Guia Rápido

Como é feita a Integração

Maiara Tümmler
Maiara Tümmler
- Atualizado


Introdução

No ContaAzul, o seu cliente movimenta o contas a pagar e a receber, realiza a conciliação bancária, categoriza seus lançamentos, controla o estoque, emite notas fiscais e deixa os dados preparados para a exportação.

Ao se conectar à conta do cliente através do ContaAzul Para Contadores, o contador importa o plano de contas contábil e facilmente o relaciona às categorias financeiras, clientes e fornecedores do cliente, a fim de fazer uma conexão (um de/para) com cada lançamento.

Para parametrizar a exportação, você precisa acessar o ContaAzul Para Contadores e verificar a área do seu cliente. Nela, você encontrará três botões, sendo o último deles, o gatilho para o processo de exportação da movimentação financeira.

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Aqui você poderá escolher entre as três opções que seguem:

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  • Exportar último mês: O ContaAzul irá gerar um arquivo com as informações referente ao último mês encerrado.
  • Exportar período: O ContaAzul permitirá que você escolha o período desejado para exportar, podendo ser entre um e noventa dias.
  • Configurar Contas: Diferente dos botões anteriores, que após a primeira parametrização, irão apresentar somente as categorias que ainda não possuem parâmetros (as parametrizações anteriores estarão salvas, podendo pular etapas), esta opção apresentará a movimentação do período escolhido na íntegra, permitindo que o Contador altere algumas das parametrizações já realizadas.
    Após a escolha do período, o Contador dará início ao processo de parametrização da movimentação lançada pelo cliente. Cada sistema contábil tem um layout diferenciado, o que impacta nas informações solicitadas.

Alguns sistemas pedem o código da empresa a ser integrada:

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Outros sistemas partem direto da implantação do Plano de Contas:

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De qualquer forma, o contador precisará seguir os passos descritos na régua e imputar as informações solicitadas.

Plano de Contas

A implantação do plano de contas conta com um tutorial que difere para cada sistema contábil, mas poderá ser encontrado no ContaAzul Para Contadores para auxiliar o processo.

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Após extrair o Plano de Contas Contábil do seu sistema, você irá importá-lo através do botão "Importar meu Plano de Contas Contábil", escolher o arquivo e abrir. O ContaAzul Para Contadores fará a leitura do plano de contas e lhe apresentará a seguinte mensagem:

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Para salvar as informações do Plano de Contas, você precisa clicar em Próximo Passo a fim também de escolher as contas bancárias que irá escriturar na contabilidade.

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Para contabilizar uma conta bancária (levar os lançamentos do cliente relacionados a essa conta bancária para contabilidade), você precisa selecioná-la. Isso irá habilitar o campo “Contas Contábeis” e você poderá buscar uma conta contábil constante em seu plano de contas que já foi importado no ContaAzul Para Contadores para contabilizar os lançamentos. A busca poderá ser feita digitando o nome da conta contábil ou o código reduzido (chamada, código da conta, etc. – dependendo do seu sistema contábil).

Quando você não seleciona todos os bancos e, se houver lançamento de transferência entre um banco selecionado e um banco não selecionado, pode haver a necessidade de cadastrar uma conta transitória.

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IMPORTANTE: Caso habilite o campo da conta transitória, ele deve ser preenchido. Caso contrário, você não conseguirá ir para o próximo passo.

Em sequência à escolha e configurações das contas bancárias, você irá para o próximo passo, que lhe apresentará os Recebimentos.

Tanto no passo de Recebimentos quanto em Pagamentos, todas as categorias precisam possuir a vinculação à conta contábil, ou seja, você precisa parametrizar colocando a conta contábil na última coluna.

Adicionar nova conta contábil

Caso você identifique a necessidade de cadastrar uma nova conta em seu plano de contas, é possível. Para cadastrar essa conta no ContaAzul, você precisará primeiro cadastrá-la em seu sistema contábil e anotar os códigos reduzido e extenso e o nome da conta. Após isso, você irá clicar no campo a ser preenchido e escolher “Adicionar Nova Conta Contábil”.

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Então, você poderá inserir os dados da conta que acabou de cadastrar em seu sistema contábil e clicar em "Cadastrar Novo". Pronto! Você cadastra uma nova conta contábil sem precisar reimportar todo o plano de contas.

