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Guia Rápido

Contas a pagar e receber: como controlar seus lançamentos

Luciano Neto
Luciano Neto
- Atualizado

Controlar corretamente os pagamentos e recebimentos é primordial para conhecer a situação financeira e planejar o futuro do negócio. Além de ser necessário para fazer a conciliação bancária, todos os relatórios financeiros se baseiam de alguma forma nos lançamentos de contas a pagar e receber cadastrados.

Ao cadastrar uma venda, automaticamente é criado o lançamento de contas a receber. Ao criar uma compra, automaticamente é criado o lançamento de contas a pagar. Porém, algumas movimentações são apenas financeiras, como por exemplo, pagamento de empréstimo, e para isso, é necessário cadastrar este lançamento diretamente na tela do financeiro.

Neste artigo, você irá conferir:

 

Tela de contas a pagar, receber e extrato

Para acessar a tela de contas a pagar, receber ou extrato basta acessar o menu Financeiro e clicar sobre a opção desejada. Lembrando que:

  • Na tela de contas a receber, serão listados todos os lançamentos de recebimento;
  • Na tela de contas a pagar, serão listados todos os lançamentos de pagamento;
  • Na tela de extrato, serão listados todos os lançamentos de recebimento, pagamento e transferências entre contas.

Neste exemplo, iremos utilizar a tela de contas a pagar.

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No início da tela, estão disponíveis os filtros. É possível filtrar por conta bancária, período, status do lançamento e realizar buscas pesquisando pelo nome do lançamento ou do cliente.

Além disso, ao lado do campo de pesquisa, também é possível fazer filtros mais específicos: por categorias, centros de custo, clientes ou fornecedores, descrição e valor.

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Importante: as telas são organizadas pelo regime de caixa, ou seja, os lançamentos são listados de acordo com a data de vencimento ou pagamento/recebimento. Caso tenha dificuldades para encontrar um lançamento, verifique se os filtros da tela estão corretos.

É possível também clicar em Imprimir para gerar o PDF da tela, ou então, em Exportar para gerar uma planilha com os lançamentos.

Dica: use a exportação para criar análises extras dos lançamentos através de planilhas.

No menu à esquerda, navegue pelas telas de contas a pagar, a receber, extrato, relatórios de fluxo de caixa ou posição de contas e o histórico de alterações do financeiro

No final da tela, é possível também conferir um resumo dos lançamentos filtrados. Por exemplo: valor pago/recebido, a pagar/receber, vencido e total.

 

Como cadastrar lançamentos

Para cadastrar lançamentos avulsos de forma manual, acesse Financeiro > Extrato > Adicionar lançamento > Novo pagamento/recebimento/transferência.

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Assim, abrirá a tela de preenchimento, os campos obrigatórios são:

  • Descrição: insira o que é o lançamento;
  • Categoria: categoria financeira do lançamento;
  • Conta: qual conta este valor será movimentado;
  • Data de competência e data de vencimento: data em que a ação irá ocorrer e a data máxima prevista para pagamento/recebimento;
  • Valor: valor do lançamento.

Ao clicar em Mostrar mais opções, também é possível preencher o cliente/fornecedor, centro de custo, observações e anexar até 3 documentos (formatos: XLS, PPT, DOC ou DOCX, PNG, GIF, JPG, PDF, XML, TXT e até 10mb cada). Marque a opção “Repetir” caso queira que este lançamento se repita ou marque como “Pago”/”Recebido’' para dar a baixa.

Depois de salvar o lançamento, passando o mouse sobre ele é possível:

  • Editar;
  • Imprimir boleto (caso seja um contas a receber);
  • Enviar boleto por e-mail;
  • Emitir recibo (caso o lançamento já esteja baixado);
  • Excluir (caso seja um lançamento avulso);

É possível também cadastrar lançamentos em lote através de planilha

 

Como editar ou excluir lançamentos

Caso precise editar a data de vencimento, a conta de recebimento/pagamento ou qualquer outra informação de um lançamento, acesse Financeiro > Extrato e clique sobre o lançamento desejado.

Assim, basta clicar sobre o campo que precisa ser atualizado, apagar tudo o que está preenchido, inserir a informação correta e clicar em Salvar recebimento/pagamento.

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Para excluir, basta selecionar o lançamento e clicar em Ações > Excluir.

Importante: caso o lançamento seja de uma venda ou compra, é preciso excluir a venda ou a compra, desta forma, o lançamento financeiro também será excluído.

 

[Vídeo] Como controlar as despesas da sua empresa

 

[Vídeo] Como controlar as entradas no seu caixa

 

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