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Guia Rápido

Contratos

Paula
Paula
- Atualizado

O contrato é uma espécie de acordo feito entre uma ou mais pessoas que assumem determinados compromissos entre si dentro de um período estabelecido por ambas as partes.

Na ContaAzul, o recurso de Contratos permite cadastrar os contratos de prestação de serviços combinados com os clientes, o que agiliza a realização do lançamento da venda, emissão da nota fiscal e emissão do boleto mensalmente, sem que você precise gerar tudo isso manualmente.

Para gerar um novo contrato, acesse em Vendas > Contratos. Para criar o contrato clique em Novo Contrato.

Na tela de cadastro, você deverá preencher os seguintes campos:

  • Cliente: O cliente com o qual o contrato foi negociado.
  • Número: Este campo tem seu número gerado automaticamente, seguindo a sequência de vendas. Caso a primeira venda do seu contrato seja no dia corrente, este número é considerado para a venda; caso o primeiro contrato seja criado com uma data futura, esse número aparecerá, porém, não será considerado na venda, uma vez que a venda somente será criada na data especificada no contrato.
  • Data da venda: Data na qual será gerada a venda, mensalmente. Este campo não poderá ser alterado posteriormente.
  • Dia da Cobrança: Neste campo, você escolherá a data de cobrança do seu contrato. Esta data aparecerá como a data de pagamento do seu cliente para sua empresa. Ele também não poderá ser alterado posteriormente.
  • Término da Vigência: Neste campo, você escolherá se o seu contrato tem um período específico a ser finalizado, ou se o término é indeterminado. Essa informação não pode ser alterada posteriormente.
  • Data de término: Caso o período do contrato tenha um prazo específico, este campo constará para você informar a data de término de vigência.

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Após o preenchimento desses campos, você deverá incluir os seus produtos ou serviços, detalhando caso necessário e informando a quantidade e o valor. O campo Subtotal é calculado automaticamente.

Se desejar, você poderá adicionar mais linhas de produtos/serviços, clicando em Adicionar mais uma linha.

Para excluir uma linha, é só clicar no X.

Após a inclusão de todos os seus produtos ou serviços, no campo Valor total será feita automaticamente a soma dos valores, então você poderá incluir um desconto, usando em valores (R$) ou em porcentagem (%).

Você poderá também incluir o valor do frete a cobrar do seu cliente. Esse campo é opcional, conforme acordado entre as partes. 

Dessa forma, depois de todos os preenchimentos de valores, aparecerá o Total líquido

Os últimos campos para preenchimentos são estes:

  • Forma de pagamento: Você poderá descrever a forma de cobrança.
  • Observação: Você poderá colocar informações relevantes para você e seu cliente.
  • Vendedor Responsável: você poderá especificar qual o vendedor responsável pelo contrato. Não é um campo obrigatório.

 

Com todos campos do contrato preenchido, você pode configurar o envio automático de boletos e notas fiscais de serviço.

Para esta opção ao fim do contrato marque a opção "Enviar e-mail com a fatura a cada mês"

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Marcando esta opção, os campos de boleto e nota fiscal de serviço ficam liberados para realizar o processo desejado.

Com esta opção marcada, toda venda gerada pelo contrato, irá encaminhar por e-mail o boleto para pagamento automaticamente, conforme data e geração da venda informado no contrato.

É necessário ter a conta bancária configurada para envio de boletos, dúvidas clique aqui.

IMPORTANTE: Para otimizar o envio da nota fiscal de serviço dentro do contrato de venda, saiba mais clicando aqui.

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 Feito isso, basta clicar em Salvar.

As vendas posteriores geradas a partir deste contrato terão o mesmo parâmetro utilizado no primeiro contrato, porém ele poderá ser alterado, exceto as informações de data da venda e vigência.  

Quando o contrato for indeterminado será apresentado uma previsão dos primeiros 3 anos, e depois consecutivamente será liberado mais período conforme o decorrer do contrato:

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Por padrão, as vendas futuras do contrato são previsões, e se necessário podem ser antecipadas. Para saber mais sobre a antecipação das vendas de um contrato, clique aqui.

Se você tiver cadastrado o contrato erroneamente, você pode excluir o contrato. Para fazer isto as vendas  deste contrato não poderão estar marcadas como recebidas nem ter notas fiscais geradas.

Para efetuar a exclusão, você deverá acessar o Menu Vendas > Contratos e clicar no contrato que deseja excluir.

Tela_nova_contrato_de_venda.excluir.png1.png

Ainda na tela de contratos, há três filtros que você pode selecionar: Todos contratos, Ativos e Finalizados. Por padrão, a opção Todos contratos vem selecionada, o que lista na tela todos os contratos, ativos e finalizados. Você pode selecionar para mostrar somente os ativos ou somente os finalizados nos filtros respectivos.

Com estas dicas fica mais fácil controlar os contratos firmados com os seus clientes.