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Como você já configurou a conta bancária (partida), as configurações de recebimento ou pagamento se referem à contrapartida do lançamento contábil. Por exemplo, no caso do pagamento à fornecedor, você tem um crédito na conta banco e um débito a ser configurado no passo de Pagamentos. Você poderá contabilizar em uma conta do passivo, caso a nota fiscal já tenha sido lançada e você deseje efetuar a baixa financeira desse pagamento no seu sistema contábil. Ou ainda, poderá cadastrar uma conta de resultado, caso não haja uma provisão desse lançamento na contabilidade. Finalizando as configurações, você pode ir para o próximo passo.
IMPORTANTE: em cada linha, aparece a imagem Como___feita_a_integracao20.png. Quando você clicar nessa opção, o ContaAzul Para Contadores te levará para a conta do seu cliente, e te apresentará todos os lançamentos dessa categoria.

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Tipos de Contabilização

É importante saber que existem tipos diferentes de contabilização. São eles: Lançamento sem provisão, Baixa Financeira ou Provisão e Baixa. Você poderá escolher o tipo de contabilização que será utilizado e iniciar a vinculação das categorias do cliente ao plano de contas utilizado para a empresa.

  • Lançamento Sem Provisão: Para essa opção, todos os lançamentos da categoria financeira do cliente serão lançados igualmente na conta contábil vinculada. Para conta contábil, você poderá escolher contas de resultado ou contas patrimoniais, usadas na contabilização dos lançamentos da empresa.
  • Baixa Financeira: Nessa opção, os lançamentos são separados por clientes/fornecedores cadastrados em campo específico no lançamento do cliente. Dessa forma, você poderá lançar clientes e fornecedores de forma analítica.
  • Provisão e Baixa: Aqui, o ContaAzul irá gerar dois lançamentos, sendo um de provisão e um de baixa financeira. A primeira conta cadastrada será a conta que receberá o lançamento de provisão, normalmente uma conta de resultado. Na segunda conta a ser cadastrada, você precisará considerar uma conta contábil que receberá a contrapartida da provisão e receberá também o lançamento de baixa financeira. Geralmente, utiliza-se uma conta patrimonial.


Histórico

No passo de Histórico, você poderá escolher se os lançamentos vão estar em CAIXA ALTA (com todas as letras maiúsculas) ou em caixa baixa (com todas as letras minúsculas, exceto a primeira da linha).

Também poderá vincular o código dos históricos reduzidos (ou histórico padrão) que já estão cadastrados no seu sistema contábil. Para utilizá-lo, você irá inserir a numeração do código desejado no campo "Histórico Para Realização".

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No caso das provisões geradas, são apresentadas duas opções de históricos: Histórico para Provisão, que poderá ser preenchido com o histórico padrão que será utilizado para escrituração do lançamento de provisão, e o Histórico Para Realização.

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A configuração dos históricos não é obrigatória. Caso deseje, você poderá deixar em branco. O histórico dos lançamentos contábeis é gerado através da descrição do lançamento do cliente. Ao finalizar esse passo, você poderá clicar em Próximo Passo onde será apresentado o Resumo.

No quadro de Resumo, é possível realizar ajustes nos lançamentos, como alteração da conta contábil a débito ou a crédito e também das informações de histórico (não aparecem aqui os históricos reduzidos/padrão cadastrados através dos códigos).

Ao clicar em Finalizar, você encerra as parametrizações e o ContaAzul gera um arquivo de acordo com o layout de importação de cada sistema contábil. O ContaAzul trará sempre o tutorial de como importar no sistema contábil. O contador poderá fazer a baixa do arquivo e também dos anexos que foram feitos pelo cliente.

Ao Baixar Anexos eles estão devidamente separados em uma pasta compacta, por banco e data.

IMPORTANTE: A importação no sistema contábil gerará todos os lançamentos do cliente que já estiverem conciliados, e o contador poderá executar as rotinas de conciliação contábil e apuração de impostos normalmente. Caso haja lançamentos ainda não conciliados, o ContaAzul irá ignorar tal lançamento no processo de exportação, pois não houve o reconhecimento (baixa) do valor pago ou recebido.

Com esse simples processo, o contador consegue eliminar grande parte da redigitação de lançamentos e ganhar agilidade na conciliação contábil. O que, antes, levava um dia inteiro, agora pode ser feito em apenas alguns minutos.