Controlar corretamente os pagamentos e recebimentos é primordial para conhecer a situação financeira e planejar o futuro do negócio. Além de ser necessário para fazer a conciliação bancária, todos os relatórios financeiros se baseiam de alguma forma nos lançamentos de contas a pagar e receber cadastrados.
Ao cadastrar uma venda, automaticamente é criado o lançamento de contas a receber. Ao criar uma compra, automaticamente é criado o lançamento de contas a pagar. Porém, algumas movimentações são apenas financeiras, como por exemplo, pagamento de empréstimo, e para isso, é necessário cadastrar este lançamento diretamente na tela do financeiro.
Neste artigo, você irá conferir:
- Tela de contas a pagar, receber e extrato
- Como cadastrar lançamentos
- Como editar ou excluir lançamentos
- [Vídeo] Como controlar as despesas da sua empresa
- [Vídeo] Como controlar as entradas no seu caixa
Tela de contas a pagar, receber e extrato
Para acessar a tela de contas a pagar, receber ou extrato basta acessar o menu Financeiro e clicar sobre a opção desejada. Lembrando que:
- Na tela de contas a receber, serão listados todos os lançamentos de recebimento;
- Na tela de contas a pagar, serão listados todos os lançamentos de pagamento;
- Na tela de extrato, serão listados todos os lançamentos de recebimento, pagamento e transferências entre contas.
Neste exemplo, iremos utilizar a tela de contas a pagar.
No início da tela, estão disponíveis os filtros. É possível filtrar por conta bancária, período, status do lançamento e realizar buscas pesquisando pelo nome do lançamento ou do cliente.
Além disso, ao lado do campo de pesquisa, também é possível fazer filtros mais específicos: por categorias, centros de custo, clientes ou fornecedores, descrição e valor.
Importante: as telas são organizadas pelo regime de caixa, ou seja, os lançamentos são listados de acordo com a data de vencimento ou pagamento/recebimento. Caso tenha dificuldades para encontrar um lançamento, verifique se os filtros da tela estão corretos.
É possível também clicar em Imprimir para gerar o PDF da tela, ou então, em Exportar para gerar uma planilha com os lançamentos.
Dica: use a exportação para criar análises extras dos lançamentos através de planilhas.
No menu à esquerda, navegue pelas telas de contas a pagar, a receber, extrato, relatórios de fluxo de caixa ou posição de contas e o histórico de alterações do financeiro
No final da tela, é possível também conferir um resumo dos lançamentos filtrados. Por exemplo: valor pago/recebido, a pagar/receber, vencido e total.
Como cadastrar lançamentos
Para cadastrar lançamentos avulsos de forma manual, acesse Financeiro > Extrato > Adicionar lançamento > Novo pagamento/recebimento/transferência.
Assim, abrirá a tela de preenchimento, os campos obrigatórios são:
- Descrição: insira o que é o lançamento;
- Categoria: categoria financeira do lançamento;
- Conta: qual conta este valor será movimentado;
- Data de competência e data de vencimento: data em que a ação irá ocorrer e a data máxima prevista para pagamento/recebimento;
- Valor: valor do lançamento.
Ao clicar em Mostrar mais opções, também é possível preencher o cliente/fornecedor, centro de custo, observações e anexar até 3 documentos (formatos: XLS, PPT, DOC ou DOCX, PNG, GIF, JPG, PDF, XML, TXT e até 10mb cada). Marque a opção “Repetir” caso queira que este lançamento se repita ou marque como “Pago”/”Recebido’' para dar a baixa.
Depois de salvar o lançamento, passando o mouse sobre ele é possível:
- Editar;
- Imprimir boleto (caso seja um contas a receber);
- Enviar boleto por e-mail;
- Emitir recibo (caso o lançamento já esteja baixado);
- Excluir (caso seja um lançamento avulso);
É possível também cadastrar lançamentos em lote através de planilha
Como editar ou excluir lançamentos
Caso precise editar a data de vencimento, a conta de recebimento/pagamento ou qualquer outra informação de um lançamento, acesse Financeiro > Extrato e clique sobre o lançamento desejado.
Assim, basta clicar sobre o campo que precisa ser atualizado, apagar tudo o que está preenchido, inserir a informação correta e clicar em Salvar recebimento/pagamento.
Para excluir, basta selecionar o lançamento e clicar em Ações > Excluir.
Importante: caso o lançamento seja de uma venda ou compra, é preciso excluir a venda ou a compra, desta forma, o lançamento financeiro também será excluído.
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