1. Acesse Financeiro > Contas a Receber

  2. Encontre o recebimento que você deseja emitir o recibo

  3. Clique em Ações > Emitir Recibo

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Atenção!

O botão Emitir Recibo só aparecerá se o recebimento já estiver baixado - recebido.

Análise de performance

Na Conta Azul você encontra diversos relatórios financeiros que apoiam na análise de performance do seu negócio. Para facilitar a gestão dos valores referentes aos seus serviços prestados, recomendamos os seguintes relatórios:

 

Giro de estoque

Este relatório ajuda a controlar o volume do estoque (com os números exatos do saldo inicial e final de cada produto), mostrando a rotatividade dos produtos e auxiliando na programação das compras e da produção.

Com as informações, você também pode analisar o custo de armazenamento das mercadorias e reduzir ou aumentar o volume do estoque conforme a necessidade — nem abaixo do nível que ameaça as vendas, nem acima de um patamar que representa perda de dinheiro.

Para gerar o relatório:

  1. Acesse Relatórios > Estoque > Giro de estoque

  2. Nesta tela, ajuste o período da pesquisa

  3. Clique em Gerar relatório:

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Dica!

No Giro de estoque você pode realizar o download em CSV ou PDF para seu computador.

 

Posição do estoque

O relatório de Posição de Estoque, permite que você saiba a quantidade exata dos seus produtos no estoque em um determinado período.

Essa visualização é muito importante para entender as movimentações realizadas no seu estoque e prever a quantidade necessária em um determinado período do ano.

Para gerar o relatório:

  1. Acesse Relatórios > Estoque > Posição do estoque

  2. Nesta tela, ajuste o período da pesquisa

  3. Clique em Gerar relatório:

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Situação de estoque e Inventário

Analise o histórico de todas as movimentações de entrada e saída dos seus equipamentos por período. Para isso, acesse Estoque > Situação de Estoque > Buscar.

Nessa tela, serão apresentados seus produtos com o estoque disponível, permitindo a exportação em Excel, CSV e XML.

Para visualizar o inventário dos produtos, clique em Realizar Inventário > Pesquisar:

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Análise de recebimento

O relatório de análise de recebimento agrupa os recebimentos já baixados, por categorias permitindo uma análise mais profunda das receitas, como quanto a empresa está recebendo.

Este documento também separa as categorias por centro de custo, assim, você pode visualizar as receitas por áreas da sua empresa.

O relatório de Análise de recebimento apresenta os lançamentos de acordo com a data de caixa e pode ser comparado ao Extrato de movimentações.

  1. Acesse Relatórios > Financeiro > Análise de recebimento

  2. Nesta tela, filtre por Período

  3. As informações serão carregadas em tela para sua análise

  4. Para saber o total por centro de custo, clique na aba Centro de custo, encontre o centro de custo e clique sobre ele.

    Você verá os valores e rateio dos valores:

Relatório Análise de Recebimento 3.gif

 

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro da sua empresa e ajuda a entender a saúde financeira do seu negócio.

O Fluxo de caixa mensal é um relatório que apresenta as entradas e saídas financeiras da empresa, indicando qual o saldo em caixa em um determinado período.

Em Relatórios > Financeiro > Fluxo de caixa mensal, apresentamos o controle financeiro de uma forma que considera pagamentos e recebimentos a cada mês e ano:

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Diferentemente do acompanhamento operacional (diário), ele dá uma visão geral considerando vendas à vista e a prazo e despesas com fornecedores, pessoal, encargos, tributos e materiais de consumo.

Na Conta Azul, o Fluxo de caixa mensal traz valores previstos e valores realizados sempre considerando a data de vencimento (para previstos) e a data de baixa (para realizados).

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