O Contas a Pagar e a Receber é utilizado para controlar todos os pagamentos e recebimentos da empresa. Na Conta Azul, esta funcionalidade permite maior acesso e controle das suas contas, para garantir que os seus pagamentos e recebimentos sejam feitos dentro do prazo de vencimento.
Para acessar a tela de Contas a Pagar ou de Contas a Receber, acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar ou Contas a Receber.
Os valores que aparecem no Contas a Pagar provêm de lançamentos inclusos manualmente ou despesas geradas através de compras (no menu Compras). Os lançamentos do Contas a Receber provêm de lançamentos inclusos manualmente ou gerados através das vendas (no menu Vendas).
Nas telas do financeiro, você encontrará os campos destacados abaixo:
Botão Novo Pagamento/Recebimento: Opção utilizada para lançar manualmente uma despesa na plataforma.
Seta ao lado do botão novo pagamento/recebimento: Ao lado do botão novo pagamento, há uma seta de atalho, por onde você pode incluir rapidamente “Novo Recebimento”, “Nova Transferência”, "Importar lançamentos através de planilhas" e outros.
Todas as contas: Permite selecionar apenas uma conta bancária, todas ou mais de uma, para filtrar a listagem apresentada abaixo.
Mês atual: Filtro por período do vencimento dos lançamentos. Logo ao lado, há a seta para a esquerda, que traz o mês anterior, ou ainda a seta à direita, que trará o mês seguinte no filtro.
Ao incluir um Novo Pagamento/Recebimento, temos:
Categoria: Este campo obrigatório é utilizado para agrupar os pagamentos nos relatórios, como no relatório Demonstrativo de Resultado. A categoria selecionada faz parte de um grupo dentro do Plano de Contas. Exemplo: "Aluguel" fica dentro do grupo "Despesas Administrativas e Comerciais". Descubra como criar e editar categorias na Conta Azul.
Repetir: Não é campo obrigatório, mas é um facilitador para cadastrar os pagamentos. Marcando o check box, é possível definir com qual frequência este pagamento ocorre e determinar quantas ocorrências até o término.
Exemplo: Ao lançar um pagamento preenchendo a recorrência com a frequência "mensalmente" e seu término ocorra após 12 ocorrências; o financeiro irá gerar 12 faturas idênticas, uma para cada mês.
Pago/Recebido: Ao marcar este campo, o seu lançamento já entrará como pago no seu financeiro. Você pode definir valores para desconto/taxas, juros/multa.
Centro de Custo: São os setores ou departamentos da empresa. Os centros de custos são utilizados para descobrir quanto cada setor ou departamento da empresa gastou. Saiba mais
É um campo de preenchimento opcional. Um relatório muito utilizado para observação é o Análise de Pagamentos filtrados por Centro de Custo.
Anexos: Você pode anexar arquivos referentes a este pagamento/recebimento, por exemplo: recibos, fotos de cheques, xml de notas fiscais, arquivos em .XLS entre outros. Os formatos disponíveis para anexo são: xls, ppt, doc ou docx, png, gif, jpg, pdf, xml, txt. Você poderá anexar até 3 arquivos por lançamento de no máximo 10mb cada.
Importante: Os campos de preenchimento obrigatórios estão destacados em vermelho e são informações imprescindíveis para o lançamento do pagamento.
Ainda na página inicial de Contas a Pagar/Receber, temos opções que são comuns para todas as telas do financeiro. São elas:
Ações: Permite Editar em Lote, Definir como Pago, Definir como Não Pago e Excluir um lançamento.
Exibir: onde traz opções de filtros para a geração da listagem abaixo, para cada status de fatura.
Exportar: irá gerar um arquivo com extensão .xls com todas as colunas exibidas na listagem. Permitindo que o usuário tenha a possibilidade de realizar seus controles e filtros desejados.
Imprimir: irá sugerir a opção de impressão com extensão em .pdf da listagem apresentada.
Ao lado do botão Pesquisar existe a opção com outros filtros de pesquisa mais avançados, como categorias, centro de custo, clientes ou fornecedores e descrição.
